Codificació de la documentació suport dels fets comptables

Després d’identificar i valorar els fluxos generats per les transaccions és necessari procedir a la seva inscripció, és a dir, a deixar constància escrita dels mateixos. En aquesta fase de registre comptable necessitarem recórrer als instruments materials i als convenis de registre propis de la comptabilitat.

Cada transacció es registrarà en dos suports diferents: un anomenat llibre diari, en el qual s’inscriuen per ordre cronològic totes les transaccions a mesura que es van produint, i un altre anomenat llibre major en el qual es classifiquen per naturalesa, cosa que ens permet conèixer l’evolució individual de cadascun d’ells i el valor dels fons acumulats. Per procedir a la inscripció de les diferents transaccions en aquests dos suports, la comptabilitat disposa de tècniques i convenis específics.

Concepte de càrrec i abonament

El compte és l’instrument que representa de manera individualitzada cadascun dels elements patrimonials de l’empresa i que ens permet fer un seguiment de la seva evolució.

Els comptes indiquen el valor inicial, les variacions (augments i disminucions), i el valor final de cada element patrimonial. Tots i cadascun dels elements d’actiu, de passiu i de net es representen en un compte específic.

Els comptes es representen en forma de T. La part dreta del compte s’anomena haver, l’esquerra s’anomena deure, i en la part central es fa constar el títol del compte, que és el nom representatiu de l’element patrimonial que el compte designa. L’esquema d’un compte de major es mostra en la figura.

Figura Estructura d’un compte comptable

Vocabulari específic relacionat amb els comptes

Obrir un compte: es tracta d’assignar un títol, codi i valor inicial al compte.

Carregar un compte: és el fet d’anotar una quantitat en el deure d’un compte.

Abonar un compte: és el fet d’anotar una quantitat en l’haver d’un compte.

Liquidar un compte: suposa fer les operacions necessàries per obtenir el saldo o resultat del compte. El saldo és deutor quan la suma de les anotacions del deure és superior a la suma de les anotacions de l’haver. I el saldo és creditor quan la suma de les anotacions de l’haver són superiors a les del deure.

Saldar un compte: és el fet d’anotar el saldo del compte en la part oposada (dreta i esquerra) per tal de deixar-lo a zero. Aquesta operació és prèvia al tancament dels comptes que es duu a terme en finalitzar l’exercici econòmic.

Cada compte va referit a un element patrimonial concret i unifica un conjunt d’actius (inversions), passius (obligacions de pagament) o elements de patrimoni net que presenten les mateixes característiques.

Exemple de denominació genèrica d'un grup d'elements patrimonials de les mateixes característiques

Si una empresa, dedicada al transport de materials perillosos, inverteix en la renovació de la seva flota de camions amb l’adquisició d’una furgoneta per valor de 17.800 € i un camió per valor de 49.000 €, no s’obrirà un compte per cadascun dels vehicles nous que ha adquirit, sinó que s’anotaran dues entrades sota la mateixa denominació genèrica i acceptada per la normativa comptable: “elements de transport”.

Existeixen quatre tipus de comptes:

  1. Comptes d’actiu
  2. Comptes de passiu
  3. Comptes de patrimoni net
  4. Comptes de gestió (comptes d’ingrés, despesa, beneficis i pèrdues)

Els comptes d’actiu representen els béns i els drets que integren l’actiu de l’empresa. El seu funcionament segueix les següents pautes: en el deure es recull el valor dels béns i drets amb els quals l’empresa inicia l’exercici econòmic, i els augments de valor d’aquests elements (les entrades de nous elements); i en l’haver s’anoten les disminucions de valor o sortides dels elements, tal com es representa en la figura.

Figura Funcionament d’un compte d’actiu

Els comptes de passiu expressen en el seu haver els valors inicials de les obligacions que l’empresa té en començar l’exercici econòmic més els increments de les obligacions. Les cancel·lacions o disminucions de les obligacions es recolliran en el deure.

L’esquema comptable dels comptes de passiu es sintetitza en la figura.

Figura Funcionament dels comptes de passiu

Els comptes de patrimoni net tenen un funcionament comptable similar al dels comptes de passiu, és a dir, els valors inicials s’anoten en l’haver, juntament amb els augments de valor d’aquests elements, mentre que el deure reflecteix les seves disminucions.

Convé puntualitzar que els comptes de patrimoni net són en síntesi el capital, les reserves i el resultat. Aquest darrer, el compte de resultats, informa dels ingressos, guanys, despeses i pèrdues que s’han produït durant un període determinat. La diferència entre els uns i els altres donarà com a resultat el benefici o la pèrdua obtinguda en l’activitat.

El moviment comptable dels comptes de gestió (ingrés/beneficis i despesa/pèrdues) que afecten l’estat del resultat és com es mostra a la figura.

Figura Funcionament dels comptes de gestió

En el compte de resultats, un saldo deutor significa que les despeses han estat superiors als ingressos i, per tant, que l’empresa ha sofert pèrdua durant l’exercici. I un saldo creditor suposa que els ingressos han estat superiors a les despeses, o el que és el mateix, que l’empresa ha obtingut benefici.

Tots aquests comptes (actiu, passiu, patrimoni net i resultats) ens ajudaran a obtenir una representació completa del patrimoni net i de la situació economicofinancera de l’empresa.

El llibre en el qual es recullen de manera sistemàtica tots els comptes i els fets comptables que els afecten s’anomena llibre major.

En tot fet comptable intervenen dos grups de comptes: els que es carreguen o produeixen una anotació en el seu deure, i els que s’abonen o produeixen una anotació en el seu haver.

Per a cada fet comptable, la suma dels imports anotats en el deure dels comptes carregats serà igual a la suma dels imports anotats en l’haver dels comptes abonats, és a dir, el deure de cada assentament o anotació comptable corresponent a un determinat fet comptable s’equilibra quantitativament amb l’haver del mateix assentament.

Considerant les apreciacions fetes en tractar els comptes i el seu funcionament, podem detallar tots els motius de càrrec i abonament possibles en un assentament.

Els motius de càrrec establerts són:

  • Valor inicial dels comptes d’actiu.
  • Increment dels comptes d’actiu.
  • Disminució dels comptes de passiu i patrimoni net.
  • Operacions que suposen despeses i pèrdues.

Els motius d’abonament són:

  • Valor inicial dels comptes de passiu i patrimoni net.
  • Increment dels comptes de passiu i patrimoni net.
  • Disminució dels comptes d’actiu.
  • Operacions que suposen ingressos o beneficis.

Per enregistrar les operacions o fets comptables aplicarem el mètode descrit de la partida doble, segons el qual, en tota operació o fet intervenen almenys dos comptes de signe contrari que quantitativament són iguals.

L’enregistrament comptable de les operacions es fa a través del que s’anomena assentament comptable o simplement assentament en l’anomenat llibre diari, que recull de forma cronològica tots els fets comptables

Representarem en els assentaments diferenciant diversos elements: la data, el concepte o motiu de l’operació efectuada (breu descripció de l’anotació), els comptes que l’integren (codi i denominació) i la seva valoració o quantificació monetària.

Exemple d'assentament comptable

Taula Assentament comptable corresponent a l’adquisició de mercaderies
31.3.XX Factura XXX, Contact SL DEURE HAVER
Compra de mercaderies 60.000
Caixa, € 60.000

L’assentament anterior correspon a l’adquisició de mercaderies al proveïdor Contact SL, d’acord amb la factura XXX, per un import de 60.000 € (flux d’entrada, càrrec en el deure), i pagament al comptat (flux de sortida, abonament en l’haver).

Atenció: noteu que per simplificar l’operació hem prescindit de l’IVA en l’adquisició.

Aplicació del Pla General de Comptabilitat (PGC). El PGC-PIMES

El Pla General Comptable (d’ara endavant, PGC) constitueix el desenvolupament reglamentari en matèria de comptes anuals individuals de la legislació mercantil.

El PGC és un instrument per a les empreses, ja que:

  1. Facilita el compliment legal de tipus comptable
  2. Permet desenvolupar, completar i aclarir el contingut comptable de la legislació mercantil
  3. Permet normalitzar la informació comptable

El PGC vigent en l’actualitat (PGC i PGC-PIMES) va entrar en vigor l’1 de gener de 2008 i és conseqüència de l’adaptació de la regulació comptable espanyola a les Normes Internacionals d’Informació Financera (NIIF), d’aplicació obligatòria per a les empreses europees que cotitzen a borsa. Amb la publicació al BOE del RD 602/2016, de 2 de desembre, es modifica el PGC i PGC-PIMES amb efectes des de l’1 de gener de 2016.

L'Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes (ICAC)

L’ICAC ha estat l’encarregat d’adaptar la normativa espanyola a la normativa europea en matèria comptable, i ho ha fet a través de la reforma del PGC promulgat el 1990 (Reial Decret 1643/1990).

L’ICAC es va crear per la llei 19/1988 de 12 de juliol, d’Auditoria de Comptes, i és un organisme autònom de l’Administració del’Estat adscrit al Ministeri d’Economia i Hisenda. Les seves dues grans funcions són:

  1. La normalització comptable
  2. El control i la disciplina de l’exercici de l’Auditoria de Comptes

El PGC de PIMES incorpora criteris específics per a petites i mitjanes empreses, i pot ser aplicat per totes les empreses, sigui quina sigui la seva forma jurídica, que durant dos exercicis consecutius reuneixin, al seu tancament, almenys dues de les circumstàncies següents:

  1. Que el total de les partides d’actiu no superi els 4.000.000 €.
  2. Que l’import net de la xifra de negocis anual no superi els 8.000.000 €.
  3. Que el nombre mitjà de treballadors ocupats durant l’exercici no sigui superior a 50.

El PGC i el PGC-PIMES es troben dividits en cinc parts que van precedides d’una introducció en la qual s’expliquen les seves característiques fonamentals, com també les diferències principals amb el PGC anterior, el de 1990. La taula resumeix aquestes diferències.

Taula Parts en què es troba estructurat el PGC i el PGC-PIMES
PGC PGC-PIMES
Marc conceptual Marc conceptual
Normes de registre i valoració Normes de registre i valoració per a PIMES
Comptes anuals
a. Normes d’elaboració dels comptes anuals
b. Models normals de comptes anuals
c. Models abreujats de comptes anuals
Comptes anuals
a. Normes d’elaboració dels comptes anuals
b. Models de comptes anuals per a PIMES
Quadre de comptes (9 grups de comptes) Quadre de comptes (7 grups de comptes)
Definicions i relacions comptables Definicions i relacions comptables

De totes elles, són d’aplicació obligatòria les tres primeres, i d’aplicació voluntària les restants.

El marc conceptual del PGC. Principis comptables

El marc conceptual del PGC defineix els documents que integren els comptes anuals, com també els requisits, els principis i criteris comptables de reconeixement i valoració, que han de portar que els comptes anuals mostrin la imatge fidel del patrimoni, de la situació financera de l’empresa i dels seus resultats.

Els comptes anuals d’una empresa comprenen:

  • El balanç
  • El compte de pèrdues i guanys
  • La memòria
  • L’estat de canvis en el patrimoni net
  • L’estat de fluxos d’efectiu

La comptabilitat de l’empresa i, en especial, el registre i la valoració dels elements dels comptes anuals, s’ha de desenvolupar aplicant obligatòriament els principis comptables que s’indiquen a continuació:

  • Empresa en funcionament: es considerarà, llevat de prova en contrari, que la gestió de l’empresa continuarà en un futur previsible, per la qual cosa l’aplicació dels principis i criteris comptables no té el propòsit de determinar el valor del patrimoni net a efectes de la seva transmissió global o parcial, ni l’import resultant en cas de liquidació. En els casos en què no resulti d’aplicació aquest principi, l’empresa aplicarà les normes de valoració que resultin més adequades per reflectir la imatge fidel de les operacions encaminades a realitzar l’actiu, cancel·lar els deutes i, en el seu cas, repartir el patrimoni net resultant, havent de subministrar en la memòria tota la informació significativa sobre els criteris aplicats.
  • Meritació: els efectes de les transaccions o fets econòmics es registraran quan tinguin lloc i les despeses i els ingressos s’imputaran a l’exercici que es refereixin els comptes anuals amb independència de la data en què es paguin o es cobrin.
  • Uniformitat: adoptat un criteri, caldrà mantenir-lo en el temps i aplicar-lo de manera uniforme per a transaccions, altres esdeveniments i condicions que siguin similars. Si s’alteren els supòsits que van motivar l’elecció, es farà constar en la memòria, tot indicant la incidència quantitativa i qualitativa de la variació sobre els comptes anuals.
  • Prudència: caldrà ser prudent en les estimacions i valoracions a realitzar en condicions d’incertesa. Únicament es comptabilitzaran els beneficis obtinguts fins al tancament de l’exercici. Per contra, s’hauran de tenir en compte tots els riscos, amb origen en l’exercici o en un altre anterior, tan aviat com siguin coneguts, fins i tot, si només es coneguessin entre la data del tancament dels comptes anuals i la data en què es formulin.

Exemple d'aplicació del principi de prudència

Una societat té un terreny valorat en 8.000 €. Actualment el preu d’aquest solar és de 12.000 €.

La mateixa empresa té un altre solar valorat en 16.000 €, el qual té un preu de mercat actual de tan sols 10.000 €.

Si l’empresa hagués de donar un valor per a aquests dos solars al seu balanç de situació al tancament de l’exercici, per al primer hauria de seguir mantenint el preu de cost, que va ser de 8.000 €, ja que com que no s’ha venut, el guany potencial encara no s’ha fet. Tanmateix, la pèrdua potencial que té el segon solar, de 6.000 €, sí que hauria de ser enregistrada comptablement, ja que el seu valor ara és inferior.

El valor total d’aquests actius és en l’actualitat de 18.000 € i no de 24.000 €, que va ser el seu preu de cost.

Pel principi de prudència aquesta circumstància ha de ser enregistrada en la comptabilitat.

  • No compensació: no podran compensar-se les partides d’actiu amb les partides del passiu o les de despeses amb les d’ingressos i es valoraran separadament els elements integrants dels comptes anuals.
  • Importància relativa: s’admetrà la no aplicació estricta d’alguns dels principis i criteris comptables quan la importància relativa en termes quantitatius o qualitatius de la variació que el fet en qüestió produeixi sigui escassament significativa i, en conseqüència, no alteri l’expressió de la imatge fidel. En casos de conflicte entre principis comptables, haurà de prevaldre el que millor condueixi els comptes anuals a expressar la imatge fidel del patrimoni, de la situació financera i dels resultats de l’empresa.

Criteris de registre i valoració dels elements dels comptes anuals

El registre o reconeixement comptable és el procés pel qual s’incorporen al balanç, al compte de pèrdues i guanys o a l’estat de canvis en el patrimoni net, els diferents elements que formen part del patrimoni o riquesa empresarial.

En aquest sentit, hem de tenir en compte que:

  • Els actius s’han de reconèixer en el balanç quan a partir d’ells sigui probable l’obtenció de beneficis o rendiments econòmics per a l’empresa en el futur, i sempre que es puguin valorar amb fiabilitat. El reconeixement comptable d’un actiu implica també el reconeixement simultani d’un passiu, la disminució d’un altre actiu, o el reconeixement d’un ingrés o altres increments en el patrimoni net.
  • Els passius s’han de reconèixer en el balanç quan sigui probable que, al seu venciment i per a liquidar l’obligació, s’hagin de lliurar o cedir recursos que incorporin beneficis o rendiments econòmics futurs, sempre que es puguin valorar amb fiabilitat. El reconeixement comptable d’un passiu implica el reconeixement simultani d’un actiu, la disminució d’un altre passiu o el reconeixement d’una despesa o altres decrements en el patrimoni net.
  • El reconeixement d’un ingrés té lloc com a conseqüència d’un increment dels recursos de l’empresa, sempre que el seu import pugui determinar-se amb fiabilitat. Per tant, comporta el reconeixement simultani o l’increment d’un actiu, o la desaparició o disminució d’un passiu i, en ocasions, el reconeixement d’una despesa.
  • El reconeixement d’una despesa es dóna com a conseqüència d’una disminució dels recursos de l’empresa, sempre que el seu import pugui valorar-se o estimar-se amb fiabilitat. Per tant, comporta el reconeixement simultani o l’increment d’un passiu, o la desaparició/disminució d’un actiu i, en ocasions, el reconeixement d’un ingrés o d’una partida de patrimoni net.
  • Es registraran, en el període al qual es refereixen els comptes anuals, els ingressos i despeses que es meritin en el propi període. I en els casos que sigui pertinent, s’establirà una correlació entre els ingressos i les despeses. Això no pot dur, en cap cas, a registrar actius o passius que no en satisfacin la definició.

Els criteris de valoració definits pel PGC són els deu següents:

  • Cost històric
  • Valor raonable
  • Valor net realitzable
  • Valor actual
  • Valor d’ús
  • Cost de venda
  • Cost amortitzat
  • Costos de transacció atribuïbles a un actiu o a un passiu
  • Valor comptable en llibres
  • Valor residual

El cost històric

Els cost històric és el preu d’adquisició o el cost de producció.

El preu d’adquisició és l’import en efectiu i altres partides equivalents pagades o pendents de pagament més el valor raonable de les altres contraprestacions compromeses derivades de l’adquisició, cada una de les quals ha d’estar directament relacionada amb aquesta i ser necessària per a la posada de l’actiu en condicions operatives.

Exemple de càlcul del preu d'adquisició

Una empresa compra existències per valor de 2.500 €. Les despeses de transport són a càrrec de l’empresa i tenen un valor de 35 €.

Es demana que determineu el preu d’adquisició

Solució

El valor pel que es comptabilitzarà la compra serà: 2.500 + 35 = 2.535 €

El cost de producció inclou el preu d’adquisició de les matèries primeres i altres matèries consumibles, el dels factors de producció directament imputables i la part proporcional dels costos indirectes.

El cost històric o cost d’un passiu és el valor que correspon a la contrapartida rebuda a canvi de contraure el deute o, en alguns casos, la quantitat d’efectiu i altres actius líquids equivalents que s’espera lliurar per a liquidar un deute en el curs normal del negoci.

Exemple de càlcul del cost de producció

Una empresa fabrica existències. Per a la fabricació d’aquestes existències ha utilitzat matèries primeres per valor de 100 €. Els costos directament imputables han estat de 75 € i la part proporcional dels costos indirectes és de 25 €.

Es demana que determineu el cost de producció de les existències.

Solució

El cost de fabricació de les existències serà: 100 + 75 + 25 = 200 €

El valor raonable

És l’import pel qual pot ser intercanviat un actiu o ser liquidat un passiu entre parts interessades i oportunament informades que realitzin una transacció en condicions d’independència mútua. En aquest cas, no es deduiran els costos de transacció que es puguin ocasionar en vendre aquest actiu o passiu.

Amb caràcter general, el valor raonable es calcularà per referència a un valor fiable de mercat.

El valor raonable d’aquells elements que no tinguin un mercat actiu d’intercanvi s’obtindrà mitjançant l’aplicació d’altres models i tècniques de valoració, com ara transaccions recents en condicions d’independència mútua, el valor raonable d’altres actius similars, descompte dels fluxos d’efectiu futurs estimats, etc.

Dit de manera molt simplificada, el valor raonable és el valor de mercat de l’element que es vulgui valorar.

El valor raonable s’aplica en els següents casos:

  • Les permutes
  • Instruments financers (actius i passius mantinguts per negociar, actius financers disponibles per a la venda, altres actius i passius financers a valor raonable amb canvis en el compte de pèrdues i guanys, i cobertures comptables).
  • Combinacions de negocis
  • Càlcul de deterioraments

Exemple de càlcul del valor raonable d'un actiu

Una empresa adquireix 50 accions de Telefònica a 13,50 €/acció amb la finalitat de negociar amb elles, és a dir, vendre-les a curt termini.

Al tancament de l’exercici, la cotització de les accions en la Borsa de Barcelona és de 14,75 €/acció.

Solució

En tractar-se d’un actiu financer mantingut per negociar, la valoració en finalitzar l’exercici de les accions es realitzarà a valor raonable, que en aquest cas és el valor de mercat (la borsa és un mercat actiu i fiable).

Valor raonable = 50 · 14,75 = 737,50 €

El valor net realitzable

El valor net realitzable d’un actiu és l’import que l’empresa pot obtenir de la seva venda en el mercat, durant el curs normal del negoci, deduint els costos estimats necessaris per a portar a terme la venda, així com, en el cas de les matèries primeres i dels productes en curs, els costos estimats necessaris per a finalitzar-ne la producció, construcció o fabricació.

Exemple de càlcul del valor net realitzable d'un actiu

Una empresa ven existències per valor de 1.000 €. Les despeses inherents a aquesta venda són de 50 €.

Es demana que determineu el valor net realitzable.

Solució

El valor net realitzable serà: 1.000 - 50 = 950 €

El valor actual

El valor actual d’un actiu o passiu és l’import dels fluxos d’efectiu a rebre o a pagar en el curs normal del negoci, segons es tracti d’un actiu o d’un passiu, cada un d’ells actualitzats a un tipus de descompte adequat.

Per calcular el valor actual farem:

On:

  • V0: és el valor actual
  • VF: és el valor final
  • i: és el tipus d’interès
  • n: fa referència al període de temps

Exemple de càlcul del valor actual d'un pagament futur

Una empresa haurà de realitzar un pagament d’aquí a dos anys per valor de 2.000 €.

Es demana que calculeu el valor actual del pagament tenint en compte que el tipus d’interès existent en el mercat és del 4%.

Solució

El valor d'ús

El valor d’ús d’un actiu o d’una unitat generadora d’efectiu és el valor actual dels fluxos d’efectiu futurs esperats, pel fet d’utilitzar-lo en el curs normal de l’activitat. Si s’escau, s’hauran de tenir en compte els fluxos d’efectiu futurs per vendre’ls o disposar-ne d’una altra manera.

Els fluxos d’efectiu s’actualitzaran a un tipus d’interès de mercat sense risc.

Per calcular-lo aplicarem la següent fórmula:

On:

  • VU: és el valor d’ús.
  • Renda: són els fluxos d’efectiu.
  • i: correspon al tipus d’interès del mercat sense risc.
  • n: període de temps.

Exemple de càlcul del valor d'ús d'un bé immobilitzat

Una societat té unes instal·lacions a les quals estima una vida útil de 5 anys. Els fluxos d’efectiu que genera cada any s’estimen en 20.000 €. Per l’actualització es considera adequat un tipus d’interès del mercat sense risc (tipus d’interès dels bons de l’Estat a 10 anys) del 5%.

Es demana que calculeu el valor d’ús d’aquest bé immobilitzat.

Solució

El valor d’ús de l’actiu serà el valor actual de tots els fluxos estimats al tipus de descompte establert.

Els costos de venda

Els costos de venda són els costos incrementals directament atribuïbles a la venda d’un actiu que l’empresa no hauria tingut si no hagués pres la decisió de vendre, excloses les despeses financeres i els impostos sobre beneficis. S’inclouen les despeses legals necessàries per a transferir la propietat de l’actiu i les comissions de venda.

Exemple de càlcul dels costos de venda

Una empresa vol vendre’s un edifici que li va costar 100.000 € i que es troba amortitzat al 50%. L’empresa fixa el preu de venda en 125.000 €. Els impostos no recuperables que recauen sobre el venedor per l’operació són de 2.000 €, i la comissió de venda de l’agent de la propietat immobiliària és del 10%.

Es demana que calculeu els costos de venda de l’edifici.

Solució

Les despeses de venda de l’edifici pugen a:

Impostos venda + Comissió agent = 2.000 + (125.000·0,1) = 2.000 + 12.500 = 14.500 €

El cost amortitzat

El cost amortitzat és un mètode de valoració aplicat a instruments financers. És l’import al qual, inicialment, es va valorar un actiu financer o un passiu financer, menys els reembossaments del principal que s’hagin produït, més o menys (segons sigui procedent) la part imputada en el compte de pèrdues i guanys, mitjançant la utilització del mètode del tipus d’interès efectiu, de la diferència entre l’import inicial i el valor de reembossament al venciment.

Pel cas dels actius financers, haurem de restar també qualsevol reducció del valor per deteriorament que hagi estat reconeguda.

Per a la seva aplicació es fan servir fórmules de matemàtica financera. Podem fer servir un full d’excel.

El cost amortitzat s’aplica a:

  • Préstecs i partides a cobrar
  • Crèdits per operacions no comercials
  • Inversions mantingudes fins al venciment
  • Dèbits i partides a pagar
  • Dèbits per operacions comercials
  • Dèbits per operacions no comercials

Exemple de càlcul del cost amortitzat d'un préstec

Un banc concedeix a una empresa un préstec. Les dades relacionades amb el préstec són les següents:

  • Import nominal: 100.000 €
  • Despeses de formalització: 1%
  • Interès: 4%
  • El préstec es pagarà en tres anualitat constants de 36.035 €

Es demana que determineu quin és el cost amortitzat d’aquest préstec.

Solució

L’interès efectiu s’obté amb la fórmula del valor actual:

i= 0,04531562

i= 4,53%

En el qual i, fórmula del TIR amb el CALC, en aquest cas TIR (A2:D2) on A2 = 99.000; B2 = -36.035; C2 = -36.035; D2 = -36.035 (vegeu la figura)

Figura Càlcul del tipus d’interès efectiu

El quadre financer al qual fa referència aquesta operació és el següent:

Taula Exemple de càlcul del cost amortitzat d’un préstec
ANYS CAPITAL VIU A
L’INICI DEL PERÍODE
(1)
INTERESSOS
(2)=(1)·i
AMORT. FIN.
(3)=(4)-(2)
PAGAMENT
(4)
CAPITAL VIU AL
FINAL DEL PERÍODE
(1)-(3)
1 99.000 4.486 31.549 36.035 67.451
2 67.451 3.056 32.978 36.035 34.473
3 34.473 1.562 34.473 36.035 0

El cost amortitzat ve definit per la columna del capital viu al final del període, és a dir, el capital pendent en finalitzar el període.

Els costos de transacció atribuïbles a un actiu o a un passiu financer

Són els costos incrementals directament atribuïbles a la compra, emissió, alienació o altra forma de disposició d’un actiu financer, o a l’emissió o assumpció d’un passiu financer, que l’empresa no hauria tingut si no hagués realitzat la transacció. Entre ells s’inclouen els honoraris i les comissions pagades a agents, assessors, intermediaris, etc. com ara corretatges, despeses de notaria i impostos i drets que poden recaure sobre la transacció. S’exclouen les primes o descomptes obtinguts en la compra o emissió, les despeses financeres, els costos de manteniment i els costos administratius interns.

Exemple de costos atribuïbles a un actiu

S’adquireixen 100 accions de Ferrovial a 8,25 €/acció. Els costos de l’operació (comissions bancàries i altres) han pujat a 15 €.

Es demana que determineu els costos atribuïbles a la transacció anterior.

Solució

Els costos atribuïbles a l’adquisició de l’actiu han estat de 15 €. Aquests costos, depenent de la qualificació de l’actiu es consideraran com a major cost del propi actiu. Així, si les accions es qualifiquen dins la cartera d’actius disponibles per a la venda, les accions es valoraran per l’import de 840 € (825 + 15); pel contrari, si es qualifiquen dins la cartera d’actius financers mantinguts per a negociar, les accions es valoraran per l’import de 825 €, imputant les despeses a pèrdues i guanys.

El valor comptable o valor en llibres

El valor comptable o en llibres és l’import net pel qual un actiu o un passiu es troba registrat en el balanç una vegada deduïda, en el cas dels actius, la seva amortització acumulada i qualsevol correcció valorativa acumulada per deteriorament que s’hagi registrat.

Amortització i depreciació

L’amortització és la pèrdua irreversible del valor d’un bé com a conseqüència del pas del temps, ús en el sistema productiu o obsolescència tècnica. El deteriorament és una pèrdua (reversible) del bé amb motiu d’una estimació a la baixa en el seu valor net realitzable. El principi de prudència del PGC obliga a deixar-ne constància en la comptabilitat en el moment que es coneix aquesta pèrdua de valor.

Exemple de valor comptable (o en llibres) d'un bé immobilitzat

Una empresa disposa d’una màquina segadora. Les dades relacionades amb aquest immobilitzat són les següents:

  • Preu d’adquisició: 1.000 €
  • Amortització acumulada de la maquinària (desgast pel seu ús): 250
  • Deteriorament de l’immobilitzat (infravaloració estimada): 50

Es demana que determineu el valor comptable en llibres d’aquesta maquinària.

Solució

El valor comptable serà: 1.000 – 250 – 50 = 700 €

El valor residual

El valor residual d’un actiu és l’import que l’empresa estima que podria obtenir en el moment actual per vendre’l o disposar-ne d’alguna altra manera, una vegada deduïts els costos de venda, tot prenent en consideració que l’actiu hagués arribat a l’antiguitat o a alguna altra condició que s’espera que tingui al final de la vida útil.

La vida útil és el període durant el qual l’empresa espera utilitzar l’actiu amortitzable, o el nombre d’unitats de producció que espera obtenir del mateix.

Exemple de càlcul del valor residual d'un bé immobilitzat

Una empresa té en el seu balanç uns equips informàtics amb un valor comptable de 5.000 €. Als equips els queda una vida útil de 2 anys i s’estima que en el mercat es podria obtenir per aquests equips en el moment actual per la seva venda 1.800 €, suposant que aquests equips haguessin arribat a assolir la seva vida útil.

Per aconseguir vendre’ls, s’estima que serien necessàries les següents despeses:

  • Anuncis: 200 €
  • Comissions: 5%
  • Transport: 400 €

Es demana que calculeu el valor residual dels equips informàtics anteriors.

Solució

El valor residual és: 1.800 – 200 – 5%/1.800 – 400 = 1.110 €

El quadre de comptes. Definicions i relacions comptables

Cadascun dels fluxos que intervenen en les transaccions queda reflectit en un compte que mesurarà la seva evolució i valor en finalitzar l’exercici.

La regulació comptable espanyola, amb la finalitat d’homogeneïtzar la denominació i contingut de cada compte, ofereix un model d’estructura de comptes complementat amb les seves definicions i les relacions comptables que s’estableixen entre ells. Aquesta funció correspon a la quarta i cinquena part del Pla General de Comptabilitat vigent, anomenades precisament quadre de comptes i definicions i relacions comptables, respectivament.

El quadre de comptes del PGC-PIMES defineix i unifica els comptes que poden utilitzar les empreses per enregistrar els seus fluxos, classificant-los en set grups d’acord amb la naturalesa de les magnituds que representen.

L’esquema del quadre de comptes és el següent:

  • Comptes de balanç (representen el patrimoni net, els actius i els passius)
    • Grup 1. Finançament bàsic
    • Grup 2. Actiu no corrent
    • Grup 3. Existències
    • Grup 4. Creditors i deutors per operacions comercials
    • Grup 5. Comptes financers
  • Comptes de despesa i ingrés (representen les despeses i els ingressos)
    • Grup 6. Compres i despeses
    • Grup 7. Vendes i ingressos

Els grups de comptes dins el quadre de comptes

Grup 1. Finançament bàsic: el constitueixen els comptes que registren els recursos a llarg termini, és a dir, els elements del patrimoni net (finançament propi) i el finançament aliè que l’empresa ha obtingut amb venciment superior a un any. Formen part d’aquest grup, entre d’altres, el capital i els préstecs obtinguts a llarg termini.

Grup 2. Actiu no corrent: aquest grup el formen els comptes que recullen les inversions que l’empresa ha fet a llarg termini, és a dir, els béns i els drets que romanen a l’empresa per un període superior a un any. Alguns exemples són la maquinària o els equips informàtics.

Grup 3. Existències: els comptes d’aquest grup reflecteixen els estocs de materials de què disposa l’empresa, com per exemple, els materials emmagatzemats per a la seva posterior manipulació (inputs), els combustibles emmagatzemats, els embalatges, etc. Els productes que es classifiquen dins d’aquest grup d’existències seran venuts o fets servir en el curs normal de l’activitat de l’empresa.

Grup 4. Creditors i deutors per operacions comercials: recull els comptes que expressen drets de cobrament i obligacions de pagament i que tenen el seu origen en l’activitat habitual de l’empresa.

Grup 5. Comptes financers: constitueixen aquest grup els comptes que recullen els mitjans líquids disponibles i els drets i obligacions per operacions no comercials amb venciment inferior a un any. Com a exemple, podem citar el deute generat per l’obtenció d’un préstec a curt termini (menys d’un any) o el diner disponible en un compte corrent bancari.

La resta de grups de comptes quantifiquen el valor de les despeses i ingressos de l’empresa durant un determinat període:

Grup 6. Compres i despeses: en aquest grup s’inclouen els comptes que reflecteixen les despeses derivades del proveïment de mercaderies i altres béns adquirits per l’empresa per ser revenuts, amb o sense transformació prèvia, com també les adquisicions de béns i serveis que constitueixen, generalment, consums del període.

Grup 7. Vendes i ingressos: aquest grup recull els comptes que reflecteixen els ingressos del període procedents de la venda de béns i/o prestació de serveis, com també altres ingressos que poden venir d’altres activitats complementàries a la principal.

El PGC fa ús d’una classificació decimal per agrupar els diferents comptes. Cada grup se subdivideix en successius nivells de comptes segons el grau de detall, identificant cada nivell mitjançant una numeració de dues xifres (subgrup), tres (compte) o quatre xifres (subcompte). Així, en el codi numèric de cada compte, el primer dígit identifica el grup i el segon el subgrup al qual pertany el compte.

Exemple de dígits de grup i comptes

El grup 4 del quadre de comptes del PGC presentaria el següent desglossament:

GRUP 4. CREDITORS I DEUTORS PER OPERACIONS COMERCIALS

40. PROVEÏDORS

  • 400. Proveïdors
    • 4000. Proveïdors (euros)
    • 4004. Proveïdors (moneda estrangera)
    • 4009. Proveïdors, factures pendents de rebre o formalitzar
  • 401. Proveïdors, efectes comercials a pagar

Creditors i deutors per operacions comercials

Els comptes d’aquest grup recullen les obligacions de pagament i els drets de cobrament derivats de les activitats comercials de l’empresa. El seu primer subgrup (proveïdors) està constituït pels comptes que reflecteixen les obligacions de pagament amb diversos subministradors de mercaderies. D’acord amb si el deute està documentat o no en una lletra de canvi, els comptes que representen aquesta obligació seran diferents: 400, Proveïdors, i 401, Proveïdors, efectes comercials a pagar, respectivament. I a la vegada, podem distingir, mitjançant subcomptes, si el deute contret amb el proveïdor ha de fer-se efectiu en euros o en una altra moneda estrangera.

El codi atribuït a cada compte de vegades té un significat particular. Així, tenim:

  • L’acabament en 9 de tots els subgrups de comptes dels grups 2 a 7 identifica els comptes relacionats amb el deteriorament de valor dels actius.
  • En els grups 2 i 6, el subgrup acabat en 8 identifica els comptes relacionats amb l’amortització.
  • Els subgrups acabats en 1, 5, 6 i 7 dels comptes de despeses i ingressos dels grups 6 i 7 identifiquen despeses i ingressos de la mateixa naturalesa (per exemple, el subgrup 65, Altres despeses de gestió, i el 75, Altres ingressos de gestió).

Els grups de comptes i comptes d´ús més habitual són:

  • Grup 1. Finançament bàsic
    • 100. Capital social. Capital subscrit a les societats mercantils. Es tracta del valor de les aportacions dels socis.
    • 102. Capital. Correspon a les empreses individuals. Està constituït, en general, per la diferència entre l’actiu i l’exigible del negoci. Bàsicament, és el valor de les aportacions del propietari.
    • 129. Resultat de l’exercici. És el valor dels beneficis (o pèrdues) de l’empresa un cop ha finalitzat l’exercici i abans de ser distribuïts com els socis ho decideixin.
    • 170. Deutes a llarg termini (ll/t) amb entitats de crèdit. Són préstecs rebuts d’entitats de crèdit amb venciment superior a l’any.
    • 173. Proveïdors d’immobilitzat a ll/t. Són deutes amb subministradors d’immobilitzat amb venciment superior a l’any.
    • 175. Efectes a pagar a ll/t. Són deutes contrets amb venciment superior a l’any i formalitzats amb lletres de canvi acceptades.
  • Grup 2. Actiu no corrent
    • 203. Propietat industrial. Import satisfet per la propietat o pel dret a l’ús de diferents manifestacions de la propietat industrial (patents i marques).
    • 206. Aplicacions informàtiques. Import satisfet per l’adquisició o dret a l’ús de programes informàtics.
    • 210. Terrenys i béns naturals. Inclou el valor dels solars, finques rústiques i altres terrenys no urbans, mines i pedreres.
    • 211. Construccions. Inclou el valor dels edificis i les construccions en general que es troben dins de l’activitat productiva de l’empresa.
    • 212. Instal·lacions tècniques. Són unitats complexes d’ús especialitzat en el procés productiu. Comprèn edificacions, maquinària, material, peces o elements. Per exemple, grans frigorífics destinats a la conservació d’aliments en empreses alimentàries.
    • 213. Maquinària. Conjunt de màquines adquirides per l’empresa amb les quals es poden realitzar extraccions, transformacions o elaboració de productes.
    • 216. Mobiliari. Mobles i altres materials i equips d’oficina.
    • 217. Equips pel processament d’informació (EPIs). Són ordinadors i altres equips electrònics relacionats.
    • 218. Elements de transport. Són vehicles de tot tipus que es poden utilitzar pel transport terrestre, marítim o aeri de persones, animals o mercaderies.
    • 281. Amortització acumulada de l’immobilitzat material (AAIM). S’enregistra en aquest compte la correcció de valor de l’immobilitzat material per causa de la seva obsolescència, envelliment o desgast.
    • 252. Crèdits a ll/t. Són préstecs i altres crèdits no comercials concedits a tercers per l’empresa amb venciment superior a l’any.
    • 258. Imposicions a ll/t. Són saldos favorables en bancs i institucions de crèdit formalitzats per mitjà de comptes a termini o semblants, amb venciment superior a l’any i d’acord amb les condicions que fixa la normativa financera.
  • Grup 3. Existències
    • 300. Mercaderies. Qualsevol producte adquirit per l’empresa i destinat a la venda sense transformació.
    • 301. Matèries primeres. Materials que mitjançant l’elaboració o transformació es destinen a formar part dels productes acabats.
    • 350. Productes acabats. Productes fabricats per l’empresa i destinats al consum final o al consum d’altres empreses.
  • Grup 4. Creditors i deutors per operacions comercials
    • 400. Proveïdors. Deutes amb subministradors de mercaderies, matèries primeres, etc.
    • 401. Proveïdors, efectes comercials a pagar. Són deutes amb proveïdors formalitzats amb lletres de canvi acceptades.
    • 410. Creditors per prestació de serveis. Són deutes amb subministradors de serveis que no tenen la condició de proveïdors.
    • 411. Creditors, efectes comercials a pagar. Són deutes amb creditors formalitzats amb lletres de canvi acceptades.
    • 430. Clients. Són drets de cobrament de l’empresa sobre els compradors habituals dels béns i els serveis que constitueixen l’activitat principal de l’empresa per vendes efectuades a crèdit.
    • 431. Clients, efectes comercials a cobrar. Inclou els crèdits a clients formalitzats amb lletres de canvi acceptades.
    • 440. Deutors. Són drets de cobrament de l’empresa per crèdits a compradors de serveis que no tenen la condició estricta de clients.
    • 441. Deutors, efectes comercials a cobrar. Són crèdits a deutors formalitzats amb lletres de canvi acceptades.
    • 472. Hisenda Pública (Ha Pa), IVA suportat. Són els imports que l’empresa ha hagut de pagar en concepte d’IVA.
    • 477. Ha Pa, IVA repercutit. Són els imports que l’empresa ha de cobrar als seus clients en concepte d’IVA de les vendes.
  • Grup 5. Comptes financers
    • 520. Deutes a curt termini (c/t) amb entitats de crèdit. Préstecs rebuts d’entitats de crèdit que cal tornar abans d’un any.
    • 523. Proveïdors d’immobilitzat a c/t. Són deutes amb subministradors d’immobilitzat amb venciment inferior a l’any.
    • 570. Caixa, €. Diners en efectiu.
    • 572. Bancs i institucions de crèdit. Són saldos a favor de l’empresa en comptes corrents a la vista i d’estalvis de disponibilitat immediata en bancs i institucions de crèdit.
  • Grup 6. Compres i despeses
    • 600. Compres de mercaderies. És el proveïment de mercaderies.
    • 601. Compres de matèries primeres. És el proveïment de matèries primeres.
    • 606. Descomptes sobre compres per pagament immediat. Són descomptes concedits pels proveïdors per avançar el pagament de les compres.
    • 608. Devolucions de compres i operacions similars. Són remeses tornades als proveïdors, normalment per incompliment dels requeriments de les comandes.
    • 609. Ràpels per compres. Són descomptes concedits pels proveïdors per haver superat un determinat volum de compres al llarg d’un període.
    • 610. Variació d’existències. En finalitzar l’exercici econòmic, es registra la diferència entre les existències finals i les inicials (és el que es diu rectificació de l’inventari en el procediment especulatiu de comptabilització de les mercaderies). El saldo d’aquest compte pot ser deutor o creditor. Serà deutor quan les existències inicials siguin més grans que les finals, i creditor, en cas contrari.
    • 620. Arrendaments i cànons. Són les despeses de lloguer de béns mobles i immobles en ús o a disposició de l’empresa.
    • 623. Serveis de professionals independents. És l’import satisfet als professionals pels serveis prestats a l’empresa (advocats, assessors, notaris, etc.).
    • 624. Transports. Són despeses per transport de vendes a càrrec de l’empresa realitzat per tercers.
    • 626. Serveis bancaris. Són despeses per comissions bancàries i similars.
    • 628. Subministraments. Són despeses per consum d’elements no emmagatzemables, com ara electricitat, aigua i gas.
    • 630. Impost sobre beneficis. És l’import que l’empresa ha de pagar pels beneficis obtinguts en cada exercici.
    • 631. Altres tributs. Són imports d’altres impostos satisfets per l’empresa.
    • 640. Sous i salaris. Són les remuneracions del personal de l’empresa que figura en la plantilla.
    • 642. Seguretat social a càrrec de l’empresa. Es tracta de les quotes satisfetes per les cotitzacions socials de l’empresa a la Seguretat Social.
    • 662. Interessos de deutes. És l’import dels interessos per préstecs rebuts i altres deutes de l’empresa independentment de si aquests són a c/t o a ll/t.
    • 681. Amortització de l’immobilitzat material. És el reflex de la depreciació anual que pateix l’immobilitzat pel seu ús en el procés productiu.
  • Grup 7. Vendes i ingressos
    • 700. Vendes de mercaderies. Són els ingressos procedents de la venda de béns que són objecte del comerç de l’empresa.
    • 705. Prestacions de serveis. Són els ingressos procedents de serveis que presta l’empresa.
    • 706. Descomptes sobre vendes per pagament immediat. Són descomptes concedits als clients per avançar el pagament de les vendes.
    • 708. Devolucions de vendes i operacions similars. Són remeses tornades pels clients, normalment per incompliment dels requeriments de les comandes.
    • 709. Ràpels per vendes. Són descomptes concedits als clients per haver superat un determinat volum de compres al llarg d’un període.
    • 752. Ingressos per arrendaments. Són els ingressos generats pel lloguer dels béns mobles o immobles propietat de l’empresa cedits per a l’ús o la disposició de tercers.
    • 769. Altres ingressos financers. Són ingressos de naturalesa financera, com ara interessos per comptes bancaris o similars a favor de l’empresa.

Exemple de codificació d'un llistat d'elements patrimonials

Una empresa presenta els següents elements patrimonials desordenats i sense valorar: diner, un terreny de 1.000 m2, un estoc de 230 calculadores que destinarà a la venda, factures pendents de cobrar als seus clients, una aportació dinerària dels seus socis, un préstec bancari a retornar en 6 mesos, i un benefici assolit durant l’exercici.

Es demana, d’acord amb la terminologia del PGC-PIMES, codifiqueu i nomeneu els elements patrimonials anteriors.

Solució

Taula Codificació d’elements patrimonials
Element Codi i nom del compte (PGC-PIMES)
Diner en efectiu 570. Caixa, €
Terreny de 1.000 m2 210. Terrenys i béns naturals
Estoc de 230 calculadores per vendre 300. Mercaderies
Factures pendents de cobrar als clients 430. Clients
Aportació dinerària dels socis 100. Capital
Préstec bancari a retornar en 6 mesos 520. Préstecs a curt termini amb entitats de crèdit
Benefici assolit durant l’exercici 129. Resultat de l’exercici

La cinquena part del PGC dedicada a les definicions i relacions comptables defineix el contingut i les característiques més destacades de les operacions que es representen en cada grup, subgrup i compte, i descriu els moviments més comuns de càrrec i abonament dels comptes.

Aquesta descripció dels comptes no pretén ser exhaustiva, ni normativa, obrint la possibilitat que les empreses ampliïn el quadre de comptes i l’adaptin a les seves particularitats. De fet, tant els continguts com la classificació dels comptes són d’aplicació facultativa per part de les empreses.

Documents suport

Després d’identificar i valorar els diferents fluxos generats en una transacció, procedim al seu registre, és a dir, en deixem constància escrita en la comptabilitat.

Cada transacció serà enregistrada en dos suports diferents que ja hem nomenat en parlar dels comptes: d’una banda, el llibre diari, en el qual s’anoten per ordre cronològic totes les transaccions a mesura que es succeeixen; i de l’altra, el llibre major, en el qual es classifiquen els fluxos d’acord amb la seva naturalesa (per comptes individuals), cosa que ens permet tenir un coneixement de l’evolució de cada element patrimonial de l’empresari.

Cada “assentament” del llibre diari posa de manifest l’anàlisi comptable de cada transacció, és a dir, la naturalesa, el valor i la funció dels fluxos que han intervingut en ella. Per aquesta raó, en el llibre diari, apareixen, sigui quin sigui el seu format, dues columnes denominades deure i haver per reflectir el valor de les ocupacions (aplicació de recursos o inversions) i els recursos (finançament, origen dels recursos), i una tercera per identificar els drets que s’intercanvien.

Un conveni comptable estableix que la forma d’enllaçar els fluxos es realitzi per mitjà de la partícula “a”.

Així, l’estructura clàssica del llibre diari (també anomenat de ratllat americà) és com es mostra:

Taula Assentament de ratllat americà en el llibre diari
DEURE HAVER
Valor de les ocupacions, aplicacions o inversionsDrets rebuts (inversions) a drets cedits (recursos)Valor dels recursos

L’assentament de diari ha de contenir la informació següent:

  • Número d’ordre de l’assentament.
  • Data de l’assentament.
  • Comptes que es carreguen i comptes que s’abonen.
  • Imports corresponents a cada càrrec i abonament.
  • Explicació de la transacció amb referència al document que la fonamenten, si s’escau.
  • Si la comptabilitat es porta de forma manual, referència del número de foli en què apareix cada compte en el llibre major.

A continuació es mostra un assentament de diari conegut com de ratllat italià a on el concepte és l’explicació del fet comptable al qual fa referència l’assentament (amb referència als documents justificants, si s’escau):

Taula Assentament de ratllat italià en el llibre diari
DATA - CONCEPTE DEURE HAVER
Comptes que intervenen en l’assentament Import carregat Import abonat

Exemple de flux real i flux financer en un assentament

Una empresa adquireix el 15 de gener de 20XX mobiliari pels seus despatxos per un valor de 7.000 €. L’import de la compra es paga al comptat.

Nota: a efectes de simplificació de l’operació, prescindirem de l’IVA.

Observeu que aquesta transacció dóna lloc a dos fluxos: un flux real (ocupació, aplicació, inversió) que recull l’adquisició del mobiliari, i un flux financer o monetari representat pel pagament o cessió de diner que realitza l’empresa adquirent de 7.000 €.

El valor del càrrec de 7.000 € coincideix amb el valor de l’abonament de 7.000 € (aplicació del mètode de la partida doble).

I l’assentament corresponent serà (d’acord amb la forma de representació adoptada):

Taula Flux real i flux financer en un assentament
15.1.XX - Factura XXX, Proveïdor de mobles DEURE HAVER
(216) Mobiliari 7.000
(570) Caixa, € 7.000

El segon pas en el registre de la transacció serà el trasllat dels assentaments al llibre major.

El llibre major té com a finalitat classificar per raó de la seva naturalesa els fluxos que han intervingut en les diferents transaccions per oferir informació sobre l’evolució de cada element i determinar el valor del seu saldo (resultat) en finalitzar el període d’anàlisi o l’exercici econòmic.

I per donar aquesta visió individualitzada dels fluxos, la comptabilitat se serveix d’un instrument que ja coneixem: el compte.

El compte és la unitat més petita de classificació i registre dels fluxos que intervenen en les transaccions i, com ja hem vist, es representa en forma de T. La dreta del compte designa el seu haver, i l’esquerra el seu deure. En la part central es fixa el codi i la denominació del compte.

El llibre major contindrà tots els comptes que presenten anotacions en un període determinat del temps.

El trasllat de la transacció de l’exemple anterior al llibre major suposarà obrir dos comptes en aquest llibre, tal com es presenta en la figura. En el deure del compte 216, Mobiliari, apuntarem el valor de la inversió feta en aquest element de l’immobilitzat, 7.000 €. I en l’haver del compte 570, Caixa, €, anotarem també el valor dels recursos aplicats en la seva adquisició, 7.000 €.

Cal puntualitzar que el diner, com a tal, és una ocupació, aplicació o inversió quan es rep o es cobra, mentre que es tracta d’un recurs quan es paga.

Figura Trasllat de l’assentament d’adquisició de mobiliari al llibre major

El saldo d’un compte s’obté per la diferència entre la suma del valor de les anotacions del seu deure i la suma del valor de les anotacions del seu haver.

Si la suma de les anotacions del seu deure és superior a la suma de les anotacions del seu haver, direm que el compte presenta un saldo deutor.

Pel contrari, si la suma de les anotacions del seu haver és superior a la suma de les anotacions del seu deure, direm que el compte presenta saldo creditor.

I finalment, si la suma de les anotacions del deure és equivalent a la suma de les anotacions de l’haver, direm que el compte es troba saldat.

El balanç de comprovació de sumes i saldos

El balanç de comprovació de sumes i saldos és un instrument comptable que permet, a partir de l’agregació de la informació continguda en el llibre major verificar que en la comptabilització de les diferents transaccions s’ha respectat la tècnica de la partida doble.

Així, si l’aplicació de la partida doble ha estat la correcta, es complirà que el valor dels càrrecs es correspon al valor dels abonaments i que pel total de les transaccions realitzades durant un període, la suma de les anotacions fetes en el deure de tots els comptes ha de ser igual a la suma de les anotacions realitzades en l’haver de tots els comptes.

És a dir, que si en cada transacció es dóna que:

Valors dels càrrecs = Valor dels abonaments

I pel conjunt de les transaccions, tenim que:

Suma de tots els càrrecs = Suma de tots els abonaments

Tindrem com a conseqüència que:

Suma dels saldos deutors = Suma dels saldos creditors

Els comptes amb saldo deutor representen les ocupacions (inversions) netes, és a dir, el valor dels béns i drets (actius) que l’empresa té en finalitzar un període i el de les despeses efectuades durant el mateix. Els comptes amb saldo creditor representen els recursos nets resultants de les transaccions realitzades o, el que és el mateix, el valor de les fonts de finançament de l’empresa en acabar el període (patrimoni net i passiu) i el dels ingressos realitzats durant aquest període.

Per verificar aquestes igualtats, el balanç de comprovació de sumes i saldos s’estructura en 5 columnes destinades a relacionar tots els comptes que figuren en el llibre major, enregistrar el total de les anotacions del deure i de l’haver de cada compte, i el seu saldo deutor o creditor, respectivament.

La igualtat entre sí dels totals de les columnes de sumes i de les columnes de saldos del balanç de comprovació ens garanteix el compliment de la tècnica de la partida doble en la comptabilització de les transaccions efectuades.

Esquemàticament, el balanç de comprovació de sumes i saldos és com es mostra a la taula.

Taula Format del balanç de comprovació de sumes i saldos
COMPTES SUMES
DEURE

HAVER
SALDOS
DEUTOR

CREDITOR
Codi i denominació dels comptes del llibre major ∑ de les anotacions en el deure de cada compte ∑ de les anotacions en l’haver de cada compteSaldo final dels comptes deutors al seu tancamentSaldo final dels comptes creditors al seu tancament
TOTALS ∑ = ∑ =

La manca de coincidència en aquests totals indicarà la presència d’algun error de registre, com per exemple el fet d’haver omès el càrrec o l’abonament en alguna transacció, o per la divergència entre el valor del càrrec i el valor de l’abonament.

Regulació legal dels llibres de comptabilitat

Ja que els llibres de comptabilitat deixen constància de les transaccions efectuades per una empresa al llarg de la seva vida i que a partir d’ells s’extreuen les dades per l’elaboració de la informació de síntesi (comptes anuals), aquests constitueixen el suport fonamental de la informació comptable facilitada per les empreses. I és per això que es troben sotmesos a una regulació específica.

Són els articles 25 a 33 de la secció 1a del Títol III del Codi de Comerç els que fixen les obligacions dels empresaris relatives als llibres de comptabilitat. Aquests articles estableixen que els llibres que han de dur els empresaris de forma obligatòria són el d’inventaris i comptes anuals i el llibre diari.

Les societats mercantils, a més, han de portar també un llibre d’actes en el qual hi constaran tots els acords presos per les juntes generals i extraordinàries, i la resta d’òrgans col·legiats de la societat.

Aquests llibres obligatoris han de presentar-se en el Registre mercantil del lloc on té el domicili social la societat per tal que, abans del seu ús, es posi en el primer foli de cadascun una diligència referent al nombre de folis que té el llibre, i en tots els seus fulls el segell del Registre.

Com que les societats fan servir sistemes de registre informatitzats que impedeixen la legalització anterior a l’ús, els llibres, una vegada enquadernats, en aquests casos han de ser legalitzats abans dels quatre mesos següents a la data de tancament de l’exercici.

El llibre d’inventaris i comptes anuals s’obre amb el balanç inicial detallat de l’empresa i, almenys trimestralment, s’han d’adjuntar els balanços de comprovació de sumes i saldos.

Al tancament de l’exercici comptable, s’inscriuen els comptes anuals i l’inventari de tancament de l’exercici.

Tots els llibres i documents s’han de dur amb claredat, per odre de dates i sense espais en blanc, ni ratllats o esmenes. Tampoc es poden fer servir abreviatures i símbols, si el seu significat no es troba apuntat per la normativa aplicable o la pràctica mercantil.

Totes les anotacions comptables s’han d’expressar en euros, o milers o milions d’euros, quan la magnitud de les xifres així ho aconselli. No hi ha, tanmateix, cap regulació pel que fa a la llengua a utilitzar.

Les societats hauran de conservar de forma ordenada els llibres, la correspondència, tota la documentació i els justificants que corresponguin a la seva activitat, durant sis anys a partir del darrer assentament realitzat en els llibres.

La traçabilitat en la informació comptable. Concepte i finalitats

El concepte de traçabilitat s’associa a la indústria alimentària. Així, es tracta d’una eina per conèixer tots els elements que intervenen en l’elaboració d’un producte alimentari (matèries primeres, additius, envasos, etc.) i totes les fases per les quals passa aquest (recol·lectors, productors, distribuïdors, etc).

La traçabilitat a les empreses alimentàries.

La traçabilitat, segons l’art. 3.15 del Reglament (CE) núm. 178/2002 es defineix com la possibilitat de trobar i seguir el rastre, a través de totes les etapes de producció, transformació i distribució d’un aliment (…) o d’una substància destinada a ser incorporada a aliments (…) o amb possibilitat de ser-ho.

El sistema de traçabilitat d’una empresa alimentària ha de permetre, en qualsevol moment, a través d’un codi d’identificació (EAN o codi de barres) com el que es pot veure a la figura, localitzar i fer el seguiment d’un producte durant tot el procés de producció i comercialització per tal que, en cas que es produeixi una pèrdua de seguretat alimentària d’aquest producte, es pugui reaccionar de forma ràpida per evitar que sigui comercialitzat i retirar-lo del mercat, si fos necessari, al mateix temps que se n’investiguen les causes.

Figura Codi d’identificació EAN

Aplicat al camp de la comptabilitat, l’objectiu de la traçabilitat és poder localitzar, identificar, i fer el posterior seguiment de la informació comptable des del seu origen (comanda d’un client), fins al final (quan les mercaderies sol·licitades s’han venut i cobrat) i, en cas que es detecti cap problema, poder actuar ràpidament.

En definitiva, el que es pretén és reconstruir tot l’historial d’una transacció per la detecció ràpida de qualsevol error o incidència.

Els avantatges de tenir un bon sistema de traçabilitat comptable a l’empresa són:

  • Dóna informació als diferents agents que intervenen o que estan interessats en alguna de les fases del circuit que travessa la mercaderia, matèria, factura, operació bancària.
  • S’assegura la protecció i control dels béns de l’empresa (siguin mercaderies o producte acabat).
  • En cas de detecció d’una errada o incidència, podem conèixer quins són els comptes implicats, les factures o documentació lligada a aquests comptes, els albarans, i els imports o quantitats en unitats físiques.
  • Permet trobar la forma més eficient de resoldre una incidència.
  • Ajuda a depurar responsabilitats, ja que un cop localitzat l’origen d’un problema, aquest va aparellat a la persona que l’ha ocasionat.

Per a la implantació d’un sistema de traçabilitat adequat i fiable es requereix tenir un bon coneixement de les fases del circuit físic de producció i comercialització de l’empresa o, el que és el mateix, ser capaços d’identificar les diferents etapes de la cadena de valor o activitats de l’empresa, com també conèixer les diferents fases del procés comptable: anàlisi de dades, valoració monetària i registre de fluxos, i formulació de la informació de síntesi; i els diferents procediments de control intern establerts a l’empresa: autoritzacions, sistemes d’arxiu i custòdia de documents…

Exemple de la traçabilitat en la informació comptable

Us trobeu treballant com a auxiliars comptables en una empresa distribuïdora de llaunes de conserva i el vostre cap us fa la següent reflexió: “He estat revisant el balanç de situació de 31 de maig i veig que a l’epígraf “Clients” tenim un saldo de 71.310,35 €. Em fa l’efecte que aquesta informació no és correcta, ja que si no recordo malament, només el nostre client Ultramarins Pellicer SL, ens deu 85.195,35 €. Em podries verificar si això és així?”

Es demana: Quins passos seguiríeu per trobar l’error comès en la comptabilització del client Ultramarins Pellicer SL?

Solució

El primer que hem de fer és veure la composició a 31 de maig de l’epígraf clients del balanç de situació de l’empresa, és a dir, els comptes i els saldos corresponents a aquest epígraf que sumen 71.310,35 €.

Verifiquem la suma. Efectivament, la quantitat de 71.310,35 correspon al sumatori de 3 saldos parcials:

  • (430.5) Client, Supermercats andorrans – 22.715,65 €
  • (430.15) Client, Onofre Sans - 31.525,70 €
  • (430.17) Client, Conserves Blaves - 17.069 €

Anem ara al major de cadascun d’aquests comptes individuals per comprovar que els respectius saldos s’han obtingut de sumar les quantitats del deure i restar les de l’haver. Tot correcte.

Seguim en la nostra investigació i verifiquem ara que cada moviment inclòs en cadascun dels comptes es justifica amb un document de venda (factura emesa) i que aquesta es troba cobrada (moviments de l’haver) o pendent de cobrar (moviments del deure). Ho fem a partir dels assentaments del diari que han generat aquests deutes.

Dels assentaments, obtenim la referència de les factures, que ens val per localitzar-les en el llibre de registre de factures emeses i, físicament, en l’arxiu corresponent. Ja les tenim totes i les quantitats són correctes. Comprovem també que corresponguin als clients de l’epígraf. Fins aquí, també tot correcte. El client Ultramarins Pellicer no es troba entre les factures pendents de cobrar a curt termini.

On es troba l’error, doncs? Podria ser que el deute d’Ultramarins Pellicer estigués comptabilitzat per error en un altre compte? Si és així, en quin compte?

La definició de clients del Pla General Comptable i la seva ubicació dins el balanç de situació ens dóna una pista. Ens diu: “Són crèdits amb els compradors de mercaderies i la resta de béns definits en el grup 3, així com els usuaris dels serveis prestats per l’empresa sempre que en constitueixin l’activitat principal” i s’ubica dins l’actiu corrent.

És possible que aquest client hagués contret el seu deute a llarg termini? On podria estar reflectit si fos així?

Observem novament el balanç de situació i trobem que l’epígraf 25. Altres inversions financeres a llarg termini conté un import de 85.195,35 €, es tracta del compte 252. Crèdits a llarg termini. Localitzem el major d’aquest compte per tal de comprovar que la quantitat coincideix. Puntegem el diari i arribem a la data de la venda a aquest client. Efectivament hi ha una factura emesa pel mateix import. Agafem la referència i cerquem aquesta factura. Ja ho tenim, doncs. La factura ens ho confirma: la forma de pagament de la venda al client Ultramarins Pellicer de 85.195,35 € és a 18 mesos.I, en conclusió, l’operació es troba ben comptabilitzada.

La traçabilitat és doncs la ruta, els passos a seguir per desgranar un error, per trobar un document, un apunt, una quantitat, etc. i requereix, com hem vist a l’exemple, d’un bon coneixement tant del procés comptable com de l’organització interna en l’empresa.

Anar a la pàgina anterior:
Exercicis d'autoavaluació
Anar a la pàgina següent:
Activitats