Organització i cultura d'empresa

Entre les característiques principals que condicionen el funcionament de l’empresa trobem l’organització i la cultura d’empresa. L’organització influeix en la distribució de tasques i responsabilitats entre els diversos membres que componen l’empresa; en canvi, la cultura d’empresa aplega un conjunt de valors intangibles que condicionen la manera d’actuar dels treballadors.

Organització i estructures organitzatives

Un factor que forma part de l’empresa és l’organització de les relacions d’autoritat, coordinació i comunicació, que formen l’activitat del grup humà i la relació interna i, també, amb l’exterior. Aquesta estructura organitzativa és definida per l’empresari.

En general, el terme organització implica l’ordenació d’activitats i de recursos amb la finalitat d’assolir uns objectius.

És molt difícil que una empresa sense una organització determinada funcioni amb una certa eficàcia.

Des de la perspectiva de l’empresa, el terme organització rep dos significats diferents:

  • com a ordenació d’un procés i
  • com un grup de persones associades per a la consecució d’unes fites.

L’organització permet saber al treballador fins on arriba la seva feina i on comença la dels altres, qui té autoritat per decidir, etc.

Principis d'organització

És convenient que les empreses es regeixin per uns principis d’organització que en facilitin la gestió amb la finalitat d’assolir estabilitat i harmonia. Aquests principis d’organització són els següents:

  • Unitat de comandament. Consisteix a assignar un responsable únic per a cada tipus d’ordre que pugui rebre el treballador per evitar missatges contradictoris. El treballador ha de rebre ordres només d’un superior.
  • Fixació d’objectius. Consisteix a fixar les metes que han d’assolir els treballadors amb el desenvolupament de la seva feina, per orientar-los.
  • Divisió del treball. És un principi que consisteix en la divisió d’un procés complex d’activitat en tasques més bàsiques.
  • Especialització. És un principi que consisteix a concentrar tasques o funcions segons el coneixement que requereix el seu desenvolupament o execució. S’assigna a cada persona la tasca per a la qual està més capacitada.
  • Coordinació. És el procés d’encaix i sincronització de les diferents activitats de manera que actuïn juntes per a la consecució dels objectius de l’empresa. És la conseqüència directa de la divisió del treball.
  • Control. Consisteix a verificar l’acompliment de les tasques assignades per assegurar-se que es realitzen tal com s’havia planificat i corregir les possibles desviacions significatives.
  • Jerarquia. Cal definir qui decideix, controla i executa les tasques dins de l’empresa i, per això, cal assignar a cada nivell de comandament l’abast de la seva autoritat i responsabilitat, i les persones que estan sota les seves ordres.
  • Responsabilitat. Cada persona és responsable de la feina que duu a terme. La responsabilitat és proporcional a les atribucions.
  • Comunicació. Cal definir les vies de comunicació internes i externes que tenen els treballadors de l’empresa per garantir la transmissió d’informació.
  • Delegació d’autoritat. És el procés mitjançant el qual es concedeix autoritat. El procés de delegació implica assignar obligacions, atorgar autoritat i crear responsabilitats. Alguns dels avantatges són que deixa temps lliure per a tasques més importants, desenvolupa la iniciativa, la competència i la motivació dels subordinats, i permet uns nivells de decisió adequats.

Estructura organitzativa

L’estructura organitzativa s’esdevé en qualsevol grup humà: la família, la comunitat de veïns, etc.

L’estructura organitzativa de l’empresa és el reflex de la divisió del treball i la coordinació de les funcions dels treballadors per aconseguir els objectius de l’empresa. Aquesta divisió del treball es concreta en departaments o funcions i s’inicia de manera horitzontal. Pensem per exemple en una petita organització dedicada a la restauració. Si només disposa de dues persones, l’una es destinarà a la cuina i l’altra, al bar i a atendre els clients. Si l’empresa creix, probablement a la cuina hi haurà un responsable de rentar plats, una persona encarregada d’elaborar plats freds (per exemple, amanides) i una altra de confeccionar plats calents. Alhora, d’atenció al públic tindrem un responsable de la barra i un cambrer. Així doncs, veiem que, en créixer l’empresa, augmenta també l’especialització de les tasques que desenvolupen els treballadors.

A mesura que l’empresa creix o evoluciona i les tasques són més complexes, l’estructura també pren forma vertical. Com més gran és l’empresa, més complexa és la seva estructura i més nivells jeràrquics s’estableixen. Així, per exemple, quan una empresa comercial creix molt, allà on només tenia un comercial ara en tindrà diversos (especialització horitzontal, que pot ser per zones o per productes, per exemple), però també hi haurà una figura de cap de vendes que controlarà l’execució de la feina dels diferents venedors.

Ara bé, no totes les empreses que tenen el mateix nombre de treballadors tenen una estructura equivalent. L’estructura de l’empresa depèn, a més dels recursos humans, d’altres factors com ara els materials i tècnics i, també, de l’entorn.

L'organigrama

L’estructura organitzativa de l’empresa i les relacions entre els seus elements es representen mitjançant l’organigrama.

L’organigrama és una representació gràfica i sintètica de l’estructura organitzativa de l’empresa, és a dir, els departaments de què consta i la relació d’autoritat i funcionalitat que hi ha entre aquests departaments.

L’organigrama està representat per caselles unides mitjançant dos tipus de línies:

  • Línies verticals que representen les relacions jeràrquiques o de subordinació; és a dir, la posició que té més autoritat es troba en el lloc més elevat.
  • Línies horitzontals que representen les relacions funcionals.

Les característiques principals de l’organigrama són les següents:

  • Representa la realitat de l’empresa en un moment determinat.
  • És un element dinàmic que pot evolucionar al mateix temps que evoluciona l’empresa.
  • És una representació concreta i fidel de les relacions internes de l’empresa i la seva jerarquització.

Tipus d'organigrames

Hi ha molts tipus d’organigrames, alguns molt complexos. Entre els tipus d’organigrames més usuals en destaquen dos:

  • Organigrama vertical. Les unitats de comandament se situen a dalt i les subordinades, a baix.
  • Organigrama horitzontal. Les unitats de comandament se situen a l’esquerra i les subordinades, a la dreta.

Organització formal i organització informal en l'empresa

En el lloc de treball s’estableixen mecanismes d’organització que permeten coordinar la feina, transmetent informació, exercint control i establint mecanismes per solucionar problemes.

Tanmateix, cal tenir presents dues vessants d’aquesta organització, la formal i la informal.

L’organització formal és l’organització oficialment preestablerta. És a dir, la que defineix la direcció d’acord amb una anàlisi racional i reflectida en els organigrames.

Tanmateix, hi ha una altra organització potenciada per les relacions que s’estableixen entre les persones d’una manera espontània.

L’organització informal és l’organització que neix espontàniament, fruit de les relacions personals en el treball i dels interessos comuns.

Models d'organització

A l’hora de planificar l’organització de la nostra empresa cal tenir presents els diferents principis organitzatius i les característiques de l’empresa. Hem de considerar les diferències que hi pot haver, per exemple, entre una empresa que es dedica a enviar equips de treballadors amb diferents especialitzacions a fer projectes a altres localitzacions (com fan les empreses de consultoria) i una altra empresa en què els treballadors tenen poca especialització. D’aquesta manera, serà important la selecció del model d’organització que volem aplicar.

Model d'organització jeràrquic o lineal

Henri Fayol (Istanbul, 1841 - París, 1925) va ser el precursor del model administratiu, en què la divisió del treball desenvolupa un paper important.

El model d’organització jeràrquic o lineal és una estructura organitzativa en què es manté una línia d’autoritat, dels nivells superiors als inferiors, i en què la presa de decisions està centralitzada. Cada treballador rep ordres o instruccions del seu cap directe. En la figura Figure3 es pot comprovar la representació gràfica d’aquest model i en la taula Table3 es mostren els principals avantatges i inconvenients d’aquest model. Són un exemple d’aquest model l’exèrcit o l’església. Henry Fayol fou el precursor d’aquest model.

Figura Organigrama del model d’organització jeràrquic o lineal

Taula Avantatges i inconvenients del model d’organització jeràrquic o lineal
Avantatges Inconvenients
Les responsabilitats estan ben definides. Com més gran és l’empresa, més llarg és el recorregut i, per tant, més lent.
Cada treballador rep ordres d’un cap. Quan es tracta d’una empresa gran, el personal depèn del cap i hi ha poca implicació en els objectius.

Model d'organització funcional

El taylorisme és un sistema d’organització del treball mitjançant el qual es divideix el procés de producció en diferents tasques.

El model d’organització funcional (figura Figure4) és una estructura organitzativa que consisteix a agrupar les unitats segons la funció especialitzada que realitzen en l’empresa. En la taula Table4 es mostren els avantatges i els inconvenients principals d’aquest model. F. W. Taylor en fou el precursor.

Es poden produir dues situacions diferents:

  • Organització funcional centralitzada. La comunicació segueix una via jeràrquica, amb controls i verificacions. Cada lloc és ocupat per un treballador amb el risc de manca de motivació, aïllament, falta de comunicació, etc.
  • Organització funcional descentralitzada. Es basa en la distribució de funcions amb l’objectiu d’assolir la màxima rendibilitat i millor relació entre els llocs de treball, però sense perdre el caràcter final de la decisió de la direcció general.

Figura Organigrama del model d’organització funcional

Taula Avantatges i inconvenients del model d’organització funcional
Avantatges Inconvenients
Més especialització dels treballadors. L’actuació no acostuma a ser conjunta, visió restringida.
Més control per part del cap sobre una àrea determinada. Problemes d’adaptació al canvi.

Model d'organització mixt o lineal funcional

El model d’organització mixt o lineal funcional és una estructura que combina l’autoritat horitzontal amb la vertical; per tant, algunes persones de l’organització depenen de dos caps (per exemple, cap de producte i cap de departament). En la taula Table5 es mostren els avantatges i els inconvenients principals d’aquest model.

Aquest tipus de model fomenta l’especialització, l’autoritat i la responsabilitat.

Taula Avantatges i inconvenients del model d’organització mixt o lineal funcional
Avantatges Inconvenients
Més rendiment dels recursos. Doble dependència jeràrquica que pot comportar problemes: retard en la presa de decisions, lluita pel control…
El responsable d’un projecte coordina totes les funcions que l’afecten. Requereix personal amb habilitats negociadores, i interpretació de polítiques i objectius.

Model d'organització matricial

El model d’organització matricial es basa en la integració i la interrelació de les persones i les funcions, entenent que res no pot ser independent en l’empresa i que tot està interrelacionat entre si, i busca el suport de tota l’organització per a qualsevol activitat.

Els treballadors es distribueixen per funcions de les diferents àrees de l’empresa i, a la vegada, per tasques o projectes que cal realitzar. En la taula Table6 es mostra el model d’organització d’un hotel com a exemple del model matricial. S’observa com els treballadors de cada departament estan assignats a cadascuna de les àrees de l’empresa. Un treballador pot estar assignat a una o diverses àrees.

El sistema matricial permet la màxima responsabilitat de tots els integrants de l’organització. Tothom se sent involucrat en la presa de decisions. Però, d’altra banda, es perd eficàcia a l’hora de dur a terme una acció concreta per manca d’un responsable concret.

Taula Organigrama del model d’organització d’un hotel
Màrqueting Administració Personal Conservació i manteniment Finances
Habitacions Treb. màrqueting 1 Treb. administració 1 Treb. personal 1 Treb. cons. i mant. 1 Treb. finances 1
Restaurants Treb. màrqueting 1 Treb. administració 2 Treb. personal 1 Treb. cons. i mant. 1 Treb. finances 1
Cafeteria Treb. màrqueting 2 Treb. administració 3 Treb. personal 1 Treb. cons. i mant. 2 Treb. finances 1
Recepció Treb. màrqueting 2 Treb. administració 4 Treb. personal 1 Treb. cons. i mant. 3 Treb. finances 1
Zona esportiva Treb. màrqueting 2 Treb. administració 5 Treb. personal 1 Treb. cons. i mant. 4 Treb. finances 1

Model d'organització line and staff

En el model d’organització line and staff (figura Figure5), l’estructura operativa (line) pertany sempre a l’empresa, mentre que l’equip assessor (staff) de suport pot ser intern o extern, i es pot dedicar en exclusiva a l’assessorament d’una persona o d’una matèria o al conjunt estratègic de l’empresa. L’staff és fonamentalment assessor, però no decisori. La responsabilitat i el risc recau sobre les persones que, havent estat assessorades per l’staff, prenen una decisió i la duen a terme.

Les assessories fiscal, jurídica o econòmica són algunes de les funcions més usuals dels departaments staff.

Figura Organigrama del model d’organització “line and staff”

Model d'organització divisional

L’estructura divisional sorgeix a conseqüència de la diversificació de productes i del mateix creixement de l’empresa. Consisteix a agrupar unitats seguint criteris diferents: per zona geogràfica o per productes. En la taula Table7 es mostren algunes de les característiques de l’organització divisional per productes i per zones geogràfiques. En la figura fig6 i figura fig7 es mostren les diferències del model d’organització divisional segons si és per productes o per zona geogràfica.

Figura Organigrama del model d’organització divisional per productes

Figura Organigrama del model d’organització divisional geogràfica

Taula Característiques de l’organització divisional per productes i per zones
Productes o línies de productes Zona geogràfica
És un sistema d’organització òptim per a productes tècnics que aconsellen un especialista del producte. Potencia la relació personal.
Ofereix un assortiment ampli de productes per reduir la dispersió. Redueix les despeses i el temps de viatge.
És usual en productes i clients homogenis.

Els departaments. Definició i tipus

A mesura que el nombre de llocs de treball en l’organització s’incrementa, es fa difícil la coordinació eficaç d’un mateix directiu i, per tant, cal una divisió del treball.

L’empresa es divideix en departaments, en seccions o en divisions.

Els departaments són un conjunt o grup de llocs de treball que desenvolupen tasques especialitzades. Són unitats organitzatives bàsiques en l’empresa.

El mitjà que tenen les organitzacions per coordinar el treball és la departamentació, que, a més, permet entendre com estan dividides les tasques o com s’agrupen les persones a fi d’aconseguir els objectius organitzatius.

S’anomena departamentació el procés de creació de grups de llocs de treball sota l’autoritat d’un gerent per al desenvolupament de les activitats.

La departamentació o divisió de l’empresa per departaments serveix per crear un organigrama i tracta d’agrupar el treball homogeni.

Els tipus de departaments o àrees funcionals de l’empresa són els següents:

  • Departament de recursos humans
  • Departament administratiu
  • Departament comercial
  • Departament financer

Departament de recursos humans (RH)

El departament de recursos humans (RH) també rep el nom de departament de personal, relacions laborals, social, etc. És el departament que organitza, dirigeix, coordina i estudia tots els aspectes, laborals i socials, relacionats amb l’activitat dels treballadors. A grans trets, s’encarrega d’organitzar i gestionar les persones. En la figura Figure8 es mostren les funcions bàsiques del departament de recursos humans, que són les següents:

  • Selecció i formació. Estudia les capacitats del treballador per orientar-lo vers les funcions que pugui desenvolupar millor, ofereix plans de formació -acollida o inserció, formació inicial i contínua, etc.
  • Contractes, nòmines i assegurances socials. Comprèn les tasques administratives com la gestió de les nòmines i assegurances socials, les baixes per malaltia, la formalització de contractes, el control de l’absentisme, els acomiadaments, els drets i els deures, etc.
  • Relacions laborals. Inclou la gestió de conflictes laborals, les relacions sindicals, la negociació col·lectiva, la seguretat i la higiene en el lloc de treball, la política d’incentius, l’acció social de l’empresa, beques, etc.

Figura Departament de recursos humans

Departament administratiu

El departament administratiu controla i realitza totes les tasques administratives relacionades amb l’activitat de l’empresa. En la figura Figure9 es mostren les funcions bàsiques del departament administratiu, que són les següents:

  • Comptabilitat. Proporciona la informació econòmica, comptable i financera mitjançant la confecció de balanços, el compte de resultats, etc.
  • Correspondència. Recull totes les comunicacions que l’empresa genera en la relació comercial amb clients, proveïdors, entitats financeres, organismes oficials, etc., i les tramita. També s’encarrega de la recepció, el registre i la distribució del correu que rep l’empresa per diferents mitjans.
  • Arxivament. Classifica la documentació de l’empresa, la custodia i en fa el tractament informàtic. Guarda la documentació durant el període en què és vigent.
  • Secretaria i comunicació. Facilita les relacions de la direcció de l’empresa amb el personal (convocatòries de reunions, actes, informes, etc.) i amb l’exterior (rodes de premsa, entrevistes, etc.).

Figura Departament administratiu

Departament comercial

El departament comercial s’encarrega de realitzar les compres, les vendes i el control dels productes al magatzem. En la figura Figure10 es mostren les funcions bàsiques del departament comercial, que són les següents:

  • Compres o aprovisionament. S’encarrega de proveir l’empresa dels mitjans materials i dels serveis necessaris per a la seva activitat. Realitza estudis de mercat, tria els proveïdors, etc.
  • Vendes. Busca els possibles clients, promociona els productes (màrqueting) i els ven.
  • Magatzem. Controla les mercaderies emmagatzemades dels productes acabats, etc.

Màrqueting

Sovint s’associa el màrqueting amb la publicitat. El màrqueting inclou el conjunt d’activitats (relacionades amb el preu, el producte, la distribució i la promoció) orientades a satisfer les necessitats i els desitjos del consumidor per tal d’aconseguir un benefici.

Figura Departament comercial

Departament financer

El departament financer s’encarrega de captar els recursos econòmics necessaris (finançament) i distribuir-los (inversió) perquè l’empresa desenvolupi la seva activitat. En la figura Figure11 es mostren les funcions bàsiques d’aquest departament, que són les següents:

  • Pressupostos. Planifica les possibles despeses i ingressos futurs que es produiran en l’empresa en funció dels objectius finals.
  • Tresoreria. Realitza els cobraments als clients i paga els proveïdors, els empleats, etc.
  • Inversions. Estudia la rendibilitat de possibles inversions i les que l’empresa ja ha efectuat.
  • Crèdits. S’encarrega de buscar els diners per dur a terme les millors inversions. També controla l’amortització de crèdits i préstecs.

Figura Departament financer

La cultura d'empresa i els valors

Més enllà de l’organització del treball en l’empresa i de l’assignació de funcions i de responsabilitats, hi ha un conjunt de valors que es transmeten en la manera de fer i de sentir les responsabilitats dels treballadors.

La cultura d’empresa és el conjunt de maneres de pensar, de sentir i d’actuar que són compartides pels membres que componen l’organització.

Podríem dir que la cultura d’empresa inclou un conjunt de valors, creences i comportaments. Per exemple, els companys de feina tenim interioritzat el valor de la responsabilitat i és difícil que algú arribi tard a una reunió; el motiu és que ningú no arriba mai tard i tothom considera que arribar tard a una reunió és una falta de respecte i que així ho valorarà la resta. En aquest cas, el comportament (arribar puntual) es basa en la creença que es valoraria negativament el contrari i això valida el valor de la responsabilitat.

La cultura de l’empresa, en conseqüència, implica la interiorització d’un conjunt de valors que es transmeten per contagi. Quan es normalitza un comportament es fixa una creença que aquest és correcte i s’interioritzen els valors associats.

Entre els valors que poden imperar en les persones que componen les organitzacions trobem diversos exemples:

  • Responsabilitat
  • Compromís
  • Flexibilitat
  • Iniciativa
  • Constància
  • Col·laboració
  • Respecte

L’empresa ha de tenir en compte els valors que s’han de potenciar per millorar el funcionament de l’empresa segons la tipologia a què pertany, l’activitat que duu a terme, etc. Els valors que es transmetin als treballadors permetran implementar noves formes d’organització del treball. Per exemple, difícilment es podrà deixar plena autonomia als treballadors i, fins i tot, teletreballar, si no es perceben valors com el compromís, la constància o la responsabilitat. Igualment, per potenciar el treball en equips d’alt rendiment caldrà que predominin valors com la col·laboració.

Organització del treball: el treball per objectius o projectes

Si analitzem les tasques que han realitzat els treballadors al llarg de la història, veiem que han evolucionat de tasques mecàniques a tasques que impliquen una major gestió del coneixement.

Així, cada cop més, les tasques mecàniques han estat desplaçades per maquinària que feia incrementar la productivitat del treballador.

La productivitat és la quantitat de producte que es produeix per unitat de treballador.

Tradicionalment, un mètode eficaç per assolir guanys en la productivitat ha estat l’especialització dels treballadors en feines estandarditzades. El fet de repetir sempre la mateixa tasca generava guanys de productivitat, ja que els mateixos individus podien produir més amb la mateixa dedicació. A més, aquests treballadors tenien incentius amb primes per volum de producció.

Pensem en les tasques administratives i en el mecanografiat de cartes. Abans de la implementació massiva dels ordinadors a les oficines, la productivitat depenia molt del domini de la tècnica mecanogràfica. Actualment, un ús correcte de plantilles i processadors de textos fa més àgil aquesta feina.

El treball per objectius o projectes

La manera més implementada de mesurar el treball i, en conseqüència, les retribucions dels treballadors ha estat el nombre d’hores treballades. Tanmateix, tot i que en moltes oficines es té en compte la dedicació horària, cada cop és més important la mesura de la qualitat de les hores treballades en detriment de la quantitat.

Així, per exemple, una persona que es passa tot el dia a l’oficina pot ser que realment no tiri la feina endavant perquè es distreu de manera habitual; en canvi, una persona que no es queda més enllà del seu horari laboral és realment productiva el temps que es dedica a la feina.

Una manera d’evitar la baixa productivitat a l’oficina és el treball per projectes o per objectius. Perquè sigui realment efectiu caldrà que els resultats siguin tan mesurables com es pugui.

El treball per objectius és una forma d’organització del treball en què el mateix treballador s’organitza per assolir fites preestablertes amb els seus superiors.

Un dels grans avantatges que comporta aquest sistema d’organització del treball és que es pot donar més flexibilitat al treballador perquè la feina s’adapti tan bé com sigui possible a les seves necessitats. La mesura tradicional del treball per hores i l’horari fix es poden adaptar per facilitar que el treballador estigui motivat al màxim (els que s’estimen més començar a treballar aviat poden començar abans, i els que s’estimen més llevar-se més tard poden començar i acabar més tard).

Fins i tot, amb aquest sistema d’organització del treball, moltes empreses comencen a permetre el teletreball. L’important és assolir uns objectius i tenir realitzades les tasques per al termini de lliurament.

Els avantatges principals del treball per objectius són:

  • Es produeix una millora en la productivitat: el treballador percep que el més important és la feina desenvolupada i no el fet d’estar a la feina.
  • Cada treballador sap quin és el seu objectiu i pot dedicar totes les energies a la consecució d’aquests objectius.
  • El treballador està més motivat perquè es pot apropiar d’una part dels beneficis a causa d’una millora en l’eficiència. Si el treballador acaba abans les tasques que té encomanades, fins i tot podrà marxar. D’aquesta manera pot conciliar més fàcilment la vida laboral i la familiar.
  • El fet de tenir flexibilitat horària fa que es perdin menys hores per realitzar imprevistos. Per exemple, si un dia he d’anar al banc hi vaig i ja continuaré treballant fins a enllestir la feina.

Entre els inconvenients més destacats del treball per objectius trobem els següents:

  • Cal tenir molt ben definits els objectius i que siguin proporcionats. Un excés de càrrega de treball pot resultar desmotivador i, si aquesta càrrega és baixa, ineficiència.
  • Cal aportar equips als treballadors per treballar des de casa.
  • Cal garantir que els treballadors, si acostumen a treballar des de casa, estaran disponibles quan se’ls requereixi per a una reunió de treball.

El treball en equip i el treball col·laboratiu

Una de les conseqüències de l’especialització constant de tasques en l’entorn laboral és la necessitat del treball en equip que origina. Dit d’una altra manera, el treball en equip permet més especialització dels membres que el componen i s’assoleixen millors resultats que si sumem els resultats individuals de cadascun dels seus membres.

Sinergia

Es considera sinergia l’acció de dues causes que dóna lloc a un resultat superior a la suma dels resultats individuals.

El treball en equip és el treball en què diverses persones interaccionen per aconseguir un resultat de grup superior al que podrien obtenir sumant els resultats individuals.

En el treball en equip, l’objecte de treball és el resultat del grup i per assolir-lo s’estableixen pautes d’assignació de responsabilitats.

Una forma de treball en equip que ha arrelat a conseqüència de l’aparició d’Internet i la interrelació de grups de persones amb interessos comuns és el treball col·laboratiu.

El treball col·laboratiu és l’organització del treball en què es comparteixen en equip tasques comunes del treball individual amb l’objectiu d’assolir una meta comuna mitjançant l’aportació lliure d’idees dels membres.

Aliança d'empreses

Les aliances d’empreses (joint ventures) són acords col·laboratius entre diverses empreses que poden implicar la creació d’una nova empresa independent de la dels socis per al desenvolupament d’un negoci o tecnologia de manera conjunta.

Tenim un exemple de treballs col·laboratius en el desenvolupament d’aplicacions informàtiques de programari lliure, en què diferents creadors s’uneixen per disposar de la base del programari amb el qual després obtindran les versions que més s’adapten a les seves necessitats. Un altre exemple relacionat amb la gestió administrativa en les empreses és aquell en què un grup d’administratius desenvolupen i comparteixen documents que utilitzaran com a plantilles.

Per al foment del treball col·laboratiu ha estat molt útil l’aparició d’Internet, les comunitats d’usuaris, els blogs i les xarxes socials que han posat en contacte persones amb interessos similars.

La gestió del temps

Sovint realitzem tasques a mesura que es presenten i després ens adonem que està a punt de finalitzar el termini per acomplir les que són més importants i no estan realitzades. En aquest sentit, un dels aspectes importants que han de tenir en compte els treballadors a l’hora d’organitzar la feina és la gestió del temps.

La gestió del temps consisteix a ordenar les tasques prioritzant les més importants i assignar un calendari de realització per evitar que en arribar les dates de finalització la feina ens superi.

Un aprenentatge important és saber gestionar el temps d’una manera òptima evitant els lladres de temps.

Els lladres de temps són el conjunt d’imprevistos que ens desvien de les tasques que teníem planificades i dificulten la realització completa dintre del calendari previst.

  • Editor de tasques de Gmail/-15
  • Editor de tasques de Gmail

Alguns exemples de lladres de temps són els següents:

  • Resolució de consultes inesperades.
  • Reunions preparades deficientment que s’allarguen més del compte.
  • Desordre.
  • Poca autodisciplina per completar les tasques.

Alguns servidors de correu electrònic tenen gestors de tasques on es poden assignar les que s’han de realitzar en els terminis de lliurament.

Per gestionar correctament el temps cal tenir en compte una sèrie de recomanacions:

  • Prioritzar les tasques que són importants, assignar un calendari i un horari, i complir-lo. Probablement no sempre serà possible seguir-lo a causa d’algun imprevist, però cal evitar que els imprevistos siguin la tònica general. I hem d’intentar ajustar-nos a la previsió de temps assignat a cada tasca. Si, per exemple, rebem contínuament visites que ens despisten d’altres tasques, podria resultar òptim marcar unes hores per dedicar-les a contestar les possibles consultes i no fer-ho fora d’aquest horari.
  • Pel que fa a les reunions, preparar-les amb antelació. Cal que s’hagi distribuït l’ordre del dia amb temps i que els convocats hagin revisat la informació relativa als temes que s’han de tractar. Si finalitzen els temes que ens afectaven es pot plantejar de manera educada la possibilitat d’abandonar la reunió.
  • Fer una revisió al final del dia de les tasques realitzades i de les que queden pendents, per afinar més en properes programacions d’horaris.
  • Utilitzar eines per a la gestió del temps, com, per exemple: planificadors, calendaris interactius, dispositius portàtils com el PDA o l’Smartphone, etc.
  • Evitar despistar-se amb altres coses, com ara revisar constantment el correu electrònic, parlar amb els companys, aixecar-se per buscar alguna cosa que no sigui imprescindible. És millor pautar descansos per relaxar-se un cop superat un bloc, que despistar-se contínuament. Una manera educada d’evitar que us despistin és posposar qualsevol resposta a la finalització de la tasca que estàveu realitzant.
  • Establir petites metes que us permetin veure els avenços en cada bloc de temps que hi dediqueu. Per exemple, és molt pràctic fixar-se petits objectius abans de prendre un cafè.
  • Establir descansos per a la relaxació, per permetre millorar la concentració en la feina en el moment en què us hi estigueu dedicant.
Anar a la pàgina anterior:
Exercicis
Anar a la pàgina següent:
Activitats