Activitats

Informació i comunicació escrita

L’objectiu d’aquesta activitat és valorar la conveniència i/o obligació de la comunicació escrita en l’àmbit empresarial.

Analitzeu el tipus d’informació escrita que es recull i es transmet en els entorns que figuren a continuació i valoreu què pot succeir en cada cas si no es produeix una comunicació correcta:

  • Una perruqueria
  • Un consultori mèdic
  • Un departament de vendes en relació a les comandes que rep

  • Perruqueria: els requeriments d’informació escrita seran de tres tipus:
  1. Sobre comandes de clients: si la perruqueria dóna hores per atendre els clients hi haurà una relació dels clients que tenen reservada hora. Això facilitarà l’estimació del temps d’espera per a nous clients que no estiguin en llista. Si no hi ha una comunicació correcta, pot afectar la qualitat del servei ja que els clients podrien haver d’esperar més del compte.
  2. Sobre vendes: caldrà tenir un registre de la facturació per poder comptabilitzar i liquidar els tributs corresponents. La mala comunicació d’aquesta informació pot ocasionar que no hi hagi un control de la rendibilitat de l’empresa i, fins i tot, que es produeixi un incompliment de les obligacions tributàries.
  3. Sobre compres: caldrà portar un control d’existències per tal de realitzar les comandes als proveïdors i així evitar que ens quedem sense productes i que no es pugui atendre correctament els clients.
  • Consultori mèdic:
  1. Sobre antecedents del pacient: caldrà que tingui informació sobre antecedents del pacient com ara afeccions, al·lèrgies o símptomes que han portat a un diagnòstic i que en faci un traspàs efectiu, per tal que si s’ha de prendre una decisió es tinguin en compte tots aquests elements. D’aquesta manera s’evitarà que es prenguin decisions que puguin afectar negativament la salut del pacient
  2. Sobre el diagnòstic i tractament: s’anotarà la presa de medicació i l’evolució dels símptomes per tal d’analitzar l’evolució del pacient. S’evitarà subjectivitat en l’anàlisi de l’estat del pacient i que hi hagi errades en el subministrament de la medicació.
  • Un departament de vendes: es comprovarà que queden existències al magatzem i es farà el seguiment de l’estat de les comandes fins que hagin estat servides.

Avantatges i inconvenients de la comunicació escrita

L’objectiu d’aquesta activitat és determinar els avantatges i inconvenients de la comunicació escrita.

Treballeu en una empresa i voleu comunicar al vostre cap que creieu que les condicions del lloc de treball no s’ajusten a la normativa de prevenció de riscos i que podrien representar un factor de risc tant per als treballadors com per a les visites. Esteu considerant si el truqueu o si li envieu un correu electrònic. Quins avantatges i quins inconvenients tindria cadascuna de les alternatives?

Els avantatges que tindrem si li enviem un correu electrònic són que en quedarà constància, que si ho ha de transmetre a algú altre, com que ja ho té per escrit, és més segur que ho faci de forma fidedigna i que si ho vol consultar o estudiar més endavant sempre ho tindrà a l’abast. El principal inconvenient és que no hi haurà la possibilitat de cap interacció immediata, no veurem la seva reacció i, per tant, no podrem adaptar o completar el missatge en funció d’aquesta reacció.

Si li truquem, en canvi, els avantatges seran que podrem comprovar la seva reacció al moment, i que per tant podrem modificar l’enfocament en funció de la seva reacció, i que li podrem complementar o argumentar més el plantejament, si cal. Els inconvenients seran que no en quedarà cap constància i que serà més fàcil que ho oblidi o que ho tergiversi en el moment de transmetre-ho a un tercer.

L’elecció dependrà de quins dels avantatges considerem més valuosos i de quins inconvenients trobem més perillosos en cada situació concreta.

El tipus de paper i els sobres

L’objectiu d’aquesta activitat és seleccionar el suport més adequat per transmetre documents.

Consulteu la pàgina de l’empresa PapeleríaImpresa.com i escolliu el material necessari per a les cartes de presentació de l’empresa que teniu previst enviar a un llistat de 50 possibles clients. Justifiqueu l’elecció.

  • Papel de carta A4 Conqueror 100gr (1ª hoja) referència 02012101: atès que es tracta de cartes de presentació, hem escollit un paper de bona qualitat.
  • Sobre americano 115x225mm con ventana izquierda referència 03010703: el sobre americà permet introduir-hi els fulls A4 doblats a terços i la finestra a l’esquerra farà visibles les dades del destinatari que, habitualment, col·locarem a l’esquerra. Igual que el paper, el sobre té una bona qualitat, està fet amb paper òfset de 90gr.

Manuals d'estil

L’objectiu d’aquesta activitat és consultar i utilitzar un manual d’estil per determinar la millor forma de presentar un text.

Consulteu el manual d'estil de la Universitat Pompeu Fabra i responeu les següents preguntes:

  1. Quines recomanacions fa amb relació als tipus de lletra, als marges i al format dels paràgrafs?
  2. En quins casos recomana utilitzar negreta, cursiva i cometes? Poseu un exemple d’utilització de cadascun dels formats.

    • Tipus de lletra: recomana utilitzar sempre el mateix tipus i mida de lletra, la CG Times Scalable o Times New Roman de 12 punts.
    • Marges: superior i inferior, 2,5 cm, laterals, 4 cm per l’esquerra i 3 cm per la dreta. Quant als primers, si una pàgina no s’emplena del tot, no s’han de respectar, sinó que cal distribuir el text de manera uniforme sobre el paper.
    • Paràgrafs: en recomana dos tipus però en cada document se n’ha d’utilitzar només un, no es poden barrejar. Són el modern, que no té sagnia i té una línia en blanc entre paràgraf i paràgraf, i l’ordinari, que té una sagnia per l’esquerra a la primera línia i no inclou cap línia en blanc per separar els paràgrafs. En els dos casos la separació entre línies ha de ser d’un sol espai o espai senzill.
    • Negreta: s’utilitza per destacar paraules, no segons uns criteris establerts sinó d’acord amb la voluntat de qui escriu. Exemple: una comunicació eficaç és la que assoleix els objectius per als quals s’ha generat.
    • Cursiva: s’utilitza per destacar paraules com ara abreviacions, col·loquialismes i dialectalismes, estrangerismes i llatinismes, lletres amb funcions especials, mots clau que es volen destacar, noms científics d’animals i de plantes, noms propis de determinats vehicles de transport, notes, advertiments i remissions, peus d’il·lustracions, produccions artístiques en general, programes de ràdio i de televisió, publicacions de tota mena, sobrenoms, pseudònims i àlies. Exemple: el vaixell d’estudi oceanogràfic Calypso.
    • Cometes: s’utilitzen per caracteritzar paraules per motiu de la seva naturalesa, de la seva procedència o de la seva funció com ara citacions i transcripcions, conferències, discursos, ponències, col·loquis, debats i taules rodones, definicions i traduccions de conceptes, exposicions, lemes, eslògans i campanyes, paraules o expressions amb un sentit especial, parts de produccions artístiques en general, parts de programes de ràdio i de televisió, parts de publicacions de tota mena, tesis doctorals i projectes de recerca, textos no publicats. Exemple: …van actuar sota el lema “Per una pau duradora als Balcans”.

Normes de la comunicació empresarial

L’objectiu d’aquesta activitat és determinar la millor forma i actitud a l’hora de presentar un text.

Reescriviu els següents textos per tal d’adequar-los a les normes de la comunicació escrita.

  • Em sembla que potser la decisió s’hauria de tornar a pensar.
  • Els papers que hem de fer per demanar qualsevol cosa són un pal i a sobre no hi ha qui els entengui.
  • Ei! que això no està bé! Aviam si ho pudeu revisà.
  • Hom ha acordat que els viatjants cobrin dietes per sojornar a la seva destinació si no poden tornar abans de les 8h del vespre.
  • A mi em sembla que aquesta solució que li han donat no és la correcta.

Frase Redacció adequada
Em sembla que potser la decisió s’hauria de tornar a pensar. Caldria reconsiderar la decisió.
Els papers que hem de fer per demanar qualsevol cosa són un pal i a sobre no hi ha qui els entengui. El procediment per fer una sol·licitud no és prou àgil ni entenedor.
Ei! que això no està bé! Aviam si ho pudeu revisà Els agrairíem que ho poguessin revisar.
Hom ha acordat que els viatjants cobrin dietes per sojornar a la seva destinació si no poden tornar abans de les 8h del vespre. S’ha acordat que els comercials cobrin dietes d’allotjament si no poden tornar abans de les 8h del vespre.
A mi em sembla que aquesta solució que li han donat no és la correcta. La solució proposada no és la correcta.

Recomanacions per redactar bé

L’objectiu d’aquesta activitat és aplicar les principals recomanacions per redactar bé.

Llegiu les frases que figuren més endavant, indiqueu quina de les següents recomanacions no compleixen i escriviu-les de nou seguint aquestes recomanacions:

  • Rellegiu sempre els textos abans de donar-los per acabats
  • Eviteu les errades ortogràfiques
  • Manteniu el mateix tractament personal per referir-vos al destinatari al llarg de tot el text
  • Utilitzeu preferentment frases en veu activa en lloc de frases en veu passiva
  • Comproveu que el que escriviu concorda en gènere i nombre

Frases

  1. En cas que vulgui fer un canvi ens ho heu de comunicar al més aviat possible
  2. Les activitats duran a terme al llarg de la setmana vinent
  3. L’equip que lidera el projecte han realitzat una nova proposta i es faran anàlisis exhaustius
  4. Les modificacions en el disseny han estat realitzades per l’equip del sotsdirector
  5. L’objectiu és tenir una visió amplia del sector

Frases Recomanació incomplerta Frase corregida
En cas que vulgui fer un canvi ens ho heu de comunicar al més aviat possible Manteniu el mateix tractament personal per referir-vos al destinatari al llarg de tot el text En cas que vulgui fer un canvi ens ho ha de comunicar al més aviat possible
Les activitats duran a terme al llarg de la setmana vinent Rellegiu sempre els textos abans de donar-los per acabats Les activitats es duran a terme al llarg de la setmana vinent
L’equip que lidera el projecte han realitzat una nova proposta i es faran anàlisis exhaustius Comproveu que el que escriviu concorda en gènere i nombre L’equip que lidera el projecte ha realitzat una nova proposta i es faran anàlisis exhaustives
Les modificacions en el disseny han estat realitzades per l’equip del sotsdirector Utilitzeu preferentment frases en veu activa en lloc de frases en veu passiva L’equip del sotsdirector ha realitzat les modificacions en el disseny
L’objectiu és tenir una visió amplia del sector Eviteu les errades ortogràfiques L’objectiu és tenir una visió àmplia del sector

El tractament personal

L’objectiu d’aquesta activitat és aplicar el tractament personal adequat.

Redacteu tres formes d’introducció i tres de conclusió amb el significat que es facilita i d’acord amb els tractaments personals que figuren als títols de les columnes de la taula, tal com podeu veure a l’exemple.

Emissor: 1a persona singular (jo) Emissor: 1a persona plural (nosaltres) Emissor: 1a persona plural (nosaltres)
Significat Receptor: 3a personal plural (vostès) Receptor: 3a personal singular (vostè) Receptor: 2a personal plural (vós/vosaltres)
Haver rebut l’escrit del client He rebut el seu escrit…
Escriure al client per comunicar
Respondre la carta del client
Confiar que el client respondrà
Quedar a la disposició del client
Agrair l’interès del client

Emissor: 1a persona singular (jo) Emissor: 1a persona plural (nosaltres) Emissor: 1a persona plural (nosaltres)
Significat Receptor: 3a personal plural (vostès) Receptor: 3a personal singular (vostè) Receptor: 2a personal plural (vós/vosaltres)
Haver rebut l’escrit del client He rebut el seu escrit… Hem rebut el seu escrit… Hem rebut el vostre escrit…
Escriure al client per comunicar Els escric per comunicar-los… Li escrivim per comunicar-li… Us escrivim per comunicar-vos…
Respondre la carta del client Responc a la seva carta… Responem a la seva carta… Responem a la vostra carta…
Confiar que el client respondrà Confio que ens podran respondre… Confiem que ens podrà respondre… Confiem que ens podreu respondre…
Quedar a la disposició del client Quedo a la seva disposició… Quedem a la seva disposició… Quedem a la vostra disposició…
Agrair l’interès del client Els agraeixo el seu interès… Els agraïm el seu interès… Us agraïm el vostre interès…

Vostè/vós

L’objectiu d’aquesta activitat és diferenciar l’ús de “vostè” i de “vós” en les cartes comercials.

Aquesta carta de comanda ha estat redactada amb el tractament de vostè. Feu-hi els canvis necessaris perquè el tractament sigui de vós.

Senyors,

Hem rebut el seu catàleg de noves publicacions en l’àrea de comerç, i ens adrecem a vostès per formalitzar la comanda dels títols que detallen a continuació:

  • R 406 La botiga a Catalunya: reptes de futur, 10 exemplars
  • R 209 Vocabulari de l’àmbit del comerç, 25 exemplars
  • R 107 Les grans superfícies i l’atenció al client, 15 exemplars

Com sempre, comptem que ens faran el 15% de descompte sobre el preu del catàleg i que rebrem el material abans de 15 dies. D’altra banda, els recordem que la modalitat de pagament acordat és de 90 dies a partir de la data de la factura.

Si necessiten algun aclariment no dubtin a posar-se en contacte amb nosaltres.

Atentament,

Senyors,

Hem rebut el vostre catàleg de noves publicacions en l’àrea de comerç, i ens adrecem a vosaltres per formalitzar la comanda dels títols que detalleu a continuació:

  • R 406 La botiga a Catalunya: reptes de futur, 10 exemplars
  • R 209 Vocabulari de l’àmbit del comerç, 25 exemplars
  • R 107 Les grans superfícies i l’atenció al client, 15 exemplars

Com sempre, comptem que ens fareu el 15% de descompte sobre el preu del catàleg i que rebrem el material abans de 15 dies. D’altra banda, us recordem que la modalitat de pagament acordat és de 90 dies a partir de la data de la fac­tura.

Si necessiteu algun aclariment no dubteu a posar-vos en contacte amb nosaltres.

Atentament,

Eines per a la correcció de comunicacions escrites

L’objectiu d’aquesta activitat és conèixer les eines disponibles a la xarxa.

A la xarxa hi ha molts recursos que us poden ajudar a garantir la correcció dels vostres escrits. Consulteu les pàgines Optimot i Termcat i indiqueu-ne la utilitat. Consulteu en cadascuna algun dubte que tingueu i indiqueu tant el dubte com la solució.

Pàgina Utilitat Dubte consultat Solució proposada
Optimot Es pot utilitzar per buscar el significat d’una paraula o per saber com s’escriu, per buscar expressions senceres i normes gramaticals i per buscar l’equivalent castellà/català. S’escriu “en relació” o “amb relació”? “Amb relació a” vol dir “pel que fa a…”, “en referència a…”. ”En relació amb” vol dir “en connexió amb…”, “en correspondència amb…”. “En relació a“ és incorrecte.
Què vol dir paper verjurado i com es diu en català? És un tipus de paper que té el rastre translúcid de ratlles transversals molt primes i acostades, tallades perpendicularment per d’altres de molt més separades. En català es diu paper verjurat.
Termcat Permet buscar termes tècnics en català, castellà, francès i anglès. També en dóna el significat. Com es diu burofax en anglès? bureaufax
Permet buscar neologismes Com s’ha de dir tweet en català? tuit o piulada

Anar a la pàgina següent:
Exercicis d'autoavaluació