Activitats

Funcions del magatzem sanitari

L’objectiu d’aquesta activitat és identificar les fases de l’activitat que es desenvolupa en un magatzem sanitari.

Citeu les fases en què s’estructura l’activitat d’un magatzem sanitari.

Quant al funcionament del magatzem, l’activitat que s’hi desenvolupa es pot classificar en cinc fases; cada una d’elles correspon a una funció, i té uns processos administratius determinats:

  1. Sol·licitud de comanda.
  2. Recepció de les compres.
  3. Emmagatzematge i distribució interna dels materials.
  4. Expedició o lliurament dels materials.
  5. Control de l’estoc i valoració de necessitats de material.

Productes perillosos

L’objectiu d’aquesta activitat és identificar les característiques de la documentació de magatzem.

Busqueu alguns productes potencialment perillosos (medicaments, insecticides, netejadors…) que tingueu per casa i realitzeu-ne el seguiment durant un mes, de la forma següent:

  1. Confeccioneu un model de fitxa d’inventari per a cada producte, o bé utilitzeu el model de fitxa d’inventari que s’ha presentat en aquesta unitat.
  2. Informeu-vos sobre les quantitats màximes i mínimes que habitualment s’emmagatzemen.
  3. Completeu les fitxes amb el recompte dels productes existents.
  4. Realitzeu el seguiment de cada producte, ja sigui per compra o per consum.
  5. Reviseu les indicacions i les condicions de conservació que indica el fabricant, així com les seves dates de caducitat.
  6. Emmagatzemeu els productes complint els requisits de seguretat indicats.
  7. En finalitzar el termini de seguiment, feu un informe amb les dades recollides a les fitxes.

En l’àmbit domèstic s’utilitzen molts productes que poden suposar un cert risc en la seva manipulació o emmagatzematge, i que poden servir per desenvolupar aquesta activitat; per exemple: insecticides, netejadors domèstics generals, abrillantadors, lleixius, desembussadors de canonades…

Amb el model de fitxa d’inventari proposat en la unitat, o amb un altre que dissenyi l’alumne, es poden recollir diferents dades de cadascun dels productes escollits; per exemple: nom comercial del producte, número de lot, indicacions de risc o precaució, unitats existents, localització del seu emmagatzematge…

Durant el període de seguiment, s’ha de fer el recompte total dels productes existents i de les seves variacions per consum o per compra.

Amb la informació recollida sobre condicions de conservació, indicacions de risc o precaucions de manipulació dels productes, s’han de modificar, si és necessari, les condicions d’emmagatzematge.

En l’informe que cal fer al final de l’activitat, a part de recollir les dades principals dels productes dels quals s’ha fet el seguiment, també s’han d’indicar els requisits de seguretat de cadascun i, en el cas que hagi estat necessari, les modificacions que s’hagin pogut fer per al seu correcte emmagatzematge.

Lectura

L’objectiu d’aquesta activitat és comparar els diferents tipus de disseny de magatzem sanitari.

Llegiu el següent text i, tenint en compte els continguts desenvolupats en aquesta unitat, feu un comentari comparatiu entre el disseny clàssic d’un magatzem hospitalari i el disseny proposat en aquest article; tot indicant els avantatges i inconvenients de cada model.

El Doctor Peset automatitza la dispensació i el magatzem

“La Conselleria de Sanitat de la Generalitat Valenciana ha posat en marxa un projecte d’optimització logística global a l’Hospital Universitari Doctor Peset, de València, que ha suposat la implantació d’un sistema d’última generació per a l’emmagatzematge i la dispensació automàtica de material sanitari i productes farmacèutics, tant al magatzem central com als perifèrics (plantes d’hospitalització, bloc quirúrgic i unitats assistencials al centre).

Gràcies a aquest projecte s’ha aconseguit incrementar en un 50% la capacitat de provisió del magatzem central de l’hospital sense modificar-ne la superfície total. A més, a partir d’ara es pot comptar amb 5.000 productes sanitaris diferents en reserva. Abans d’aquesta remodelació, el nombre de referències acumulables era només de 800.

L’automatització de l’emmagatzematge i de la preparació de comandes del Doctor Peset també permetrà incrementar la productivitat de la preparació de comandes per sobre de les 250 línies per hora i operari, mentre que abans era de 60 línies. Gràcies al picking paperless (preparació automàtica de comandes sense usar paper) es reduirà la taxa d’error per sota del 0,5% en el subministrament de medicació i altres productes a les plantes d’hospitalització.

Magatzem central:

Al magatzem central s’ha actuat principalment en tres direccions: en primer lloc, s’han substituït les prestatgeries de paletització de prestatges per un sistema rotatiu horitzontal –carrusel– per a la conservació i la preparació de comandes, que s’emmagatzemen a temperatura ambient.

En segon lloc, els reactius que s’han de mantenir refrigerats s’han ubicat en un sistema rotatiu vertical –paternòster–, que permet aprofitar tota l’alçària disponible de la nau del dipòsit.

Finalment, s’ha implantat un sistema de gestió global de magatzems que contempla tota la cadena logística intrahospitalària, des de les entrades procedents del proveïdors fins a l’estoc i els consums en els dipòsits de planta. D’aquesta manera s’aconsegueix saber, en tot moment, quines són les reserves disponibles i generar, automàticament, els fulls de preparació de comandes del centre.

Magatzems perifèrics:

El projecte logístic es completa amb l’automatització dels diferents dipòsits perifèrics, per adequar els subministraments als consums i alliberar la infermeria de la realització de comandes de reposició.

Entre les mesures implantades hi figura el subministrament en unitats, en comptes d’envasos de dispensació, fet que permet ajustar les reposicions al consum i en facilita l’extracció per part del personal d’infermeria.

A més, un sistema d’etiquetatge permet una senzilla identificació i una localització ràpida dels productes als magatzems de planta.”

Font: Diario Médico (edició digital).

A l’article es presenta una iniciativa de l’Hospital Universitari Doctor Peset de València, per tal de modernitzar i millorar els seus sistemes d’emmagatzematge i dispensació de material i productes.

El projecte que explica l’article presenta dos aspectes principals d’actuació. D’una banda, pretén optimitzar els espais d’emmagatzematge de l’hospital sense haver de modificar la seva superfície total i amb un condicionament especial per als productes que necessitin requisits específics i, de l’altra, aposta per l’automatització de l’emmagatzematge, la preparació de les comandes i la dispensació.

Aquests dos eixos d’actuació suposen la implantació d’un sistema global de gestió de magatzems, que abraça des de les entrades procedents dels proveïdors fins als consums produïts a planta, passant per la gestió d’estocs del magatzem central, els dipòsits en magatzems perifèrics i la generació automàtica de comandes en un cas i en l’altre.

En l’article es fa referència a alguns procediments que s’han tractat de forma breu al llarg de la unitat, per la qual cosa és interessant que l’alumne indagui sobre les característiques específiques d’aquests procediments: mètode de carrusel d’emmagatzematge, mètode vertical de carrusel –conegut com a paternòster– i sistema de picking paperless, o preparació automàtica de comandes.

Amb la informació recollida i els conceptes desenvolupats a la unitat, es poden discutir els avantatges i inconvenients de cadascun dels sistemes; per exemple, l’optimització d’espais en cada cas, la gestió i el seguiment d’estocs en cada sistema, els avantatges i inconvenients en l’estimació del punt de comanda i en la sol·licitud d’abastament…

Cas pràctic de classificació ABC

L’objectiu d’aquesta activitat és aplicar el mètode ABC de gestió d’existències.

A continuació, s’aplica el mètode ABC de gestió d’existències per classificar 10 productes d’una empresa, segons el valor econòmic de la demanda anual de cada un d’ells.

El primer pas per a la classificació és col·locar-los, un a un, d’acord amb l’import de la demanda, de manera decreixent i amb el percentatge individual corresponent sobre el total, com es pot veure en la taula.

Sabríeu omplir les columnes restants de la taula?

Taula: Cas pràctic: classificació ABC, pas 1
Codi productes Demanda anual Demanda acumulada Tipus (A,B,C)
Import euros % representatiu Import euros acumulat Percentatge acumulat
A1 26.000 43,87%
A218.00030,37%
A35.4009,11%
A44.1006,92%
A52.5004,22%
A61.2002,02%
A79001,52%
A87001,18%
A92500,42
A102200,37%
Total59.270100%

Per calcular el % representatiu s’han de realitzar les operacions següents:

  • % representatiu del producte A1: (26.000/59.270)×100 = 43,86 %
  • % representatiu del producte A2: (18.000/59.270)×100 = 30,37 %
  • I així successivament…

A continuació, en la taula s’han calculat els imports acumulats i el percentatge acumulat.

Taula: Cas pràctic: classificació ABC, pas 2
Codi productes Demanda anual Demanda acumulada Tipus (A,B,C)
Import euros % representatiu Import euros acumulat Percentatge acumulat
A126.00043,87%26.00043,87%
A218.00030,37%44.00074,24%
A35.4009,11%49.40083,35%
A44.1006,92%53.50090,27%
A52.5004,22%56.00094,48%
A61.2002,02%57.20096,51%
A79001,52%58.10098,03%
A87001,18%58.80099,21%
A92500,4259.05099,63%
A102200,37%59.270100%
Total59.270100%

Per calcular els imports acumulats s’han realitzat les operacions següents:

  • L’import acumulat en el producte A1 és 26.000.
  • L’import acumulat en el producte A2 és 44.000 (26.000 + 18.000).
  • L’import acumulat en el producte A3 és 49.400 (44.000 + 5.400).
  • I així successivament…

Per calcular els percentatges acumulats s’ha realitzat el mateix procediment que als càlculs dels imports acumulats, però amb les dades dels percentatges.

A continuació, a la taula es classifiquen els productes depenent del percentatge en inversió que representen.

Taula: Cas pràctic: classificació ABC, pas 3
Codi productes Demanda anual Demanda acumulada Tipus (A,B,C)
Import euros % representatiu Import euros acumulat Percentatge acumulat
A126.00043,87%26.00043,87%A
A218.00030,37%44.00074,24%A
A35.4009,11%49.40083,35%B
A44.1006,92%53.50090,27%B
A52.5004,22%56.00094,48%B
A61.2002,02%57.20096,51%C
A79001,52%58.10098,03%C
A87001,18%58.80099,21%C
A92500,4259.05099,63%C
A102200,37%59.270100%C
Total59.270100%

S’observa que els articles A1 i A2 són del tipus A, ja que representen el 74,24% del valor del magatzem; s’ha de portar un control estricte d’aquests productes.

Els articles A3, A4 i A5 són del tipus B, ja que suposen aproximadament el 20% del valor del magatzem, exactament suposen un 20,24% (94,48% menys 74,24%); s’ha de realitzar un control menys rigorós d’aquests productes.

La resta de productes són del tipus C, en conjunt representen el 5,52% (100% menys 94,48%) del valor del magatzem. Com que la importància d’aquests és mínima, els sistemes de control i gestió seran més simples.

Cas pràctic de l'índex de rotació d'un article: baixa rotació

L’objectiu d’aquesta activitat és aprendre a calcular l’índex de rotació d’un article.

Calculeu l’índex de rotació de l’article A9 durant un any tenint en compte que el valor de les sortides durant l’any ha estat de 952 € i el valor mitjà de les existències de 1.521,67 €.

Índex de rotació = 952 / 1.521,67 = 0,63

Significa que aquest article es renova menys d’una vegada a l’any (0,63 vegades) i, per tant, direm que aquest article té una rotació baixa.

Cas pràctic de fitxa de magatzem pel mètode PMP

L’objectiu d’aquesta activitat és conèixer el mètode PMP.

Mitjançant aquest cas pràctic s’analitza el mètode del preu mitjà ponderat pas a pas (vegeu la figura).

Figura Cas pràctic PMP

Els passos que s’han realitzat en les anotacions de la fitxa de magatzem de la figura són els següents (cal fer les operacions indicades a la taula fins a la taula, seguint l’ordre 1, 2 i 3):

  1. Existències inicials. La fitxa s’obre el dia 2 de gener amb unes existències de 20 unitats a un preu unitari de 240 €; l’import total és de 4.800 €.
  2. Compra del dia 7 de gener. S’adquireixen 20 unitats a un preu unitari de 300 € i l’import total és de 6.000 €. S’anota a la columna Entrades/compres. És una entrada i, per tant, modificarà el preu mitjà ponderat de les existències al magatzem, tal com figura en la taula.
  3. Sortida del dia 12 de gener. Les sortides no produeixen cap tipus de modificació en el preu mitjà ponderat: s’anoten a la columna de Sortides/ vendes al preu unitari de les últimes existències. El resultat a existències queda com veieu en la taula.
  4. Sortida del dia 18 de gener. Anotació a la columna de Sortides/vendes al preu unitari de les últimes existències. El resultat a existències queda reflectit en la taula.
    El punt de comanda ens indica que quan s’arriba a 20 unitats al magatzem s’ha de realitzar una compra de mercaderies al proveïdor; per tant, després de la venda del dia 18 de gener les unitats al magatzem són 15, nombre d’unitats inferior al punt de comanda. S’han de demanar més unitats.
  5. Comanda del dia 18 de gener. Es realitza una comanda fins a l’estoc màxim: 50 u. - 15 u. = 35 u. No es registra en la fitxa de magatzem perquè no suposa cap entrada ni sortida de l’article.
  6. Compra del dia 23 de gener. Després de 5 dies de l’emissió de la comanda anterior, arriben les unitats demanades per un import total de 9.800,00 € i s’anoten a la columna Entrades/compres. Es modifica el preu mitjà ponderat de les existències per la compra realitzada a un preu d’adquisició d’import diferent. El resultat a existències queda reflectit en la taula.
  7. Sortida del dia 28 de gener. No es produeix cap tipus de modificació en el preu mitjà ponderat i es realitzen les anotacions a la columna Sortides/vendes al preu unitari de les últimes existències. El resultat a existències és el que teniu en la taula.
Taula: Existències del dia 7 de gener. PMP
1) Unitats 3) Preu unitari PMP 2) Import Total
20 (existències anteriors) + 20 (entrada) = 40 10.800 / 40 = 270 4.800 + 6.000 = 10.800
Taula: Existències del dia 12 de gener. PMP
1) Unitats 3) Preu unitari PMP 2) Import Total
40 (existències anteriors) - 15 (venda) = 25 270 10.800 - 4.050 = 6.750
Taula: Existències del dia 18 de gener. PMP
1) Unitats 3) Preu unitari PMP 2) Import Total
25 (existències anteriors) - 10 (venda) = 15 270 6.750 - 2.700 = 4.050
Taula: Existències del dia 23 de gener. PMP
1) Unitats 3) Preu unitari PMP 2) Import Total
15 (existències anteriors) + 35 (compra) = 50 13.850 / 50 = 277 4.050 + 9.800 = 13.850
Taula: Existències del dia 28 de gener. PMP
1) Unitats 3) Preu unitari PMP 2) Import Total
50 (existències anteriors) - 20 (venda) = 30 277 13.850 - 5.540 = 8.310

Així, les existències finals a dia 28 de gener són de 30 unitats a valorades a 277 €/unitat i un valor total de 8.310 € pel mètode de valoració del PMP.

Cas pràctic de fitxa de magatzem pel mètode FIFO

L’objectiu d’aquesta activitat és conèixer el mètode FIFO.

Mitjançant aquest cas pràctic s’analitza el mètode FIFO pas a pas (vegeu la figura).

Figura Cas pràctic FIFO

Els passos que s’han realitzat en les anotacions de la fitxa de magatzem de la figura, són els següents (Cal fer les operacions indicades, des de la taula fins a la taula, seguint l’ordre 1, 2 i 3):

  1. Existències inicials. La fitxa s’ha obert el dia 2 de gener amb unes existències de 20 unitats a un preu unitari de 240 €; l’import total és de 4.800 €. Si hi hagués existències a preus diferents i amb data d’entrada diferents haurien de col·locar-se per ordre cronològic situant primer les més antigues.
  2. Compra del dia 7 de gener. S’adquireixen 20 unitats a 300 € la unitat amb un import total de 6.000 €. L’anotació es realitza a la columna d’Entrades/compres. Les existències s’han d’anotar una darrere de l’altra; per tant, s’anotaran després de les que ja hi havia, tal com figura en la taula.
  3. Sortida del dia 12 de gener. Surten 15 unitats i les primeres unitats que surten són les primeres que van entrar; per tant, es lliuren 15 unitats al preu unitari de 240 € que fan un import total de 3.600 €. Les existències que queden al magatzem són les que figuren en la taula.
  4. Sortida del dia 18 de gener. Es lliuren 10 unitats i les primeres unitats que surten són les més antigues; per tant, surten 5 unitats al preu unitari de 240 € amb un import de 1.200 € i, com que no són suficients per servir la petició de material, s’agafen 5 unitats més de les següents en ordre d’entrada; en aquest cas, aquestes 5 unitats tenen un preu unitari de 300 € i un import total de 1.500 € i es realitza l’anotació a la columna de Sortides/vendes. Les existències que queden al magatzem són les de la taula.
    El punt de comanda indica que s’ha de realitzar el proveïment de les mercaderies, ja que no arriben a 20 unitats, que és l’indicatiu de la necessitat de demanar més unitats.
  5. Comanda del dia 18 de gener. Es realitza una comanda fins a l’estoc màxim: 50 u. - 15 u. = 35 u. No es registra en la fitxa de magatzem perquè no suposa cap entrada ni sortida de l’article.
  6. Compra del dia 23 de gener. Després de 5 dies de l’emissió de la comanda anterior, arriben les unitats demanades i s’anoten a la columna d’Entrades/compres pel seu preu d’adquisició; en aquest cas, és de 280 € amb un import total de 9.800 €. A la columna d’Existències s’anoten per separat per ordre cronològic (primer les entrades més antigues) i cada entrada amb el seu preu d’adquisició. Les existències amb aquesta compra queden reflectides en la taula.
  7. Sortida del dia 28 de gener. Es lliuren 20 unitats i les primeres unitats que surten són les més antigues; per tant, surten 15 unitats al preu unitari de 300 € amb un import de 4.500 € i, com que no són suficients per servir la petició de material, s’agafen 5 unitats més de les següents en ordre d’entrada, en aquest cas aquestes 5 unitats tenen un preu unitari de 280 € i un import total de 1.400 € i es realitza l’anotació a la columna de Sortides/vendes. Les existències que queden al magatzem són les de la taula.
Taula: Existències del dia 7 de gener. FIFO
1) Unitats 2) Preu unitari FIFO 3) Import total
20 (existències anteriors) 240 20 × 240 = 4.800
20 (nova entrada) 300 20 × 300 = 6.000
Taula: Existències del dia 12 de gener. FIFO
1) Unitats 2) Preu unitari FIFO 3) Import total
20 (existències més antigues) - 15 (venda) = 5 240 5 × 240 = 1.200
20 (existències més recents) 300 20 × 300 = 6.000
Taula: Existències del dia 18 de gener. FIFO
1) Unitats 2) Preu unitari FIFO 3) Import total
5 (existències més antigues) - 5 (part de la venda) = 0
20 (existències més recents) - 5 (part final de la venda) = 15 300 15 × 300 = 4.500
Taula: Existències del dia 23 de gener. FIFO
1) Unitats 2) Preu unitari FIFO 3) Import total
15 (existències anteriors) 300 15 × 300 = 4.500
35 (nova entrada) 280 35 × 280 = 9.800
Taula: Existències del dia 28 de gener. FIFO
1) Unitats 2) Preu unitari FIFO 3) Import total
15 (existències més antigues) - 15 (part de la venda) = 0
35 (existències més recents) - 5 (part final de la venda) = 30 280 30 280 = 8.400

Per tant, les existències finals a 28 de gener pel mètode FIFO són 30 unitats a un preu d’adquisició unitari de 280 €, que donen un valor total de 8.400 €.

Anar a la pàgina següent:
Exercicis d'autoavaluació