Documentació general

Per poder fer bé la nostra feina és imprescindible l’ús de la documentació, ja que és necessària per atendre els pacients a les clíniques, els hospitals i els consultoris i per poder transmetre i compartir informació dins de la institució sanitària.

Un document és un testimoni material d’un fet o acte realitzat en funcions per institucions o persones físiques, registrat en una unitat d’informació en qualsevol tipus de suport (paper, documents electrònics, radiografies, TAC, fotografies…) en llenguatge natural o normalitzat. És el testimoni d’una activitat humana fixada en un suport, que dóna lloc a una font arxivística o audiovisual, entre d’altres.

Per als documents en paper se solen fer servir formats estandarditzats; habitualment, DIN A4 (210 x 297 mm) i mides majors (DIN A3, el doble de l’anterior, 297 x 420 mm) o menors (DIN A5, la meitat, 148 x 210 mm).

Importància de la documentació en l'atenció sanitària

Un document sanitari és el suport de qualsevol tipus que conté un conjunt de dades i informacions de caràcter assistencial i les originades com a conseqüència dels tràmits administratius.

La història clínica constitueix l’element clau per a l’exercici dels professionals sanitaris, tant des del punt de vista assistencial, ja que actua de recordatori per al maneig clínic del pacient, com des de l’investigador i docent, perquè permet l’anàlisi retrospectiva de l’atenció sanitària.

Es pot definir com a document el mitjà i el suport on es recull la informació procedent de la pràctica clínica relativa a un malalt i on es resumeixen tots els processos a què ha estat sotmès.

Tant a les petites consultes com als hospitals o a qualsevol altra entitat sanitària s’han de conservar adequadament els documents importants, perquè alguns són legalment exigibles. A tots els pacients hospitalitzats se’ls ha de proporcionar l’informe d’alta quan surtin de l’hospital; de la mateixa manera, també són obligatòries les factures en els actes de compravenda. En casos de reclamacions per males pràctiques o si hi ha problemes judicials, la documentació serà clau.

Finalment, per a una atenció sanitària de qualitat, s’emmagatzema, en els documents de la història clínica, molta informació que es va generant i es va registrant. És imprescindible l’accés immediat a documents quan s’ha d’atendre un pacient hospitalitzat, s’ha conèixer l’evolució clínica, les constants vitals, els resultats de les seves proves diagnòstiques d’imatge (com els raigs X, de laboratori de bioquímica, d’anatomia patològica…), els tractaments…

Estructura dels documents

Els documents en general, i en l’assistència sanitària en particular, segueixen aquest esquema o estructura similar en tres parts:

  • Encapçalament (part superior): normalment és a l’angle superior esquerre i inclou les dades d’identificació de l’emissor del document i el logotip de la clínica/hospital. A l’angle superior dret habitualment apareix la identificació del destinatari o del pacient a qui es refereix la informació.
  • Cos (part central): inclou el contingut específic de l’assistència sanitària o altres tipus de contingut on apareix la informació característica de cada document; aquesta fracció ocupa la major part del document.
  • Peu del document (part inferior): és la part on apareix la datació (localitat i data en què s’ha redactat, que també pot figurar en un altre lloc del paper) i la signatura i/o segell de qui elabora el document o institució que genera el document.

Estructura general d'un document

En el següent enllaç trobareu un exemple real d’un full d’infermeria: goo.gl/GrF8Y1.

Criteris i normativa per emplenar documents

Etimològicament, la paraula document es pot definir com un escrit que acredita alguna cosa. És, per tant, qualsevol cosa que pugui servir de base a un coneixement i produir una informació o ensenyament, independentment del suport que contingui la informació.

Les normes bàsiques per emplenar documents sanitaris s’han de respectar, independentment del suport en què aquests es realitzin, encara que s’efectuaran canvis subtils destinats a l’adaptació al suport. Els principals criteris que s’han de seguir són:

  • Objectivitat: han d’estar escrits de forma objectiva, sense prejudicis, judicis de valor o opinions personals. Les anotacions que reflecteixen expressions del pacient o dels seus familiars s’hauran de realitzar entre cometes.
  • Precisió i exactitud: els documents han de ser precisos, complets i fidedignes. És recomanable que les anotacions de successos o esdeveniments reflecteixin les hores d’inici i fi i el personal responsable de l’anotació.
  • Llegibilitat i claredat: aquest apartat és aplicable sobretot als registres en paper. La lletra amb la qual s’emplenen haurà de ser perfectament clara i llegible, de manera que es recomana l’ús de majúscula. Les anotacions seran, a més, correctes ortogràficament i gramaticalment. S’evitaran les abreviatures, atès que poden portar a errors de comprensió.
  • Simultaneïtat: és recomanable que els registres sanitaris es realitzin en el moment de l’assistència o esdeveniment. Els documents que no s’emplenen en el moment adequat poden comportar després errors derivats de dades no recordades.

La gestió de la qualitat documental en els establiments sanitaris

El terme qualitat expressa la mesura en què un client veu satisfets els seus desitjos, expectatives i necessitats en consumir un producte o usar un servei. L’avaluació de la qualitat en àrees sanitàries es basarà en el model bàsic establert per Donabedian, consistent en tres punts clau:

Avedis Donabedian

Avedis Donabedian (1919-2000) va ser un metge i fundador de l’estudi de la qualitat en la investigació sanitària i de resultats mèdics. És famós per haver creat el model de cura de Donabedian.

  • Estructura: és l’avaluació de cadascuna de les accions que conformen el tractament separadament. Per a això podem utilitzar documents que ens permetin avaluar el rendiment del gabinet establint ràtios de guany.
  • Procés: és el conjunt d’accions necessàries per a la prestació d’un servei. Tots els passos que es donen per fer una tècnica odontològica concreta suposen el procés de la mateixa. Per a la valoració del procés s’estableixen protocols de personal que han de ser avaluats periòdicament mitjançant enquestes realitzades pel personal que efectua les tècniques.
  • Resultat: és la qualitat del servei en si mateix, amb tota la càrrega de la valoració subjectiva que comporta. Per valorar el resultat s’utilitzen documents com les enquestes de satisfacció del pacient.

La normalització de sistemes de gestió documental és responsabilitat del Subcomitè Tècnic 11 sobre Gestió de Documents i Arxius (SC11), integrant del Comitè Tècnic 46 d’ISO, el qual ha desenvolupat el codi de bones pràctiques ISO 15489 (2001), pel qual han de regir-se els arxius per obtenir una certificació de qualitat en el seu maneig.

Cada vegada es fa més evident que no hi pot haver un assegurament de la qualitat si no hi ha, al mateix temps, un sistema de gestió documental sòlid que li doni suport.

La gestió de documents ha de complir amb els millors estàndards de qualitat per assegurar la viabilitat dels documents, així com la ràpida recuperació dels mateixos i de la informació que contenen quan sigui necessari.

Al mercat existeixen diferents tipus d’aplicacions informàtiques que ens garanteixen la correcta tramitació dels documents. Les principals característiques que han de tenir aquests sistemes són:

  • Capacitat per gestionar qualsevol tipus de document: PDF, imatges, vídeos, arxius d’àudio…
  • Escalabilitat, o capacitat de créixer segons les necessitats de l’àrea en la qual s’implanti.
  • Potència en les recerques per a la recuperació ràpida dels arxius sense gaires rutes.
  • Facilitat en el seu ús i administració.
  • Diferents nivells de seguretat i amb opcions per garantir els drets d’autor.
  • Personalització de la visualització de resultats en funció de la cerca i del tipus de document.

Tipus de documentació

La documentació pot ser no sanitària, que inclou els documents similars als empleats en qualsevol altre tipus d’entitat no sanitària, com ara documents d’operacions de compravenda, albarans, factures, nòmines, contractes… O sanitària, que és el conjunt de documents generats en l’atenció als pacients i en les activitats de gestió administrativa relacionades amb aquesta atenció.

Així, serà especifica de les institucions sanitàries tant la documentació clínica, relacionada directament amb la salut del pacient, com la documentació no clínica, necessària per al procés assistencial però no relacionada amb dades sanitàries.

Els aspectes referents a la documentació clínica es tractaran en l’apartat “Documentació clínica” d’aquesta unitat.

Documentació no sanitària

En les relacions que s’estableixen entre diferents organitzacions, les comunicacions escrites tenen un paper rellevant. La seva importància rau en el fet que qualsevol document que ens arriba és un registre verificable per terceres persones, per la qual cosa és un element indispensable per tal d’acreditar el contingut de les comunicacions.

En el dia a dia de l’empresa hi ha comunicacions escrites amb clients i proveïdors per gestionar compres i vendes o per dur a terme la gestió del personal i, sovint, l’empresa també es relaciona amb l’Administració pública. Així, la documentació no sanitària inclou documentació corresponent a:

  • La gestió dels recursos econòmics.
  • La gestió del personal sanitari i no sanitari del centre.
  • Les gestions administratives.
  • La comunicació amb clients i proveïdors.
  • La comunicació amb clients. Agenda de cites a les consultes sanitàries.

Les gestions de recursos econòmics i administratius de compravenda es tractaran a la unitat “Administració i gestió”, d’aquest mateix mòdul.

Comunicació amb clients i proveïdors. Cartes comercials

La correspondència, i més concretament la carta, és el mitjà de comunicació més característic i normalitzat que utilitza l’empresa sanitària per relacionar-se amb el món exterior. La carta actua com a testimoni escrit i garanteix, davant de l’autoritat competent, acords i decisions preses en el si de l’empresa, així com també és l’eina que permet la planificació i el seguiment de projectes entre les parts que es relacionen.

Amb el temps s’han perfeccionat les normes, els estils i els formats que afecten aquesta modalitat de comunicació fins a arribar al correu electrònic, que ha resolt, de forma precisa i en temps real, els desavantatges principals d’una carta comercial escrita, que són el temps necessari per a la seva recepció i resposta i la incertesa d’aquesta recepció final per part del destinatari.

Com en el cas de les comunicacions internes, actualment un gran nombre de comunicacions externes es fan mitjançant el correu electrònic. Amb independència del canal utilitzat, les relacions que han de mantenir les empreses sanitàries a causa de les seves activitats comercials continuen essent les mateixes i, generalment, el contingut del cos de la carta és directament traslladable al cos del missatge de correu electrònic.

La carta comercial té tres parts (vegeu la figura):

  • L’encapçalament de la carta també es coneix com a capçalera. És la part més formal de tot el document, ha de ser fàcil de llegir i de recordar, i també ha de ser agradable a la vista. Ocupa l’espai superior del paper, bé centrat, alineat amb el costat esquerre o bé ocupant tota l’amplària del paper, i està formada, al seu torn, pels apartats següents: dades del remitent, dades del destinatari, data (actualment és més habitual trobar-la al peu), referències i assumpte.
  • En el cos s’inclou la fórmula de salutació i el nucli de la carta, on destaquen la introducció a la idea, el desenvolupament i la conclusió final:
    • La salutació és una fórmula de cortesia que es troba just abans del text, i va seguida d’una coma. Les salutacions més habituals són “Senyor”, “Senyora”, “Benvolgut senyor” o “Benvolguda senyora”, o les corresponents formes plurals. Si la carta va adreçada a una persona o a un grup de persones destacades socialment o culturalment, es pot utilitzar “Distingit senyor”, “Distingida senyora” o les corresponents formes plurals.
    • La introducció de la idea, que és important perquè cerca influir en l’interès del destinatari. El motiu d’aquest element dependrà de si som nosaltres els qui ens posem en contacte per demanar informació o de si responem una carta que se’ns havia enviat anteriorment. En aquest últim cas haurem de fer constar l’avís de recepció.
  • En el peu hi tenim la fórmula de comiat, la signatura, la data (actualment és més habitual trobar-la al peu que a l’encapçalament) i les informacions addicionals, com ara els annexos.

A part dels criteris generals de redacció, convé recordar que, des del primer moment, cal definir el to de la relació entre els comunicants. Aquest to, que sempre s’ha de moure en un nivell de formalitat, pot ser solemne, respectuós o cordial. Pel que fa als tractaments personals, cal distingir l’emissor del receptor. Per a l’emissor podeu triar entre la primera persona del singular o la del plural. Si el to ha de ser més directe i personal cal escriure en primera persona del singular. Pel que fa al receptor, la forma de tractament és “vós”, “vostè” o “vostès”.

Figura Estructura d’una carta comercial, segons les normes de la Comissió Assessora de Llenguatge Administratiu

Comunicació amb clients. Agenda de cites a les consultes sanitàries

Les empreses que presten serveis sanitaris utilitzen agendes de cites de pacients per poder atendre l’atenció sanitaria i preveure l’activitat diària.

El tècnic en cures auxiliars d’infermeria (TCAI) és responsable de l’elaboració d’aquesta agenda de cites en moltes clíniques petites, i en aquests casos existeixen programes de gestió clínica que inclouen les dades recomanades per poder gestionar les cites dels pacients. En els grans hospitals i centres d’atenció primaria existeix personal administratiu especific per desenvolupar aquestes tasques.

Les agendes, siguin convencionals o informatitzades, tenen blocs definits per dies de la setmana i franges horàries per adjudicar a cadascun dels professionals que hi treballen els diferents pacients que demanen atenció sanitària. Les característiques de cada institució aconsellaran un temps d’atenció per cada franja de l’agenda que ha d’incloure temps per a l’activitat eminentment clínica, preparar el pacient, preparar i recollir materials i precaució per deixar temps per a cites urgents.

Figura Agenda de cites sanitaries

Les dades mínimes recomanades per poder gestionar una agenda de cites de pacients són les següents:

  • Nom i cognoms del pacient.
  • Número de telèfon. És necessari per poder comunicar anul·lacions, canvis o recordatoris de la cita.
  • Assumpte de la visita. Per poder valorar el temps necessari per a l’atenció i optimitzar les franges temporals de l’agenda.
  • Material necessari segons la tipologia de la visita per fer previsió si no fos material habitual.
  • Forma de pagament. Si és un pacient d’una mútua o una gestió totalment privada.

Pel que fa al recordatori de les cites, a banda del correu electrònic, l’enviament d’SMS o la trucada telefònica, tots fets des del centre, el pacient també pot informar-se de les cites per ell mateix mitjançant:

  • Plataformes digitals: a través d’aquestes pàgines, el pacient pot gestionar la seva cita, seleccionant horari, personal sanitari que vol que l’atengui… Aquestes cites són recollides per la institució que gestiona, amb el programa de cites, la programació de l’atenció.
  • Correu electrònic: consisteix a demanar cita per part de l’usuari al centre mitjançant un correu electrònic. És un sistema lent i poc àgil, perquè en l’interval de resposta hi pot haver canvis en l’agenda.
  • Sistema de cites per telèfon: l’usuari truca per telèfon al centre i el professional encarregat d’aquesta tasca li adjudica una cita d’entre de les disponibles.
  • Cites en el consultori: per pacients que estan rebent una atenció continuada i han de demanar una nova visita.

Documentació sanitària no clínica

La documentació no clínica engloba els documents administratius necessaris per a la gestió, l’organització i la coordinació de recursos i factors dels centres. Aquests documents poden facilitar la comunicació interna al centre, documentació intracentre, o bé entre centres relacionats, documentació intercentre.

Tots aquests processos de gestió estan altament informatitzats i inclouen procediments molt diferents que tenen en comú el seu caràcter no clínic i que són necessaris per la comunicació entre els professionals.

Documentació sanitària intracentre

La documentació intracentre fa referència a la comunicació interna del mateix centre; parlem de documents com ara:

  • Sol·licituds d’històries clíniques a un departament o a l’arxiu.
  • Llista de treball amb les tasques d’un determinat departament.
  • Planificació i petició de proves complementàries.
  • Fulls de citació, que tenen com a finalitat informar el pacient sobre quan i on es va realitzar l’exploració o el tractament. Poden anar amb un fullet informatiu de les característiques de la prova que es farà i la preparació que ha de seguir el pacient. Aquest document es lliura al pacient en el moment de la citació, si aquesta es realitza en la seva presència, o es pot enviar per correu postal. És un document no clínic que no hem de conservar més enllà de la data de realització de la prestació i no forma part de la història clínica.
  • Documents de petició i recepció de material per sol·licitar al magatzem de l’hospital productes que s’usen en l’atenció sanitària, com ara material de cures, xeringues, instrumental…
  • Enquesta de satisfacció del pacient. La formalització de l’enquesta de satisfacció consisteix a demanar al pacient o familiar que aporti la seva opinió sobre l’atenció rebuda. Aquesta informació, degudament recopilada i analitzada, indica com ens relacionem amb el pacient i permet conèixer opcions de millora. Una enquesta és documentació no clínica que, un cop analitzada i tabulada, no cal conservar. Els seus resultats han de ser fets públics tant dins de la unitat i entitat com a la web, en el cas de disposar-ne.
  • Documents d’enviament o petició de material al servei d’esterilització. Amb el material que s’envia s’adjunta la llista detallada d’aquest material. Per demanar material esterilitzat també s’empren documents similars als anteriors.
  • Petició i recepció de medicaments; on s’empra el sistema de dosis unitàries o unidosi. La petició individualitzada dels medicaments prescrits cada dia al pacient s’envia a farmàcia hospitalària, des de cada unitat assistencial. El servei de farmàcia hospitalària, mitjançant sistemes automatitzats, prepara separadament la medicació diària de cada pacient (en dosis unitàries identificades), a punt per a l’administració en carros de dosis unitàries.
  • Plantilles de dietes, per informar la cuina de l’hospital de les dietes que han de servir-se als pacients ingressats a la unitat d’hospitalització segons la prescripció del facultatiu.

Documentació sanitària intercentre

La documentació intercentre fa referència a la comunicació entre centres relacionats; parlem de documents com ara:

  • Sol·licitud d’informe mèdic: l’emplena el pacient amb la finalitat d’obtenir un informe escrit del seu estat de salut.
  • Part del jutjat de guàrdia: és un document que descriu les lesions del pacient a la seva arribada al centre. Sol utilitzar-se en cas de violència o criminalitat.
  • Imprès de reclamacions i suggeriment: s’hi reflecteixen les dades de la persona, la reclamació o suggeriment en qüestió i els motius; pot anar acompanyat, a més, de les proves que la persona consideri necessàries.
  • Justificant de visita mèdica: serveix per acreditar la visita a un metge, el dia, l’hora i el servei en el qual la persona ha estat atesa.
  • Recordatori: és un document que ajuda el pacient a recordar les citacions.
  • Imprès de derivació: serveix per fer trasllats d’un pacient d’un centre a un altre.
  • Targetes sanitàries: com la targeta sanitària individual (TSI), que és un document administratiu de caràcter personal ideat per identificar i facilitar l’accés dels ciutadans a l’atenció sanitària que proporciona el Sistema Nacional de Salut (SNS). A banda, hi ha targetes d’assegurances privades d’assistència mèdica i odontològica.
  • Sol·licituds i volants: estan específicament dissenyats per vehicular peticions a altres serveis o a altres centres sanitaris.
  • Peticions: són documents en els quals se sol·liciten estudis i/o tractaments.
  • Documents d’interconsulta: són el canal de comunicació bàsic entre professionals d’atenció primària i atenció especialitzada i entre els diferents professionals d’atenció especialitzada. És una petició d’uns professionals a altres en què se sol·liciten serveis d’una altra especialitat o la realització de proves que condueixin a un diagnòstic.
  • Informes: els informes mèdics s’emeten per congregar la informació continguda en la història clínica del pacient en la seva totalitat o parcialment. El pacient té dret a l’emissió d’aquests informes sempre que sigui necessària com a representació de la seva història clínica, que ha de ser custodiada al centre de referència el temps estipulat per llei.

A banda, tenim la recepta electrònica, que facilita l’accés a la prestació farmacèutica i la gestió dels medicaments per part d’usuaris i pacients. La recepta electrònica a Catalunya, o Rec@t, és un sistema consolidat que integra els processos de prescripció i dispensació de la prestació farmacèutica mitjançant les TIC i el treball en xarxa, i que estableix mecanismes que afavoreixen l’ús racional del medicament. Actualment, la Rec@t possibilita:

  • Oferir una eina centrada en els pacients que dóna més i millor informació mitjançant el pla de medicació.
  • Facilitar l’obtenció i la dispensació de medicaments de manera segura i ràpida.
  • Contribuir a una prescripció més eficient i a una utilització més racional i segura dels medicaments per contribuir a la sostenibilitat del sistema de salut.
  • Facilitar la cohesió dels diferents nivells assistencials i proporcionar als professionals sanitaris vies de comunicació i de suport a les seves tasques diàries mitjançant diverses eines per a la prescripció.
  • Descarregar d’activitats burocràtiques els professionals sanitaris perquè puguin fer una gestió més eficient del temps per a tasques assistencials.
  • Representar una aposta per les noves tecnologies al servei de la salut.

Confidencialitat i secret professional

Històricament s’ha considerat que els professionals de la salut tenen l’obligació ètica de mantenir el secret de tot allò que coneixen en l’exercici de la seva professió. Amb aquesta confiança, el pacient s’acosta als professionals sanitaris.

Molts autors consideren que el respecte a l’autonomia personal és la premissa més important per fonamentar la salvaguarda de la confidencialitat. L’argument seria que sense confidencialitat no hi ha privacitat, i sense aquesta es perd el control de la pròpia vida. Així, hi ha una relació recíproca entre el dret del pacient a preservar la seva intimitat i l’obligació de secret per part del metge, que es manifesta en la posada en marxa de mesures adequades per a la protecció de dades sanitàries.

Des del punt de vista jurídic, el secret professional neix d’una promesa tàcitament formulada de conèixer, per part del professional sanitari, una sèrie d’informacions confidencials del pacient mitjançant l’exercici de la seva professió, i es recolza en una sèrie de principis jurídics que regulen el secret, d’acord amb diferents criteris o doctrines. Aquest principis han determinat i determinaran, en les diverses legislacions, èpoques i països, els matisos i les limitacions del secret.

Protecció de dades

En l’àmbit espanyol, la legislació vigent en matèria de documentació, protecció de dades i drets i obligacions relacionats amb la documentació general es troba a:

  • La Constitució espanyola, que representa la regulació de major rang que estableix el dret a la intimitat dels ciutadans, recomanant limitar l’ús de la informàtica en el seu article 18 i remetent la regulació del secret professional a una llei específica, encara no desenvolupada, en el seu article 20.1.
  • El dret a la intimitat està regulat més extensament en la Llei orgànica de protecció civil del dret a l’honor, a la intimitat personal i familiar i a la pròpia imatge, que en el seu article 7.4 considera intromissió il·legítima, catalogada com a falta greu, la revelació de dades privades d’una persona o família conegudes a través de l’activitat professional i oficial de qui les revela, imposant l’obligació d’indemnitzar el dany causat.
  • La Llei 41/2002, de 14 de novembre, bàsica reguladora de l’autonomia del pacient i de drets i obligacions en matèria d’informació i documentació clínica, ha derogat pràcticament els articles 10 i 11 de la Llei general de sanitat (LGS) de 1986 i el conegut article 61.
  • La Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal.

“La present Llei orgànica té per objecte garantir i protegir, pel que fa al tractament de les dades personals, les llibertats públiques i els drets fonamentals de les persones físiques, i especialment del seu honor i intimitat personal i familiar.”


Llei Orgànica 15/1999; article 1.

En aquesta llei es recull el tractament que s’ha de donar a les dades personals dels pacients. Es considera tractament d’aquestes dades qualsevol operació o procediment tècnic, de caràcter automatitzat manual, que permeti la seva recollida, gravació, conservació, elaboració, modificació, bloqueig o cancel·lació, així com les cessions de dades que resultin de comunicacions, consultes, interconnexions i transferències.

La llei protegeix, a més, de forma especial en el seu article 7, les dades referents a ideologia, afiliació sindical, religió, creences, origen racial, salut i vida sexual, per la seva particular sensibilitat i per pertànyer a l’àmbit més íntim de les persones.

Així, l’àmbit d’aplicació d’aquesta llei s’estén a:

  • Fitxers automatitzats: sistemes informàtics, aplicacions, agendes electròniques o història clínica electrònica.
  • Fitxers manuals: arxius, formularis, qüestionaris, currículum o història clínica en paper.
  • Fitxers temporals: còpies de treball o còpies de seguretat.

No s’aplica, per contra, segons el seu article 1.2, als fitxers mantinguts per persones físiques en l’exercici d’activitats exclusivament personals o domèstiques. A causa d’aquesta regulació dels fitxers, tot el personal que té contacte amb ells ha de guardar el secret professional d’aquests, encara que s’acabi la relació contractual amb l’empresa.

Enviaments, reclamacions i arxivament de documents

L’enviament i la transmissió dels documents sanitaris han de ser realitzats de manera que es garanteixi la seguretat del document en tot moment. Per això, tota transferència anirà acompanyada dels corresponents fulls de remissió o relació de lliurament, que seran signats tant pel responsable de la dependència des d’on s’envia el document com per la persona que el rep després de la comprovació que el document rebut és el sol·licitat.

Els fulls de remissió s’han d’enviar generalment per triplicat, i contindran com a mínim les següents dades:

  • Data.
  • Número d’ordre.
  • Descripció de cada un dels documents que s’envien.
  • Vigència administrativa dels documents.
  • Referència per a la localització dels documents (aquesta dada serà proporcionada per l’arxiu d’origen en funció del sistema d’ordenament que es realitzi).

Les transferències de documents poden ser de dos tipus:

  • Directes: consisteixen en la recepció de la documentació de tramitació conclosa procedent de les diferents dependències administratives, acompanyada dels seus corresponents fulls de remissió.
  • Indirectes: permeten la recepció de documentació al marge del procediment regular o ordinari. És a dir, la documentació ingressa mitjançant compra, donació, dipòsit o devolució.

Quan un document enviat no arriba a la seva destinació en el termini determinat per a la seva arribada haurà de reclamar-se. La reclamació es farà a través de les dades que permeten la identificació del document i, igual que amb els enviaments, és recomanable que es realitzi mitjançant documentació per triplicat.

Anar a la pàgina anterior:
Exercicis d'autoavaluació
Anar a la pàgina següent:
Activitats