Magatzems sanitaris. Existències i inventaris

Qualsevol empresa sanitària necessita un lloc per guardar els articles que ha comprat als proveïdors fins que els incorpora en el procés de serveis que presta.

Un hospital, una clínica o qualsevol consulta d’especialitats utilitza per desenvolupar la seva tasca i atendre adequadament els pacients una gran quantitat i varietat de productes sanitaris i materials específics.

  • El magatzem és el lloc destinat a guardar els materials que l'hospital, clínica o consultori compra fins que s'utilitzen./-15
  • El magatzem és el lloc destinat a guardar els materials que l'hospital, clínica o consultori compra fins que s'utilitzen.

La gestió del magatzem s’encarrega de la recepció dels materials sanitaris fins a la seva sortida del magatzem, passant per la col·locació i la conservació adequada dels articles emmagatzemats i altres aspectes com la identificació dels productes i el seu control físic i comptable.

Els magatzems sanitaris

La missió o objectiu del magatzem és disposar en tot moment dels productes necessaris per satisfer la demanda de les unitats i professionals sanitaris. La necessitat, per part dels centres sanitaris, de tenir magatzems està determinada pel fet que els clients/pacients exigeixen determinats serveis assistencials en un moment donat.

Un magatzem s’ha d’organitzar en funció dels articles que hi té emmagatzemats, per això ha de reunir unes condicions bàsiques:

  • Ha de permetre rebre els articles amb rapidesa.
  • Ha de disposar d’instal·lacions adequades al tipus d’articles que poden estar emmagatzemats.
  • Ha de tenir accessibilitat en l’entrada i sortida d’articles.

Per complir aquestes condicions, el magatzem s’ha d’organitzar en funció de l’espai disponible, reduint costos d’emmagatzematge i permetent en qualsevol moment conèixer quins productes hi ha emmagatzemats, i també, en quin lloc i en quina quantitat. Per tant, pel que fa a l’organització física, s’ha de tenir en compte:

  • Ubicació: lloc exacte on es col·loca cada article o producte al magatzem. Segons quin sigui el tipus, es disposen en prestatgeries, apilats…
  • Passadissos: és molt important l’accessibilitat als productes, per poder traslladar-los i transportar-los dins i fora del magatzem.

Pel que fa a l’organització administrativa s’ha de tenir en compte l’eficàcia i la rapidesa en el traspàs d’informació amb la resta de departaments; en especial amb la secció de compres (comandes a proveïdors) i amb la secció clínica (assistencial). Una organització administrativa serà eficaç si gestiona i registra puntualment els moviments dels articles al magatzem amb el seu valor econòmic. Aquest procediment és necessari per saber tothora quantes unitats hi ha al magatzem i quan s’ha de fer una comanda al proveïdor per reposar existències. Per portar a terme aquestes tasques s’utilitzen les fitxes de magatzem.

L’emmagatzematge d’aquest tipus de productes ha de garantir:

  • Que es mantinguin les característiques físiques i químiques que recomana el fabricant, incloent el transport.
  • L’autenticitat dels productes.
  • Que es faciliti el seguiment de cada lot de material per poder-lo retirar en cas de risc per a la salut.
  • Que s’asseguri la rotació adequada dels productes.
  • El seguiment de la circulació de substàncies i productes sotmesos a una vigilància especial.

Sistemes d’emmagatzematge de material sanitari

Els sistemes d’emmagatzematge de material sanitari, segons les condicions d’accés, es poden classificar en tres tipus principals:

  • Magatzem obert: s’hi pot accedir lliurement, poden obtenir material de persones alienes al servei o al seu funcionament. És un sistema més còmode i econòmic; tot i que tenen problemes de recompte, ja que comptablement són més laxes. Són així els magatzems de les farmacioles o de roba de planta, o als serveis d’urgències.
  • Magatzem tancat: només hi poden accedir persones autoritzades. Es registra cada entrada i cada sortida de mercaderia. Tenen un cost més elevat, però permeten un seguiment complet de tots els productes. Solen ser així els magatzems dels departaments dels hospitals.
  • Magatzems tancats especials; com ara: els magatzems d’anatomia patològica i citologia, de reactius especials per a la conservació de les peces i processament de teixits, el material de laboratori (fungible o inventariable), les càmeres de conservació de cadàvers, d’instrumental de dissecció, o dels micròtoms; per exemple.

Un micròtom és un aparell per a fer talls molt prims i regulars de teixits vegetals o animals, per a preparacions microscòpiques.

A banda, se solen distingir tres tipus principals de magatzems sanitaris, segons la quantitat d’articles que s’hi emmagatzemen i les necessitats cobertes:

  • Magatzems centrals: són dipòsits grans que emmagatzemen quantitats importants de productes i materials de tot tipus. A la figura hi podem veure un exemple de gran magatzem central. Són els que s’utilitzen en grans complexos hospitalaris o serveixen a més d’un hospital, una província o comunitat autònoma. Els tipus de materials hospitalaris que emmagatzemen són productes farmacèutics, material de neteja, roba, aliments, material de cuina, material d’esterilització, d’oficina, manteniment, inventariable. A més, cada un d’aquests elements correspon a un tipus de material, que pot ser:
    • Matèries primeres (estan en estat natural)
    • Productes acabats (preparats per al consum)
    • Materials de condicionament (perquè el producte estigui en condicions apropiades de transport i emmagatzematge)
    • Residus i deixalles.
Figura Exemple de gran magatzem central
  • Magatzems generals: reuneixen la major part de les existències necessàries per tal que una institució assistencial funcioni a ple rendiment durant un temps determinat. Facilita el material a tots els serveis. A la figura hi podem veure un exemple de magatzem general. Sol ser el procediment utilitzat per institucions de dimensions grans o mitjanes-grans.
Figura Exemple de magatzem general
  • Magatzems petits: disposen de les existències mínimes que garanteixin el funcionament d’una unitat de la institució en un curt període de temps. El material es reposa freqüentment. A la figura hi podem veure un exemple de magatzem petit. Són exemples d’aquest tipus els magatzems de planta d’un hospital o d’una consulta privada.
Figura Exemple de magatzem petit

Formes d'emmagatzematge

Les formes d’emmagatzematge més habituals en el grans magatzems sanitaris són:

  • Prestatgeria: els productes s’emmagatzemen en prestatgeries fixes amb les dimensions adequades a cada tipus de producte.
  • Palets o suports de fusta: els productes s’hi col·loquen a sobre, deixant espais de circulació.
  • Contenidors: els productes s’introdueixen en caixons o contenidors de diverses dimensions, es dipositen en prestatgeria o s’apilen.
  • Blocs o piles: s’apilen uns sobre els altres, sempre que es pugui.
  • Dispensació automatitzada o sistemes carrusel: s’usen blocs o armaris que es mouen i controlen automàticament.

Funcions del magatzem

Quant al funcionament del magatzem, l’activitat que s’hi desenvolupa es pot classificar en quatre fases; cada una d’elles correspon a una funció, i té uns processos administratius determinats:

  1. Sol·licitud de comanda
  2. Recepció de les compres
  3. Emmagatzematge i distribució interna dels materials
  4. Expedició o lliurament dels materials
  5. Control de l’estoc i valoració de necessitats de material

La Direcció de Gestió i Serveis Generals és el departament hospitalari encarregat d’aquestes funcions, tot seguint els objectius determinats per la comissió de la direcció de l’hospital.

El catàleg és la relació de tots els articles sanitaris homologats. L’elaboració del catàleg depèn directament de la comissió d’adquisicions i homologació de productes de l’hospital que decideix quins articles es cataloguen. En el catàleg es defineixen cadascun dels articles susceptibles d’ús a l’hospital. Cada article porta un codi perquè el personal sanitari reconegui els productes. Un exemple en seria aquest: Grup O1 Material quirúrgic, Subgrup 01 Material de punció.

La fitxa de l’article ha de contenir les dades següents:

  • Grup, subgrup i família: descripció de l’article.
  • Unitat: serveis hospitalaris autoritzats al consum.
  • Preu mitjà.
  • Rang: en les categories ABC.
  • Tècnica: cal indicar la tècnica, procediment o intervenció que ha d’assignar a cada article.

Sol·licitud de comanda

Aprovisionar és l’activitat destinada a posar a disposició d’una organització tots els productes, béns i serveis procedents de l’exterior i que són necessaris per al seu funcionament.

Un cop s’han decidit quines són les necessitats de compra i en quin termini de temps es requeriran, cal buscar i trobar la millor font de subministrament per als diferents productes. Les fonts d’informació sobre proveïdors a les quals es pot recórrer són variades; en destaquen:

  • Arxiu d’informació de compres: inclourà la informació de proveïdors que ja han subministrat productes. Aquest arxiu sol estar recollit en forma de base de dades amb les fitxes del proveïdor, en què es recullen les dades més importants de cada un (nom, adreça, e-mail…) i les fitxes de productes.
  • Informació de proveïdors: consisteix en conèixer la realitat de les disponibilitats d’un proveïdor concret mitjançant un contacte directe amb entrevistes amb agents comercials o sol·licituds de mostres i la consulta a diferents pàgines web que subministren informació sobre proveïdors o fabricants de material sanitari. També hi ha catàlegs anuals en format paper que subministren informació actualitzada en preus i productes.

  • La fitxa de proveïdor inclourà la informació dels proveïdors que ja han subministrat productes.
  • La fitxa de proveïdor inclourà la informació dels proveïdors que ja han subministrat productes.

Recepció

Aquesta fase comença quan es reben les mercaderies que s’han demanat als proveïdors. Es dona entrada als articles una vegada s’ha comprovat que coincideix la recepció amb el que indica l’albarà.

La recepció consisteix a admetre la mercaderia que lliura el transportista de part del proveïdor, amb un control previ, segons la comanda feta pel departament de compres.

Les operacions de recepció que s’efectuen en el magatzem són les següents (vegeu la figura):

  1. Consulta de la relació de les compres esperades en funció dels terminis de lliurament.
  2. Recepció dels productes que arriben dels proveïdors amb l’albarà de lliurament del transportista.
  3. Comprovació administrativa de la coincidència entre les dades de l’albarà i les de l’ordre de compra (comanda): número de comanda, referències dels articles, quantitats…
    • Si alguna dada no coincideix: es notificarà al departament de compres perquè gestioni les incidències. El procés de recepció continuarà si el departament de compres ho autoritza.
    • Si són coincidents: s’assignarà un número d’entrada i continuarà el procés.
  4. Ordre de descàrrega de la mercaderia.
  5. Comprovació física del nombre d’embalums i referències dels articles descarregats (ha de coincidir amb les dades que consten en l’albarà) i verificació del seu estat físic.
    • Si hi ha desperfectes o diferències sobre els productes demanats, la persona encarregada de la recepció ho comunicarà al departament de compres per fer la reclamació oportuna al proveïdor. El procés de recepció continuarà si el departament de compres ho autoritza.
    • Si tot és correcte, continuarà el procés.
  6. Autorització de l’entrada definitiva de les mercaderies en el magatzem i indicació als col·locadors de mercaderia de la seva ubicació concreta dins de la zona d’emmagatzematge.
  7. Registre d’entrada de la mercaderia rebuda en el sistema de control d’estocs. Si s’utilitza una aplicació informàtica de gestió de magatzem, en registrar l’albarà rebut es registrarà automàticament l’entrada dels articles.
Figura Primera fase d’emmagatzematge: recepció de les compres (resumida)

Emmagatzematge i distribució interna

Un cop els productes entren al magatzem, l’empresa ha d’iniciar la gestió dels estocs que queden dipositats en el seu magatzem. Les operacions principals que ha de fer són:

  • Una manera eficient per localitzar els productes al magatzem és assignar-los un codi que indiqui el passadís, la posició i l'altura en què està situat.
  • Una manera eficient per localitzar els productes al magatzem és assignar-los un codi que indiqui el passadís, la posició i l'altura en què està situat.

  • Codificar i etiquetar els articles per facilitar la seva localització posterior, i després col·locar-los al lloc assignat, com podeu veure a la figura.
  • Col·locar i guardar en el lloc adient del magatzem en espera de l’ordre de preparació de comandes. L’emmagatzematge de la mercaderia s’ha de dur a terme de manera segura, tenint en compte les característiques del producte i amb l’objectiu d’utilitzar l’espai disponible de manera eficaç.
  • Comprovar i verificar periòdicament l’estat dels articles, per mitjà de l’inventari, i actualitzar els documents administratius i comptables en cas de detectar-hi diferències.
  • Controlar i gestionar les existències per garantir la seva disposició per satisfer les necessitats de la demanda.
Figura Segona fase d’emmagatzematge: emmagatzematge i distribució interna de les mercaderies (resumida)

Expedició

Aquesta fase s’inicia amb l’ordre d’expedició del material demanat per qualsevol unitat, i el lliurament dels materials. Hi ha dos sistemes possibles:

  • Sistema programat: sol·licituds o comandes d’articles efectuats amb anterioritat.
  • Sistema urgent: no depèn de cap programació.

En l’actualitat es considera el més adequat emmagatzemar el menor nombre possible d’articles, per economitzar costos, que anomenem planificació just-in-time, disminuint l’estoc i disposant de tot en tot moment. La comunicació per sol·licitar comandes es fa amb el sistema informàtic EDI (Electronic Data Interchange), que permet que diverses organitzacions funcionin de manera coordinada: distribuïdors de material, hospitals… A continuació, s’ha de realitzar el control de l’estoc i la valoració de necessitats de material.

Gestió del magatzem

Les existències són aquells béns que una empresa té en el seu magatzem i que estan destinats a la incorporació en el procés assistencial.

Al conjunt d’existències del magatzem també se l’anomena estoc o inventari; tot i que segons el context pot tenir altres interpretacions amb lleugeres diferències:

  • Estoc: és la quantitat determinada de mercaderies que posseeix una empresa, amb una qualitat definida i adquirida en un moment determinat, amb l’objectiu d’estar sempre disponible per satisfer les demandes dels clients.
  • Inventari: correspon a la llista detallada dels estocs d’una empresa. També s’anomena fer inventari al fet de realitzar el recompte físic de les existències.

Les empreses no només han de portar un control físic dels seus estocs sinó que també els han de valorar i comptabilitzar per determinar els beneficis i l’actiu de l’empresa.

  • Per obtenir un bon funcionament, les empreses han de fer recomptes periòdics de les existències./-18
  • Per obtenir un bon funcionament, les empreses han de fer recomptes periòdics de les existències.

El control i valoració dels estocs pot fer-se per cada entrada o sortida de productes; coneixent en tot moment les quantitats i valor del magatzem. Però també en qualsevol moment de l’exercici econòmic segons les necessitats de l’empresa. El pla general comptable (PGC) obliga a fer-ho en el moment del tancament de l’exercici econòmic, amb l’obtenció de l’inventari i la comptabilització del seu valor.

El pla general comptable (PGC) defineix les existències com a “actius posseïts per ser venuts en el curs normal de l’explotació, en procés de producció o en forma de materials o subministraments per ser consumits en el procés de producció o en la prestació de serveis.”

Els inventaris

Podem trobar dos tipus d’inventaris:

  • Inventari físic: és aquell en què es fa un recompte físic de tots els articles que hi ha al magatzem. Legalment s’ha de fer almenys una vegada l’any i permet conèixer la quantitat i l’estat dels productes amb exactitud, els articles que han quedat obsolets, els que estan caducats…
  • Inventari comptable: és una relació detallada de les existències de l’empresa que informa de l’estoc de cada producte i el seu valor comptable, però no informa de l’estat dels productes. El seu valor s’ha de comptabilitzar obligatòriament a final de l’exercici comptable en els comptes corresponents segons el tipus d’existències previstos en el pla general comptable (vegeu la figura).

Els inventaris permeten comptabilitzar les existències del magatzem i determinar-ne el valor, l’estat i la composició.

Figura Exemple d’inventari comptable ordenat segon la classificació d’existències del PGC

Verificacions de l'inventari

Malgrat que l’empresa porti un control informàtic, exhaustiu i fiable de les entrades i sortides de mercaderies del magatzem, es fa necessària la verificació de les existències reals mitjançant un recompte periòdic.

Per diferents motius (errors en la transcripció de dades, desperfectes, errors en la manipulació de mercaderies, trencadisses, robatoris…) és freqüent que es produeixin desviacions entre l’inventari comptable i les existències reals.

Per aquest motiu, s’han de fer les verificacions corresponents comparant les existències reals amb els documents administratius o comptables, els quals han de reflectir el valor de les existències reals.

Abans de triar un dels diferents sistemes per inventariar les existències (o independentment del mètode escollit per cada empresa), cal realitzar una sèrie d’operacions comunes i seguir una sèrie de fases:

  • Passos previs comuns a la realització de l’inventari:
    1. Creació i impressió d’un document per fer l’inventari.
    2. Localització i bloqueig dels materials que cal inventariar.
    3. Identificació de cada producte segons la codificació.
    4. Instruccions clares i concises a les persones que faran l’inventari.
  • Fases de l’inventari. L’inventari és un procés que ha de seguir una sèrie de fases:
    1. Recompte de les unitats físiques emmagatzemades de cada producte, i registre del codi de producte i de la quantitat corresponent en el document d’inventari: és la realització de l’inventari físic.
    2. Introducció del resultat del recompte en el sistema informàtic i verificació de les quantitats comptades anteriorment.
    3. Correcció de les desviacions entre recompte físic i l’inventari comptable del registre administratiu o informàtic. Si les diferències són considerables cal fer-ne una auditoria específica (vegeu la figura).
    4. Obtenció de la relació de tots els articles inventariats amb les seves existències i valoracions; és l’inventari comptable.
Figura Recompte de les unitats físiques emmagatzemades de cada producte

La verificació de l’inventari és la realització de l’inventari físic i l’obtenció de l’inventari comptable. Les existències que són determinades per l’inventari físic han de tenir coincidència amb les de l’inventari comptable, i si es troben diferències s’han de corregir en l’inventari comptable.

Tipus o sistemes d'inventari físic

No hi ha un sistema únic per fer l’inventari i l’empresa determina quin és el que millor s’adapta a les seves necessitats; podent escollir entre:

  • Inventari físic tradicional: amb aquest sistema el magatzem es tanca durant uns dies per poder fer el recompte. La freqüència pot ser diversa: anual, semestral, trimestral… Aquest mètode no és el més convenient, ja que el magatzem paralitza la seva activitat durant uns dies i això pot ser negatiu pel que fa al servei. D’altra banda, en cas de detectar desviacions, aquestes es corregiran després de repassar i tornar a verificar els errors, la qual cosa vol dir que el procés de correcció és lent i requereix uns dies.
  • Inventari físic rotatiu: aquest sistema permet que el magatzem no hagi de tancar. Consisteix a dividir els productes que cal inventariar segons el criteri ABC en funció de la seva rotació. Els productes A (amb una alta rotació) es compten cada trimestre, el productes B (amb una rotació mitjana) cada semestre i els productes C (de baixa rotació) anualment.
  • Inventari físic permanent: consisteix a fer el recompte diari al principi o al final de la jornada, només de les existències que hagin tingut moviment. D’aquesta manera si hi ha algun error només s’ha de revisar aquell mateix dia.

Els tipus de classificacions d’inventari són:

  • Alfabètic: és adequat per a magatzems petits, consisteix en classificar-los per ordre alfabètic.
  • Decimal: es basa en classificar les matèries en 10 grups i dins de cada un en deu subgrups. Per exemple: Grup 01, material de vidre; Grup 02, material de porcellana.
  • Alfanumèric: consisteix a assignar a cada lletra de l’alfabet un número de grup (a l’A, l’1; a la B, el 2; a la C, el 3… així successivament). Una manera d’usar aquest grup és assignar sèries de productes amb desenes i, dins de cada sèrie, classificar-los per la inicial del seu nom; per exemple, si la sèrie 20 correspon al material de laboratori, seria: B-20 bismut hidròxid, B-21 balances, B-22 material estèril… així successivament.
  • Mnemotècnic: aquest mètode classifica els articles amb el nom de la seva inicial o una paraula que ho recordi; per exemple, sondes nasogàstriques S-N.

Operativa en la realització d'inventari

A la taula podeu veure les diferències en l’operativa d’un inventari, amb codis de barres o sense.

Taula: Operativa en la realització d’inventari sense codi de barres i amb codi de barres
Diferències en l’operativa Sense codi de barres i sense ubicacions Amb codi de barres i organitzat amb ubicacions
L’inventari De tot el magatzem alhora Es pot fer rotatiu i en qualsevol moment
Requisits El magatzem ha de quedar tancat sense haver-hi entrades ni sortides Es pot seguir treballant normalment
Informació disponible Quantitat total que hi hauria d’haver de cada producte Registre informàtic de:
- Les ubicacions de cada producte
- L’estoc de cada ubicació
Recompte Per zones o prestatgeries, anotant en fitxes el codi d’article i la quantitat que hi ha Per ubicacions amb terminal/lector portàtil, llegint el codi de barres de la ubicació i de l’article i teclejant la quantitat
Qualitat del recompte Llarg, laboriós i requereix molt personal Fàcil i ràpid
Errors Amb força facilitat:
- En la identificació del producte
- A l’hora de registrar el codi
- En les quantitats
Només en les quantitats

La gestió de les existències

La necessitat de disposar d’estocs es produeix per la dificultat de coordinar, i gestionar en el temps, dos factors: els requeriments de les unitats amb el compliment dels proveïdors (de subministrar els materials en el termini acordat a l’empresa).

L’objectiu fonamental de la gestió d’existències és assegurar la disposició dels materials per satisfer les necessitats de la demanda o del procés assistencial, en les millors condicions econòmiques per a l’empresa.

Per això, cal aplicar els sistemes o mètodes adients per aconseguir un nivell d’existències que permeti un equilibri entre els costos i la qualitat del servei, i eviti els trencaments d’estoc.

La tendència general de les empreses és la de mantenir els seus dipòsits al nivell mínim possible per reduir costos. Caldrà tenir en compte que mantenir uns dipòsits massa escassos comporta el risc de desabastiment, especialment en les activitats en què la demanda és molt variable i, amb freqüència, imprevisible. Aquesta situació de falta d’articles és el que es coneix com a ruptura d’estocs o ruptura d’inventaris.

D’altra banda, els principals processos administratius que es duen a terme per al control i gestió de les existències són:

  1. Determinar el nivell de control que cal establir per a cada tipus d’article, mitjançant el sistema de classificació ABC.
  2. Calcular els costos del magatzem i d’elaboració de comandes produïts per la gestió de les existències.
  3. Observar la rotació de l’estoc i prendre les mesures necessàries per evitar pèrdues o trencament d’estoc.
  4. Preveure la reposició dels estocs en el moment i la quantitat adequats. Es poden aplicar diferents sistemes:
    • Punt de comanda i lot econòmic.
    • Aprovisionament periòdic.
    • Compra amb descomptes.
    • Sistema JIT (just-in-time).
  5. Controlar les entrades i sortides dels articles del magatzem, i saber en tot moment quantes unitats (estocs) hi ha.
  6. Valorar les existències del magatzem, aplicant els mètodes acceptats pel pla general comptable (PGC). Per exemple, els mètodes PMP o FIFO en les sortides.

Control de les existències: el model de classificació ABC

Hi ha empreses que, sigui perquè produeixen els seus propis articles, i tenen una gran quantitat d’existències per emmagatzemar, o perquè són empreses comercials que també han de tenir al magatzem una quantitat important d’articles per afrontar la demanda dels clients, tenen la necessitat de donar la importància adient a cada tipus d’existència.

Quan al magatzem hi ha molta varietat d’articles, i no es pot destinar el mateix temps ni els mateixos recursos a tots per la importància que poden tenir uns i altres, es fa necessari classificar-los realitzant una vigilància i control de tipus més minuciós per als productes més importants i una vigilància menys rigorosa als productes amb menys rellevància.

El model ABC es basa en la classificació del total dels estocs en tres grups, d’acord amb la seva aportació en la inversió de l’empresa: en molt importants (A), menys importants que els anteriors (B) i poc importants (C), i s’aplica un tractament diferent a cadascun d’ells.

La classificació de les existències segons el mètode ABC és la següent:

  • Existències A: són els articles emmagatzemats més importants. Suposen el valor més gran de les existències, poden arribar a un 75% del total de la inversió i representen el 20% dels productes emmagatzemats.
  • Existències B: són articles menys rellevants per a l’empresa que els anteriors, però també s’han de controlar i mantenir aquest control, tot i que ha de ser menys estricte que el que es porta a terme en les existències A. Poden suposar el 20% del capital invertit i representen el 30% dels productes emmagatzemats.
  • Existències C: són existències que tenen poca rellevància i que no necessiten un control específic. Es poden portar a terme mitjans més simples per al seu control. Poden suposar el 5% del capital invertit i representen el 50% dels articles emmagatzemats.

Els resultats de l’anàlisi ABC es representen en el gràfic denominat corba de Pareto-Lorenz que teniu a la figura. Com es pot observar, per a la gestió del magatzem, l’empresari s’haurà de:

  1. Centrar en els articles del grup A, ja que representen el 75% del valor de la inversió (de 0 fins al 75% a l’eix que representa aquesta dada),
  2. Centrar menys en els productes del grup B, que representen un 20% de la inversió (des del 75% fins al 95%),
  3. Centrar encara menys en els articles del grup C, que representen un 5% de la inversió (des del 95% fins al 100%).
Figura Representació gràfica del mètode ABC (corba de Pareto-Lorenz)

Els productes A i B suposen en conjunt el 95% del valor de les existències emmagatzemades, per la qual cosa seran els que hauran d’absorbir els recursos principals que s’utilitzin en operacions de gestió i control de magatzems. En la pràctica, això es tradueix en el següent:

  • En la gestió dels productes A i B s’utilitzarà un sistema de seguiment permanent de quantitats i valor.
  • En la gestió dels productes C el control es farà en dates prefixades, aplicant el sistema d’aprovisionament periòdic.

Gestió de les existències

Si l’empresa (sigui un hospital, clínica o consultori) conegués amb antelació la demanda dels seus serveis i aquesta no fluctués, no caldria l’existència de magatzems.

Si el sistema d’organització de l’atenció sanitària es basa, com és habitual, en previsions o estimacions, més o menys ajustades de la demanda, serà necessària l’existència d’estocs per garantir l’aprovisionament.

De fet, no n’hi ha prou que hi hagi un estoc, el que realment és important és saber gestionar-lo correctament. Per exemple, no és recomanable mantenir un estoc elevat, com tampoc no ho és mantenir un estoc reduït:

  • Un estoc elevat permet una qualitat de servei més elevada, atès que tenim reserva suficient de producte per fer front a la demanda variable. Aquesta seguretat, però, comporta uns costos elevats per a l’empresa.
  • Un estoc reduït ens permet estalviar, però amb el risc que es produeixi un trencament d’estoc.

Així, la gestió de les existències ha d’intentar complir els requisits següents:

  • Cobrir les demandes per a un període de temps determinat.
  • Respondre als possibles canvis del ritme de demanda.
  • Tenir el mínim de costos possibles.

Com a conseqüència, l’empresa haurà d’intentar trobar un equilibri o una harmonia entre el risc inherent al manteniment d’un determinat nivell d’estoc i el seu cost. Per aconseguir-ho, és necessari conèixer quins són els costos associats al manteniment de l’estoc i establir un mètode per aprovisionar el magatzem de manera òptima.

  • Prestatgeries buides. El retard en l'arribada de les mercaderies pot ser una causa de trencament d'estoc./-57
  • Prestatgeries buides. El retard en l'arribada de les mercaderies pot ser una causa de trencament d'estoc.

La importància de la gestió de les existències rau en mantenir un estoc equilibrat respecte a les demandes de material. L’objectiu fonamental és minimitzar els costos derivats de l’existència d’estocs, mantenint una bona qualitat de servei.

Una bona gestió d’existències ha de respondre tres preguntes claus (objectius):

  1. Quan s’ha d’emetre una ordre de comanda?
  2. Quina quantitat de producte s’ha de demanar?
  3. Amb quina freqüència ha de ser revisat i comptat l’estoc de productes (cada quant de temps hem de fer inventari)?

D’aquesta manera, els models de gestió d’existències ens ajuden a determinar el moment en què s’han de fer les comandes, la quantitat que s’ha de demanar i la freqüència de l’inventari per tal de dur a terme una gestió òptima del nivell d’existències. Hi ha diferents mètodes de gestió (PMP, FIFO, LIFO); malgrat ser models teòrics, es poden adaptar a les necessitats i requisits de l’empresa. Abans d’escollir un d’aquests models, és convenient tenir en compte els costos que comportarà la gestió de les existències; ja que això condiciona els resultats dels models de gestió i les decisions que es prendran.

Trobareu més informació sobre els mètodes de gestió PMP, FIFO i LIFO, en el punt “Mètodes per a la valoració de les existències” d’aquest mateix apartat.

Costos de la gestió de les existències

L’empresa ha de destinar una part dels seus recursos a mantenir un nivell d’existències, per tal que la gestió del magatzem tingui més flexibilitat operativa. Les decisions que s’han de prendre en moments determinats, sobre la gestió d’existències generen uns costos rellevants que poden condicionar les funcions del proveïment.

Els costos de la gestió de les existències es poden classificar en diversos grups:

  • Costos d’adquisició. Són els costos de les adquisicions dels articles que han entrat al magatzem.
  • Costos d’emmagatzematge. Són aquells que deriven del manteniment de les existències al magatzem. Poden ser:
    • Administratius: personal administratiu del magatzem.
    • Operatius: personal del magatzem, equips de manipulació i assegurances de les existències.
    • D’espai físic: lloguers de locals, amortitzacions, impostos, altres aprovisionaments i assegurances de l’edifici.
    • Econòmics: existències que caduquen, depreciació de les existències…
    • Financers: interessos pagats per al finançament de capital que s’ha invertit per mantenir les existències.
  • Costos de trencament d’estocs. Són aquells que es generen quan l’empresa es queda sense existències, sense poder fer front a una assistència per manca d’existències necessàries. Aquestes circumstàncies provoquen una disminució del grau de satisfacció dels clients.

Rotació d'existències

La rotació d’existències és una ràtio de control i coneixement del comportament de cada una de les referències del magatzem, que informa sobre la dinàmica del producte, però no és un element suficient per efectuar la gestió integral dels estocs.

Entenem per rotació d’existències el nombre de vegades que es renoven les existències durant un període de temps. Les existències es van renovant amb el ritme previst depenent de la gestió del magatzem, però per saber quantes vegades s’ha renovat l’estoc al llarg de l’any (o en un període de temps) es pot calcular l’índex de rotació d’existències, que és el resultat que s’obté de dividir l’import de les sortides anuals entre el valor mitjà dels estocs. L’índex de rotació es pot calcular per a cada article o per al conjunt d’articles.

L’índex de rotació indica quantes vegades s’han renovat les existències durant un període de temps. Quan l’índex és baix indica poc moviment d’existències; si és alt, indica que les existències estan en continu moviment. En qualsevol cas, l’índex de rotació idoni ha de ser més gran que 1. La fórmula per calcular-ho és la següent:


Índex de rotació = import de les sortides anuals ÷ valor mitjà dels estocs

Quan l’índex de rotació és baix vol dir que la inversió que s’ha realitzat no és productiva i que les existències es mouen poc. Mentre que un índex de rotació alt vol dir que hi ha molt moviment d’existències, i s’ha de tenir cura amb l’estoc de seguretat per evitar el trencament d’estocs.

La comparació d’índex de rotació d’un any amb un altre permet observar el moviment d’un article o del conjunt d’articles, i dona la informació de progrés, estacionament o empitjorament.

Exemple pràctic de rotació contínua

Calculeu l’índex de rotació de l’article A23 durant un any, tenint en compte que el valor de les sortides durant l’any ha estat de 36.000 € i el valor mitjà de les existències de 8.210,42 €.


Solució: índex de rotació = 36.000 / 8.210,42 = 4,38. Això significa que aquest article es renova més de quatre vegades a l’any (4,38 vegades) i, per tant, direm que aquest article al magatzem té un moviment continu.

Sistemes de reposició de les existències

A mesura que els articles van sortint del magatzem, s’han d’anar reposant. Però per fer-ho, cal tenir en compte que un dels objectius de la gestió d’estocs és optimitzar tot el conjunt d’elements emmagatzemats (vegeu la figura), intentant coordinar les necessitats físiques de disposar dels materials i les necessitats financeres.

Prenent com a base el comportament dels estocs i els seus punts crítics, es poden considerar diferents sistemes de reposició o models de gestió d’existències; com ara:

  • Punt de comanda i comanda òptima
  • Aprovisionament periòdic
  • Compra amb descomptes
  • Sistema JIT (just-in-time)
Figura Prestatgeries d’una zona de subministrament

Punt de comanda i comanda òptima

Aquests mètodes, que són complementaris, estan basats en els nivells d’existències i permeten calcular dues dades diferents, quan cal fer la comanda i quantes unitats cal demanar:

  • El punt de comanda indica quan s’ha de fer una comanda, calculant les unitats necessàries per cobrir les vendes o consums durant el període de lliurament del proveïdor. És a dir, el punt de comanda és el nivell d’existències necessàries per cobrir les comandes dels clients durant el termini de lliurament del proveïdor més l’estoc de seguretat establert per al producte (vegeu la figura). Per tant, si coneixem el termini de lliurament del proveïdor, sabrem les unitats mínimes que hi ha d’haver al magatzem i que indicaran que és el moment de fer la comanda.
Figura Gràfic que indica el punt de comanda
  • La comanda òptima (o lot econòmic) permet saber quina quantitat cal demanar minimitzant els costos de manteniment i els d’enviament.

En aquest cas, la quantitat òptima que cal comprar s’ha de calcular a partir del cost total anual, i es seleccionarà el volum de comanda que faci el cost total més baix.

El cost d’enviament és l’import que s’ha d’abonar a l’agència de transport pel servei de subministrament que necessitem. Cal sol·licitar la comanda de manera que el nombre d’unitats sol·licitades no sigui inferior a aquest cost mínim, si no el cost es dispara.

Per exemple, en una clínica es fan servir cada mes 50 paquets de gases. Cada paquet costa 0,50 € i el serveixen en 10 dies. El cost d’enviament més l’assegurança de transport ascendeix a una quantitat mínima de 45 €; si la comanda és superior a 60 € el cost és de 300 €.

Com veiem, en el moment de gestionar i controlar les existències, a banda del punt de comanda, l’empresa també ha de tenir en compte el termini de lliurament. El termini de lliurament és el període de temps que els proveïdors triguen a subministrar les mercaderies o productes que l’empresa ha demanat. Quan els articles que l’empresa necessita els subministra un proveïdor extern es poden donar diverses circumstàncies:

  • Que estigui acordat en un contracte de subministrament.
  • Que les comandes es facin amb regularitat, es facin per escrit i quedi reflectit el termini de lliurament pactat.
  • Que les comandes siguin esporàdiques i no siguin per escrit. En aquest cas, s’ha de realitzar un seguiment en el temps del proveïdor per evitar que l’empresa es quedi sense poder atendre les comandes dels clients.

Exemples pràctics de càlcul del punt de comanda

Una consulta dental necessita de mitjana 100 unitats diàries de dilluns a divendres de l’article EC, és a dir, 500 unitats a la setmana, per atendre els tractaments. El termini de lliurament del proveïdor és de tres dies i l’estoc de seguretat és de 50 unitats. En quin moment cal emetre una comanda?

Doncs bé, el consum en el termini de lliurament és de 300 unitats (3 dies × 100 unitats diàries). Com que l’estoc de seguretat són 50 unitats, el punt de comanda serà 300 + 50 = 350 unitats. Això vol dir que l’empresa haurà de fer una nova comanda als proveïdors quan el nivell d’existències de l’article EC sigui de 350 unitats.

Un hospital necessita de mitjana 200 unitats diàries, cada dia de la setmana, de l’article EI per al procés assistencial. El termini de lliurament del proveïdor és de vuit dies i l’estoc de seguretat és de 300 unitats. En quin moment cal emetre una comanda?

En aquest cas, el consum en el termini de lliurament és de 1.600 unitats (8 dies × 200 unitats diàries). Com que l’estoc de seguretat són 300 unitats, el punt de comanda serà 1.600 + 300 = 1.900 unitats. Això vol dir que l’empresa haurà de fer una nova comanda als proveïdors quan el nivell d’existències del producte EI sigui de 1.900 unitats.

Quan el nivell d’existències baixa a la quantitat del punt de comanda, s’ha de gestionar i realitzar una comanda al proveïdor; de manera que durant el temps que passa fins que es reben els productes, el nivell d’existències baixi, però mai per sota de l’estoc de seguretat. Si no es fes aquesta comanda, l’empresa es podria trobar amb dificultats en el servei.

Aprovisionament periòdic

El mètode de l’aprovisionament periòdic representa una alternativa als models de punt de comanda i comanda òptima (o lot econòmic). La principal necessitat que planteja el mètode de punt de comanda és que obliga a mantenir un control constant i detallat dels estocs per conèixer, en tot moment, la quantitat total que hi ha en el magatzem i la que hi ha disponible.

En el cas de no tenir un sistema de control diari de les existències podem utilitzar el mètode d’aprovisionament periòdic, que consisteix a conèixer la quantitat que hi ha d’estoc, cada cert temps, i emetre una comanda per una quantitat Q (Q = estoc màxim - estoc real) la qual es determinarà com a diferència entre un nivell màxim d’estoc (fixat prèviament per l’empresa) i la quantitat que hi ha en el magatzem en aquell moment.

Amb aquest mètode, el que cal determinar és el període econòmic de compra, és a dir, cada quant temps es revisaran les existències i es farà una comanda.

Compra amb descomptes

El model de comanda òptima o lot econòmic és un model teòric que no preveu una variable important com és el preu. En la gestió d’aprovisionament, el preu negociat entre proveïdor i client pot variar en funció del volum de compra, ja que determinats volums poden donar lloc a descomptes.

Preu òptim

El preu òptim és aquell que maximitza el benefici de l’empresa. Per trobar-lo, necessitem prèviament conèixer la demanda de l’empresa. Amb el mètode del preu òptim, podem saber quin és el millor preu que ens pot oferir el nostre proveïdor.

El sistema JIT ('just-in-time')

El sistema JIT (just-in-time o ‘just a temps’) és un mètode integrat de gestió de proveïment que va sorgir al Japó aproximadament als anys vuitanta, i posteriorment es va aplicar als EUA. En l’actualitat, s’aplica a grans empreses, siguin hospitals o consultes.

En el sistema d’organització JIT, determinats productes els emmagatzema el proveïdor mateix, que, mitjançant un sistema de comanda obert, els haurà de subministrar puntualment en un termini molt breu. Aquest sistema exigeix una excel·lent gestió de subministraments, ja que qualsevol error en l’aprovisionament produiria una deficiència en el funcionament de l’organització.

Perquè el sistema JIT tingui èxit, l’empresa ha de comptar amb uns requeriments específics:

  • Tenir personal qualificat i participatiu per identificar problemes de producció i proveïment i així poder proposar solucions ràpides i dinàmiques.
  • Disposar de la tecnologia adequada per adaptar els sistemes de producció i proveïment.
  • Aplicar un sistema de control de qualitat per millorar els processos de producció i proveïment.

Estoc mínim i estoc òptim

Un aspecte important en el dia a dia del magatzem és mantenir una bona gestió de les existències, per garantir que l’empresa tingui la seguretat de poder disposar d’existències suficients per fer front a les demandes de les unitats assistencials. També s’ha de tenir en compte que la quantitat d’articles emmagatzemats no sigui excessiva, ja que suposaria un increment dels costos d’emmagatzematge.

D’altra banda, també s’ha de saber respondre davant de demandes imprevistes de les unitats, ja que el grau de servei no seria satisfactori si no es pot subministrar el material. Per tant, és important trobar l’equilibri i és una tasca a vegades complexa, per a la qual s’han de tenir en compte la previsió de les vendes, els costos generats i els terminis de lliurament del proveïdor.

Es coneix com a estoc de seguretat el nivell d’estoc que s’estableix per fer front a comandes imprevistes de les unitats o a retards en el termini de lliurament dels proveïdors. És a dir, consisteix en l’acumulació de productes com a protecció davant la incertesa produïda per la demanda i el termini de lliurament, per evitar l’aparició de trencaments d’estoc no desitjables.

L’estoc de seguretat es calcula sabent el nombre de mesos de reserva d’existències dels productes sanitaris. En general convé emmagatzemar una reserva equivalent a un 30% més de les unitats que sabem que es consumeixen. Per a això cal conèixer la data de caducitat i el període de lliurament per part del distribuïdor (vegeu la figura).

Figura Control de l’estoc de seguretat

D’altra banda, lhoritzó de compra és el nombre de mesos que ha de transcórrer entre una compra i una altra. S’ha de conèixer la capacitat del magatzem, el volum de l’espai que ocupava el producte i les tendències alcistes o baixistes del preu de l’article. Si hi ha poc espai es faran comandes petites i freqüents, i cal conèixer el preu per, si el preu és baix, fer una comanda més gran. Per exemple, si el consum de gases és de 400 unitats/mes i la compra es fa cada dos mesos, l’horitzó de compres serà de 800 unitats/mes.

L’estoc màxim és la màxima quantitat que podem tenir emmagatzemada d’un article. I s’obté sumant l’estoc de seguretat i l’horitzó de compra. De la mateixa manera, cal preveure un sistema de gestió d’existències amb l’objectiu de determinar l’estoc mínim que hi ha d’haver al magatzem per poder determinar en quin moment s’han de fer les comandes o punt de comanda.

Aquest objectiu és necessari per mantenir un nivell d’estocs òptim que representi els costos mínims i asseguri tant l’aprovisionament en els terminis de temps més curts segons les necessitats de l’empresa com la possibilitat de fer front a les demandes. Es coneix com estoc òptim la quantitat d’existències al magatzem que permet cobrir les previsions de vendes amb el mínim cost possible.

A la figura, podeu veure representats l’estoc màxim i l’estoc mínim establert com a estoc de seguretat, i com aquest actua de coixí davant d’un imprevist, evitant un trencament de l’estoc.

L’estoc de seguretat d’un article és la quantitat d’existències al magatzem que s’estableix per fer front a possibles imprevistos. En molts casos, l’estoc mínim s’estableix en aquest mateix nivell.
D’altra banda, no s’ha de confondre l’estoc mínim que hi hauria d’haver al magatzem i que acostuma a ser l’estoc de seguretat, amb l’estoc mínim que hi ha d’haver com a indicatiu que cal emetre una comanda, anomenat punt de comanda.

Mètodes per a la valoració de les existències

Les existències al magatzem representen una part del patrimoni de l’empresa i és per això que s’ha de tenir present la importància de l’emmagatzematge dels productes i de la seva gestió. És important conèixer com es valoren les existències quan entren al magatzem i quan en surten, especialment quan tenen preus diferents.

Una empresa ha de saber a tothora de quantes unitats disposa i quin és el seu valor econòmic. Això implica tenir un sistema d’organització i control dels articles emmagatzemats mitjançant uns documents anomenats fitxes de magatzem, que han de reflectir una valoració econòmica de les existències: és l’anomenat sistema de seguiment permanent de quantitats i valor.

Quan les diferents entrades d’un article al magatzem es produeixen a preus diferents és difícil donar un valor a les unitats que surten i a les que es queden al magatzem. Quan aquestes unitats són homogènies i intercanviables, es fa necessari un mètode de valoració que sigui acceptat per la normativa, com per exemple el PMP i el FIFO.

PMP, FIFO i LIFO

Les sigles PMP fan referència a ‘preu mitjà ponderat’, FIFO és l’abreviatura de first in - first out (‘primera entrada - primera sortida’) i LIFO és l’abreviatura de last in - first out (‘últim en primer lloc’); tots ells són mètodes per valorar les existències.

Fitxes de control de magatzem

La fitxa de magatzem és un document que serveix per portar el control administratiu dels productes o articles emmagatzemats.

A la fitxa de magatzem s’anoten les entrades i les sortides del magatzem d’un article amb el seu valor econòmic. També hi ha de quedar reflectida la quantitat d’articles que queden al magatzem valorades econòmicament.

L’empresa tindrà una fitxa de magatzem per cada article, i el disseny d’aquest document ha de ser el que s’adapti millor a les necessitats del magatzem i de l’empresa. A la figura es mostra un model de fitxa de magatzem; el significat dels números és el següent:

Figura Model de fitxa de magatzem
  1. Encapçalament. En aquest espai s’indicarà el nom i la referència (codi) de l’article, el proveïdor que subministra l’article, l’estoc màxim, l’estoc mínim, l’estoc de seguretat, el mètode o criteri de valoració utilitzat per al control de l’article, el punt de comanda i el termini de lliurament establert pel proveïdor, entre d’altres.
  2. Data en què es produeix l’entrada o la sortida dels articles.
  3. Concepte del moviment: la procedència de la mercaderia en el cas que sigui una entrada (nom del proveïdor) o destinació (unitat o servei a qui es lliura). En tots dos casos és aconsellable fer referència al document que justifica l’operació.
  4. Entrades/compres. S’anotarà la quantitat de mercaderia que entra al magatzem valorada al preu d’adquisició.
  5. Sortides. S’anotarà la quantitat de mercaderia que surt del magatzem valorada al preu d’adquisició, que consta a la fitxa segons el mètode utilitzat.
  6. Existències. En aquest apartat hi figura la quantitat emmagatzemada en cada moment i la seva valoració, que serà diferent segons el mètode de valoració triat per a l’article.

En els articles homogenis, quan les diverses entrades es produeixen a preus diferents, es fa difícil poder identificar el valor unitari dels que surten del magatzem. Per valorar aquestes sortides i les existències que queden al magatzem s’utilitzen mètodes o criteris de valoració, i els acceptats pel pla general comptable són el PMP i el FIFO.

Valoració de les sortides del magatzem. Mètodes PMP i FIFO

Les existències emmagatzemades formen part del patrimoni de l’empresa; per aquesta raó han de tenir un valor econòmic quantificable. Quan al magatzem hi ha diferents entrades d’un mateix article a preus diferents, a vegades es fa difícil identificar el valor de les unitats de sortida i de les unitats que queden al magatzem. En el pla general comptable, PGC de 2008, respecte als mètodes de valoració d’existències, s’estableix el següent:

  • S’utilitzarà amb caràcter general el mètode del preu mitjà o cost mitjà.
  • Alternativament, es podrà aplicar el mètode FIFO (primera entrada, primera sortida) si l’empresa ho considera més convenient per a la seva gestió.

Un cop triat un dels mètodes anteriors, d’acord amb el principi d’uniformitat, l’entitat utilitzarà el mateix mètode per a totes les existències que tinguin una naturalesa i ús similars dins d’aquesta. Per a les existències amb una naturalesa o un ús diferents, pot estar justificada la utilització d’un mètode diferent.

Per tant, l’empresa ha de tenir un criteri en la valoració de les sortides dels articles del magatzem i de les existències que hi queden. Aquesta valoració es realitza amb el suport de les fitxes de magatzem.

Cada empresa pot triar quin mètode utilitza, si els articles són homogenis; els resultats variaran segons quina sigui la tendència general dels preus: el mètode FIFO és més recomanable quan els preus de compra tendeixen a baixar; mentre que, davant d’una inestabilitat dels preus, el mètode PMP és més neutre que el mètode FIFO. En qualsevol cas, el mètode de valoració d’existències que es decideixi aplicar ha de ser fix, ja que així ho diu la normativa.

Sortides amb el mètode del preu mitjà ponderat (PMP)

El mètode del preu mitjà ponderat (PMP) per a la valoració d’existències determina un preu mitjà després de cada compra; el qual s’aplica a les sortides i a l’estoc restant. El procediment de registre en el mètode de valoració PMP és el següent:

  1. Entrada. El valor de les unitats que s’han adquirit és el preu d’adquisició.
  2. Sortida. El valor de les unitats que surten del magatzem amb aquest mètode és el que consta com a preu unitari en les existències en el moment de la sortida.
  3. Existències. Quan hi ha una entrada s’ha de calcular el nou preu mitjà ponderat. Quan hi ha una sortida les unitats que queden emmagatzemades es valoren al mateix preu unitari.

Aquest mètode es calcula sumant els productes de multiplicar els preus per les quantitats respectives i dividint la quantitat resultant per la suma de quantitats. La fórmula del PMP és la següent:

El preu mitjà ponderat (PMP) = [(unitats de les existències anteriors × preu unitari) + (unitats que han entrat × preu unitari)] / nombre total d’unitats després de l’entrada.

Exemple d'aplicació del mètode PMP

Una empresa té en el seu magatzem 300 unitats de l’article ZP que han costat 5 €/u., 700 unitats que han costat 8€/u. i 200 unitats a 10 €/u. Aplicant la fórmula, obtenim:

Les 1.200 unitats emmagatzemades tenen un valor unitari de 7,58 €/u.

Suposant que l’empresa utilitza 800 unitats, el cost d’aquesta sortida es valorà segons el preu mitjà calculat:

Sortida = 800 u. · 7,58 €/u. = 6.064 €

La valoració del cost de la venda serà, doncs, de 6.064 € i les existències restants (400 u.) tindran un valor total de:

400 u. · 7,58 €/u. = 3.032 €.

El preu unitari de 7,58 € es mantindrà fins que l’empresa torni a comprar a un altre preu de cost, moment en què haurem de calcular novament el PMP.

Sortides amb el mètode FIFO

El mètode FIFO (First In - First Out, ‘primera entrada - primera sortida’) calcula la valoració de les sortides del magatzem considerant que la primera unitat que surt és la primera que va entrar. El procediment de registre és el següent:

  1. Entrada. Les unitats es valoren al preu d’adquisició o al cost de producció.
  2. Sortida. Surten en primer lloc les primeres unitats que han entrat al magatzem i ho fan pel seu valor d’entrada; en el cas que no siguin suficients per servir la comanda al client, es dona sortida a les unitats que han entrat després al seu preu d’entrada corresponent.
  3. Existències. Cada entrada o compra figura independentment de la resta, i s’anoten per ordre cronològic de la més antiga a la més recent i amb el seu preu corresponent d’adquisició o cost de producció unitari.

El FIFO (separant les partides amb preus d’entrada diferents) = (unitats de les existències 1 × preu unitari 1) + (unitats de les existències 2 × preu unitari 2) + … + (unitats de les existències n × preu unitari n).

Amb el mètode FIFO, les existències queden valorades a preus actuals, mentre que els consums, les sortides, es valoren al preu més antic.

Exemple d'aplicació del mètode FIFO

La mateixa empresa del mètode PMP amb les mateixes 300 unitats de l’article ZP, si aplica el mètode FIFO haurà de realitzar els càlculs de la taula, on es pot observar que separa les partides amb diferent preu de cost d’entrada i va fent les sortides per les partides més antigues.

Taula: Exemple d’aplicació del mètode FIFO
Operació Entrada
Q × P = valor
Sortida
Q × P = valor
Existències
Q × P = valor
Compra 300 × 5 = 1.500 300 × 5= 1.500
Compra 700 × 8 = 5.600 300 × 5 = 1.500
700 × 8 = 5.600
Compra 200 × 10 = 2.000 300 × 5 = 1.500
700 × 8 = 5.600
200 × 10 = 2.000
Venda 300 × 5 = 1.500
500 × 8 = 4.000
200 × 8 = 1.600
200 × 10 = 2.000
Valor existències 3.600 €

El mètode FIFO és aconsellable en períodes d’estabilitat monetària, en canvi en èpoques inflacionistes l’augment de preus produeix una sobrevaloració de les existències en el magatzem.

Exemple comparatiu del mètode FIFO amb el mètode PMP

Si es compara el resultat dels dos mètodes (taula), es pot observar que mentre que el PMP representa una valoració mitjana, el FIFO representa una valoració alta de les existències davant d’una situació de preus ascendents.

Taula: Comparació dels mètodes de valoració d’existències
Mètode Valor vendes Valor existències finals
PMP 6.064 € 3.032 €
FIFO 5.500 € 3.600 €

El material sanitari; classificació

Els materials sanitaris més habituals són els següents:

  • Medicaments (fàrmacs) substància medicinal, associació o combinació destinada a la utilització en humans o animals dotada de la propietat de prevenir, diagnosticar, tractar, millorar, atenuar o prevenir trastorns físics o mentals. Necessiten condicions específiques d’emmagatzematge i s’emmagatzemen a la farmàcia hospitalària.
  • Productes sanitaris: instruments, dispositius o equips destinats a la seva utilització en éssers humans amb aquestes finalitats: diagnòstica, preventiva, de control, tractament o alleujament de malaltia o lesió. (Per exemple, gases, sondes, guants, agulles…).
  • Altres materials sanitaris són, per exemple:
    • impresos de documents clínics,
    • roba de llit,
    • roba de recanvi del personal,
    • mobles d’habitació d’hospital…

A banda, els productes sanitaris han d’incloure informació sobre:

  • Normes d’utilització de forma segura.
  • Identificació del fabricant.
  • La informació ha de trobar-se en cada producte o en l’envàs individual o l’envàs comercial.
  • Quan sigui oportú, les dades es poden expressar en forma de SÍMBOLS segons les normes harmonitzades. A la figura podem veure un exemple d’informació, en forma de símbols, dels productes sanitaris.
  • La informació ha de trobar-se en llengua espanyola. A la figura podem veure un exemple d’informació que podem trobar als productes sanitaris.
Figura Símbols d’informació aplicables als productes sanitaris
Figura Exemples d’informació que podem trobar als productes sanitaris

La classificació dels materials sanitaris es pot realitzar per diferents criteris; entre els quals destaquen:

  • Segons l’ús i la durada
  • Segons exigències d’emmagatzematge
  • Segons la seva perillositat

Classificació segons l’ús i la durada

Distingirem entre:

  • Material fungible: que es consumeix amb l’ús. Diferenciarem entre:
    • Material d’un sol ús: inclou el material de cures (gases, cotó, guants,…) i d’higiene (com ara, esponges o sabó).
    • Material reutilitzable: inclou el petit instrumental: pinces Kocher, tisores, pinces portacotons…
  • Material inventariable: no es consumeix amb l’ús, però pot deteriorar-se. Es correspon amb materials d’equipament o instrumentació que sol ser més cara: aparells de radiologia, llits, ordinadors, mobiliari…

Classificació segons exigències d’emmagatzematge

Els mitjans materials sanitaris es classifiquen segons exigències d’emmagatzematge en:

  • Material sense exigències especials que tenen condicions poc específiques. Aquests materials s’han d’emmagatzemar complint els següents requeriments:
    • Garantir la seguretat de la construcció.
    • Mantenir les condicions higièniques bàsiques.
    • Desinsectació i desratització periòdiques.
    • Ventilació i humitat correctes.
    • Mantenir protegit de riscos elèctrics i/o vibratoris.
    • Aquestes condicions s’han de mantenir també amb els productes de conservació especial.
    • Material amb exigències especials que tenen condicions altament específiques.
  • Material amb exigències especials; distingirem entre:
    • Material estèril d’un sol ús.
    • Material làbil.

El material estèril d’un sol ús pot ser de subministrament extern o bé esterilitzat en el propi centre. És una característica aplicable a qualsevol producte que s’introdueix dins de l’organisme (tub digestiu, zona externa). Ha de contenir informació sobre:

  • Procediment d’esterilització.
  • Tipus de material.
  • Data de caducitat a l’exterior.
  • Indicadors de color, viratges al color correcte.
  • Cal garantir l’esterilitat durant tot el transport.
  • Utilitzar carros de transport diferenciats de la resta de material.
  • Material estèril.

En relació amb les característiques del magatzem de material estèril:

  • Cal garantir l’esterilitat durant tot el transport pel magatzem.
  • El personal que manipula el material cal que vagi convenientment uniformat i que hi hagi condicions higièniques extremes al local d’emmagatzematge.
  • Ha d’estar sempre tancat (i amb armaris tancats, preferentment de reixeta).
  • Neteja diària del magatzem.
  • Control del material rebut.
  • En cas de desperfectes en l’embolcall s’ha de rebutjar i retornar a l’origen.

Pel que fa al material làbil, distingirem entre:

  1. Medicaments peribles; com ara, medicaments, reactius, radioisòtops… Tenen les següents característiques:
    • Caduquen abans de cinc anys des del dia de la seva fabricació.
    • Necessiten d’un control especial per evitar que caduquin al magatzem.
  2. Substàncies termolàbils, que tenen les següents característiques:
    • Alterables per acció de la calor.
    • Cal conservació especial.
    • Ambient fresc (de 10 a 20 °C).
    • Frigorífic (2 a 8 °C).
    • Congelador (fins a -20 °C).
    • L’armari del magatzem on es troba ha de disposar de:
      • Sistema de seguiment i registre de la temperatura (termòmetre i registre de temperatures).
      • Sistema d’alarma (sonora - lumínica).
      • Generador autònom d’energia per garantir el funcionament.
    • Cal deixar un temps suficient d’adaptació de la temperatura abans de fer ús del material.
    • Són substàncies fotosensibles; alterables per l’acció de la llum.
    • Porten embalatge especial que els serveix de conservant.
    • Es recomanable la conservació en la foscor a més de l’envàs.
    • L’armari de magatzem on es troben ha de ser opac.
  3. Substàncies higroscòpiques, que tenen les següents característiques:
    • Productes que absorbeixen aigua.
    • Conservar en ambients secs.
    • Ocasionalment són necessaris equips de deshumidificació. En aquests casos:
      • Sistema de seguiment i registre d’humitat (higròmetre i registre).
      • Sistema d’alarma (sonora - lumínica).
    • Generador autònom d’energia per garantir el funcionament.

Classificació segons la seva perillositat

En els materials perillosos, la perillositat s’indica amb pictogrames, uns símbols de colors molt vistosos (negre sobre groc o taronja). Amb un màxim de dos pictogrames per etiqueta.

D’una banda, trobem les substàncies amb riscos concrets; com ara tòxics i/o reactius.

De l’altra, les substàncies amb seguiment administratiu especial són els medicaments d’especial seguiment. A la figura hi podem veure un exemple d’informació de materials amb seguiment administratiu especial. Ens referim, per exemple, als:

  • Psicotròpics: medicaments que tenen acció sobre funcions psíquiques.
  • Estupefaents: produeixen disminució de l’estat de consciència i addicció.
  • Medicaments d’especial control mèdic: tenen efectes secundaris potencialment molt greus.
Figura Exemple d’informació de materials amb seguiment administratiu especial

I també trobem les substàncies radioactives, que tenen les característiques següents:

  • Irradien el medi i els treballadors.
  • Poden dispersar-se pel medi ambient.
  • Precisen autorització específica de l’Administració.
  • Requisits especials:
    1. Conservació en recipients hermètics i blindats.
    2. Etiquetatge específic i clar.
    3. Vestuari especial de protecció.
    4. Classificat i conservat sempre amb clau.
    5. Espais específics blindats per al desembalatge del material, dosificació i preparació de mostres.
    6. Conservació propera al lloc d’utilització per evitar trasllats.

A la figura podem veure un exemple d’informació de materials perillosos.

Figura Simbologia dels materials perillosos

A la figura hi podem veure un exemple de pictogrames de perillositat.

Figura Exemple de pictogrames de perillositat

A l’hora, aquests pictogrames s’acompanyen de frases d’advertència; i es distingeix entre:

  • Frases H: informen sobre riscos específics de la substància etiquetada.
  • Frases P: normes per a l’ús prudent.

Condicions mínimes i senyalització

Els magatzems han de complir una sèrie de condicions mínimes pel que fa a:

Normativa de senyalització

Pots consultar la senyalització segons el Reial decret 485/1997, de 14 d’abril, sobre disposicions mínimes en matèria de senyalització de seguretat i salut en el treball, al web del BOE: goo.gl/HUURkf.

  1. Construcció i estructura; on s’han de complir els següents requeriments:
    • Edifici estable i sòlid.
    • Dimensions suficients per facilitar l’accés i permetre una circulació fluida de personal i material.
    • Il·luminació adequada.
    • Portes i vies de sortida lliures d’obstacles per facilitar una evacuació ràpida i segura en situacions d’emergència.
    • Les instal·lacions generals, com ara l’aigua o la llum, han d’estar en perfectes condicions de manteniment.
    • Segurs per evitar riscos de caigudes, xocs contra objectes, esfondraments o caigudes de material emmagatzemat.
    • Senyalització de zones amb risc.
  2. Neteja; en què s’han de complir els següents requeriments:
    • Parets i superfícies llises, de material rentable i fàcil neteja.
    • Facilitar la temperatura ambient, humitat i ventilació adequades.
    • Programa de manteniment i neteja que inclogui la desratització i desinsectació.

Pel que fa a les zones dels magatzems sanitaris, els grans magatzems sanitaris poden arribar a tenir la següent distribució:

  • Zona de molls: zona de descàrrega del material.
  • De recepció: zona on es rep la mercaderia.
  • D’emmagatzematge: instal·lacions necessàries per garantir les condicions específiques d’emmagatzematge de cada material.
  • De residus: per als residus i materials caducats; han d’estar convenientment senyalitzats.
  • D’oficines: per a realitzar tasques d’administració.
  • Zona de sortida: on es preparen i condicionen els materials i productes per a la sortida.
  • Zona de picking: zona de recollida del material.

La senyalització en els llocs de treball

La normativa bàsica sobre la senyalització és el Reial decret 485/1997, de 14 d’abril. L’objecte de la reglamentació és garantir que en els llocs de treball hi hagi una senyalització adequada. A la figura podem veure codis de colors utilitzats en la senyalització de prevenció de riscos.

Figura Codis de colors utilitzats en la senyalització de prevenció de riscos

Senyals d'advertència

Els senyals d’advertència són senyals en forma de panell (encara que podrien també presentar-se en forma de senyal lluminós) que adverteixen d’un risc o perill. Són de forma triangular, i presenten un pictograma negre sobre fons groc (el groc ha de cobrir almenys el 50% de la superfície del senyal) i vores negres.

Les zones, locals o recintes utilitzats per emmagatzemar quantitats importants d’agents químics perillosos s’han d’identificar mitjançant el senyal d’advertència adequat, o mitjançant l’etiqueta que correspongui. La seva col·locació pot variar segons el cas, però ha d’anar a prop del lloc d’emmagatzematge o de la porta d’accés al lloc d’emmagatzematge. Això no és necessari quan les etiquetes dels diferents embalatges i recipients, tenint en compte la seva mida, facin possible aquesta identificació.

Senyals de prohibició

El senyal de prohibició és un senyal en forma de panell, o un senyal lluminós, que prohibeix un comportament susceptible de provocar un perill. Els senyals de prohibició tenen forma rodona i presenten un pictograma negre sobre fons blanc, vores i banda. A la figura hi podem veure pictogrames d’advertiment i prohibició.

Figura Pictogrames d’advertiment i prohibició

Senyals d'obligació, i de salvament o socors

El senyal d’obligació és un senyal en forma de panell, encara que pot presentar-se també en forma de senyal lluminós, que indica un ús obligatori. Els senyals d’obligació tenen forma circular, i presenten un pictograma blanc sobre fons blau.

El senyal de salvament o de socors és un senyal en forma de panell, encara que pot presentar-se també en forma de senyal lluminós, que proporciona indicacions relatives a les sortides de socors, als primers auxilis o als dispositius de salvament. Els senyals de salvament o de socors tenen forma rectangular o quadrada, i presenten un pictograma blanc sobre fons verd.

A la figura podeu veure pictogrames de salvament i d’obligació.

Figura Pictogrames de salvament i d’obligació

Senyals d'equips de lluita contra incendis

El senyal relatiu als equips de lluita contra incendis és un senyal en forma de panell, o un senyal lluminós, que indica la situació d’algun dels dispositius no automàtics d’extinció d’incendis presents en el lloc de treball. Els senyals relatius als equips de lluita contra incendis tenen forma rectangular o quadrada, i presenten un pictograma blanc sobre fons vermell. A la figura podeu veure els senyals dels equips de lluita contra incendis.

Figura Senyals d’equips de lluita contra incendis
Anar a la pàgina anterior:
Referències
Anar a la pàgina següent:
Activitats